De previa o avanzada

Parte del tiempo que pasa el organizador de actos liado con las muchas teclas que hay que tocar para poner uno en pie, lo dedica a ver, conocer, calibrar, medir o estudiar el espacio que va a albergar lo que se traiga entre manos en cada momento. Lo hemos dejado caer en muchas entradas aunque no nos hayamos metido a fondo con ello. Es el momento. Nos vamos de avanzada o de previa, que es como se llama en este mundillo nuestro.

¿Qué es una avanzada?

Lo primero que hay que tener claro es, que una cosa es localizar espacios y otra ir de avanzada. Parecen lo mismo y de hecho se comprueban muchos aspectos iguales, similares o parecidos en ambos casos. Buscamos localizaciones -que suena a cine y es, en el fondo, lo mismo- para cualquier acto grande o pequeño que vayamos a organizar. Tanto si es un macroconcierto al aire libre, como si es una entrega de premios. Podemos tener que partir de cero. Es decir, el cliente o señorito nos encarga organizar un «lo que sea» y no tiene idea de espacios, sitios o locales que puedan albergarlo y da pocas pistas. Normalmente, salimos «de pesca» sabiendo la ciudad en que quiere que se haga, el tipo de evento que vamos a montar y los datos que sobre el acto en sí nos haya podido transmitir en el briefingbriefing,  brief, o reunión que hayamos tenido con él.  La misión es encontrar el sitio perfecto que se adecue a las necesidades del encargo. Por eso se llama localizar: hay que dar con el lugar ideal.

Sin embargo, ir de avanzada es ir un poco más allá. Ya ha habido alguien que ha localizado el espacio, lugar o sitio; ya ha comprobado que se puede adecuar o se adecua al tipo de evento; ya tiene un borrador de programa con las líneas básicas del mismo y a lo que convoca es a compartirlo con las partes implicadas en su desarrollo. Con aquellas que van a participar. No con proveedores. Normalmente, con los servicios de seguridad, prensa y protocolo de todas las instituciones -empresas- cuyos representantes van a acudir al acto. Vamos a avanzar trabajo: que nos pasen un borrador está muy bien, y es necesario, pero es mucho más importante visitar el espacio con quien está organizando el acto.

¿Qué se comprueba en una avanzada?

Con el programa en la mano y el organizador del evento al lado, se van repasando todos y cada uno de los puntos, hitos y detalles de lo previsto. ¿Cómo se hace? Como suena. Por lo general, se reúne al grupo de personas que van a la avanzada en una sala de las que van a utilizarse en el evento. A cada grupo de profesionales de cada institución se le explica la parte que le afecta: a protocolo, recibimientos, saludos, entradas en las salas, asientos asignados, ubicación de delegaciones -si las hay-, movimientos y recorridos, fotos de familia, salas Vip, accesos… A los de prensa, corralitos, salas de trabajo, facilidades técnicas, etc. A los de seguridad, evidentemente, todo lo relacionado con la de personas y espacios.

Y además, se hace el recorrido completo desde la entrada; comprobando las líneas de saludo; el tiempo que tarda en hacerse, los accesos a auditorio, salón de actos o el espacio que sea; las primeras filas o mesas presidenciales, las subidas y bajadas de escenario, en caso de que fuera, por ejemplo una entrega de premios. En pocas palabras, pulir lo diseñado, asegurarse que todos estamos informados de todo y solventar posibles dudas.

Sin olvidar que prensa, protocolo y seguridad trabajan juntos, pero tienen necesidades diferentes. Y todas tienen que quedar claras. Y antes de marcharse…¡comprobar móviles y contactos!

(Las fotos son del post En la Cumbre (I) que, sobre la organización de este tipo de eventos, publicamos en febrero de 2014)