Cuando los invitados te abandonan
Todo organizador de eventos que se precie debe mimar a sus invitados.
Es obvio: sin invitados no hay acto.
A ellos debemos dirigirnos de forma correcta -invitación en consonancia con el evento-, a ellos debemos facilitarles su participación en el acto –notas de protocolo, información necesaria adjunta a la invitación- y de ellos debemos saber cuántos van a acudir para atenderles como es debido. Tenemos que preparar un acceso cómodo, un asiento digno y, en muchos casos, un lugar determinado por su especial condición de VIP o grupo de especial interés para el anfitrión.
Por tanto, debemos confirmar la asistencia: nos permite saber de antemano cuántas personas han aceptado la invitación, lo que facilita el trabajo y disminuye el riesgo de la improvisación. Pero, como se abusa mucho y se persigue sin misericordia desde los call center o desde el batallón de asistentes que se suele contratar a estos efectos a los invitados (no sabemos si por afán de lucimiento, pues una sala protocolizada a tope parece más de profesional que otra semiprotocolizada…) deberíamos restringir este proceso a:
- Cuando el acto sea sentado (para prever el número de sillas que necesitaremos)
- Cuando se vayan a entregar regalos a los invitados (para encargar los necesarios)
- Cuando esté previsto un saludo personal del anfitrión
- Cuando se acompañe de otro acto complementario (comida/cena, vino de honor, cóctel: para encargar las cantidades adecuadas)
- Cuando se quiera dar información previa a los medios de comunicación
- Cuando contemos entre los invitados con personas de prestigio (no les podemos decir que van a ir a un acto con 500 personas, al que luego sólo se presentan 25).
Además: es imprescindible confirmar la asistencia de las personas que vayan a ocupar la presidencia, pues no podemos dejar un asiento vacío en la misma. Pero esto es lo que dice la teoría. En la práctica, si se presenta una persona que debería haber ido a la presidencia, pero excusó su presencia:
-si el acto aún no ha empezado, lo mejor es reordenar sobre la marcha la misma sin que se note;
-si el acto ya ha comenzado, y salvo que el anfitrión indique lo contrario, se le ubica en otro lugar de la mesa (ideal:en un extremo añadiendo una silla, ¡con absoluta naturalidad! Como si nos pasase a todas horas…).
Si en la invitación se ruega confirmación, debemos especificar una fecha límite y aportar un teléfono o una dirección de correo electrónico para poder hacerlo.
Si pasada esta fecha, aun no tenemos claro cuántas personas van a asistir, pasaremos a llamar por teléfono. ¡Problemas, problemas podemos tener si el acto es de ceremonial riguroso y como organizadores tengamos necesidad de perseguir a lazo a aquellos que no hayan contestado. ¡Con tino! Que en la justa medida está el equilibrio.
Claro, que los tiempos han cambiado mucho y se extiende la especie de “confirmar y no ir” o la de “ir sin confirmar”. Poco se puede hacer en el minuto uno antes del comienzo del acto, salvo estar muy rápidos e ir cubriendo huecos. En el caso de que se hayan protocolizado todos los asientos habrá que tener muy claro -¡y en la cabeza!- qué invitados podemos adelantar en la sala.
Pero aun así, si un invitado de alto rango que había excusado su presencia se presenta de improviso hay que:
-advertirle de que no se le esperaba –al haber excusado su asistencia- y que por tanto no se le había reservado sitio
-indicarle que espere un momento mientras se le busca acomodo
-para no incomodar, ni levantar a nadie de su sitio, lo ideal es situar a personas de confianza en determinados puntos para utilizarlos de comodín en estos casos.
Hay que tratar de salvar la imagen: ¡es nuestra obligación!
