Coser un convenio
No es la primera vez en el blog que nombramos la palabra convenio. Al revés: en la rutina de un departamento de protocolo, la firma de este tipo de documentos es bastante frecuente. Ya en enero de 2013 contamos el procedimiento habitual que seguimos. Como otros actos institucionales, son muy protocolarios y por ello, muy similares en todas partes. En el post -que titulamos Nunca está de más saber: firma de convenios” vimos escenarios y movimientos o coreografía protocolaria. Si cuidamos de ambos, el resultado es visiblemente mejor. De hecho, y hablando de escenarios, en otro post en mayo de 2016, vimos cómo no tener ciertas precauciones hace que un vaso protagonice una foto. Fue en Firmar da mucha sed. En enero de 2015 publicamos un ejemplo de firma en el que la puesta en escena y el escenario eran fiel reflejo de lo que se firmaba (Teatro chino para una firma) e incluso, os hemos contado cómo organizar una firma en la distancia: ¡a pandemia y lo virtual tuvieron la culpa!
Lo que, sin embargo no hemos comentado nada -salvo ligera mención en la primera entrada- es del propio documento. Lo tenemos metido en una carpeta y lo movemos, pero ¿hemos mirado dentro?
El convenio y su carpeta
Al departamento de protocolo llegan muchos correos con la palabra “convenio” en el “asunto”. Y llegan para que -en expresión más que general- lo “pongamos bonito” para su firma. Hay que tener claro, que lo que vamos a imprimir y lo que vamos a preparar es un documento legal: no se puede tocar ni un punto. Ha pasado, o ha debido pasar, por el ojo de un abogado. Pero sí podemos comprobar que no le falten algunos detalles, no menores, que no deben faltar y que con las prisas que muchas veces acompañan a su redacción, se pueden escapar. Son la fecha, la numeración de las páginas, una primera hoja con el nombre o título del convenio que se firma; la posición de las firmas en la última página y los nombres y cargos de los firmantes.
Aspectos como tamaño de letra y tipo…. ¡bueno! Sería de cajón pensar que lo más neutra posible: tamaño normal -habitualmente el predeterminado en los programas de tratamiento de textos- y de color negro, pero a veces no deja de sorprendernos la originalidad de algunos redactores.
El papel en que se imprimen varía ligeramente de unas instituciones a otras. De más o menos grosor y textura, con cantos dorados o sin ellos, lisos de color crema…
Las carpetas para las firmas menos solemnes pueden ser de cartulina con el escudo en la portada, pero si la firma se va a desarrollar de forma solemne, la carpeta de piel o similar es obligada.
Coser el convenio a la carpeta
Si: aunque en muchas firmas -menos solemnes- las hojas del convenio se lleven sueltas -con un clip hasta el momento de la firma para que no se pierdan- dentro de las carpetas, en los actos solemnes las hojas van cosidas a la carpeta. Y no de cualquier manera. Tiene su técnica y precisa de ciertos materiales.
Coser se cose con una aguja, y así se hace también en estos cosidos aunque no se enhebre con hilo, sino con una cinta. Una cinta con los colores de la bandera nacional. Se compra en las mercerías y viene en rollos de muchos metros.
Las carpetas vienen preparadas para esta labor: en el centro tienen dos pestañas agujereadas que permiten unir las tapas al papel :
Evidentemente, lo primero es taladrar el papel en el que se ha imprimido el convenio: sin sus correspondientes taladros ajustados a los de las pestañas…¡imposible coser!
Luego se unen ambos -documento y carpeta- con la cinta formando para mejor sujeción, una especie de “ocho” con ella.
El resultado debería ser el siguiente (el convenio cosido sin carpeta es para que se aprecie mejor esta lazada en forma de ocho):
¡Hay que practicar! No os vamos a engañar: a la primera sale peor. Pero como todo… ¡insistiendo acabamos consiguiendo una estupenda presentación para nuestro convenio!
Y como valen más las imágenes que las palabras: hemos cosido uno para vosotros. Así lo hacemos.
Agradecemos la muy estimable ayuda de Nieves Aragonés, departamento de protocolo del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, para elaborar este post. Son sus hábiles manos son las que cosen el convenio a la carpeta.