Acreditación a pistoletazo limpio

El momento de la acreditación en un evento siempre es un momento delicado. Todos quieren acceder a las salas, al auditorio o al recinto según llegan. Lo de hacer cola, esperar, dar los datos, recoger la tarjeta y demás ceremonial es un proceso que cuanto más corto, mejor para el asistente. Y sin embargo, es importantísimo para el organizador. La acreditación es un seguro. Controla el público, asegura el pago, permite ordenar el flujo, identifica a la persona. Hemos visto ya en dos entradas que dedicamos a las acreditaciones las ventajas de la acreditación y las formas de hacerlo. Hoy vamos un poco más allá.  Os vamos a contar un método que acabamos de ensayar en el congreso de cirujanos organizado con GMS Protocolo y Eventos.

Acreditación y código de barras

La idea de acreditar por un sistema distinto del habitual -dar el nombre en un mostrador y que a cambio se entregue una tarjeta que se cuelga del cuello- parte siempre de un par de premisas importantes: tiempo y espacio. El tiempo necesario para llevar a cabo ese ceremonial que hemos comentado puede ser mínimo. Por ejemplo 20 minutos para 200 personas. Y el espacio donde montar las mesas de acreditación puede ser tan pequeño que sólo quepa una mesita auxiliar. Esos dos «peros» te llevan a darle vueltas al cómo hacerlo. Y por eso pensar en un sistema que lea códigos de barras es la solución perfecta. Sólo requiere una persona y un ordenador.

¿Cómo funciona este tipo de acreditación?

Evidentemente, requiere de un software específico. Tan específico que se diseñó para el evento en concreto. E incluyó todo el proceso completo. Partiendo de la página web del evento, el asistente accedía a la compra de su «entrada» -abono con tarjeta de crédito, PayPal o transferencia- directamente desde la Home Page. El formulario de pago que se abre solicita una serie de datos que permiten segmentar a los asistentes, ordenarlos por los criterios propios del evento, y, por supuesto, pagar. Cumplimentados todos los pasos -confirmación de pago incluida- emite una «entrada» que lleva también un código de barras. Este documento, que no pasa de ser un DinA4, es el que cada uno se imprimirá y con el que se presentará en la puerta de acceso.

Los datos recogidos permitirán a la organización del evento establecer contacto con los participantes en todo momento: dar la bienvenida mediante un correo o un whatsapp, remitir el programa diario, recordar al ponente su horario, remitir información sobre actos paralelos o actividades que complementan el programa científico o cualquier otra que pueda ser de interés bien para todos, bien para determinados grupos.

La pistola de la acreditación

En el acceso al recinto la estrella es el ordenador. Cargado el software, claro está. A él estará conectada la pistola lectora. Al llegar, el participante no tiene más que presentar su hoja de papel impresa. El auxiliar que maneja la pistola sólo tiene que apuntar y disparar….¡click y ok! El asistente ya puede pasar.

Podemos después discurrir las mil maneras de que ese código cuelgue del cuello del participante, pero esa es ya otra historia que dejaremos para otro post.

(Fotos: archivo propio) (El software de la pistola es de NoQO)