Diseñando el ceremonial de una visita

Dentro de los actos que se organizan en las instituciones, las visitas de delegaciones extranjeras o de cualquier otro grupo -empresarios, asociaciones, colectivos, …- son muy habituales. Por lo general las solicitan para presentarse, saludar o ponerse a disposición de la institución que visitan. Después, si se tercia,  ya habrá reuniones de trabajo o videoconferencias…¡que ahora la pandemia permite muy pocas presenciales! Los departamento de protocolo son los responsables de gestionar estos actos y sea quien sea el visitante, se planifican partiendo de su contenido y con todo detalle dependiendo del objetivo que se persigue.

Para trabajar con orden y rigor estructuramos el desarrollo de la visita en las partes que tiene todo acto protocolario, pues aunque suene casero, una visita a una institución es un acto protocolario. En el consiguiente proceso de organización iremos «rellenando» cada una de estas partes con las acciones y formas adecuadas al visitante y al objetivo de la visita. Como os contamos ya hace mucho tiempo en esta entrada, las partes de un acto protocolario son:  recibimiento, ordenación de invitados, explicación del motivo que origina el acto, ejecución de dicho motivo, discursos y encuentro entre anfitriones e invitados.

Habituados como estamos a visitas más o menos técnicas, es decir, más sencillas, en las que varias partes de esta secuencia o se unen o, sencillamente, no se cumplen, cuando nos enfrentamos a una más solemne, lo mejor es sentarse y empezar a pensar en su organización cambiando el chip «costumbre» por «excepción«, especialmente si este tipo de visitas es la de una delegación de cultura diferente a la nuestra. Para ilustrar el trabajo vamos a tomar como ejemplo para ilustrar el post de hoy, una visita de una delegación saudí, encabezada por un ministro,  a un ministro español en tiempos de coronavirus.

¿Qué necesitamos para la visita?

Lugar

Lo primero, teniendo claro, obviamente fecha y hora de la visita, es el lugar o lugares en los que se va a desarrollar. La elección depende siempre de varios factores:

1. del contenido: en nuestro caso saudí saludar, presentar al nuevo embajador y mostrar su interés y disposición para posteriores reuniones con temas de interés para ambas partes;
2. del número de personas que compongan las dos delegaciones: en nuestro caso el formato es 1+4;
3. del idioma en el que se va a desarrollar la visita: en nuestro caso, inglés.

Por tanto, necesitamos una sala donde puedan saludarse y conversar durante un tiempo breve -unos 30 minutos- manteniendo las distancias de seguridad a las que nos obliga el COVID, en el quepan los asistentes previstos -cinco por cada país; más dos, de apoyo o ayuda – y que permita traducción simultánea.

Dotación de la sala

Teniendo en cuenta las premisas anteriores -¡seguro que hemos dado con la sala perfecta entre las que se pueden utilizar en un ministerio!- lo siguiente es dotar la sala de los materiales necesarios para el correcto desarrollo del encuentro.

En cada puesto de mesa, dado que es visita, no será necesario poner folios y bolígrafos. Pero sí jarra y vaso de agua -individual y de cristal-; indicador -metacrilatos, caballetes, carteles nominales,… ¡hay muchas maneras de nombrarlos!- con el título nombre y cargo de la persona que se va a ocupar el puesto. ¡Modelos hay también a cientos! Cada institución suele tener los suyos.

Como ya hemos dicho, por el COVID, la sala tiene que tener capacidad suficiente para acomodar en ella a las delegaciones manteniendo la distancia de seguridad, lo que nos obliga a poner micrófonos en las mesas porque cuántos más metros nos separan, peor nos oímos.

Si, como es el caso, vamos a necesitar intérpretes, no nos podemos olvidar de ellos. Volvemos por tanto al coronavirus: contratar un intérprete para susurrar la traducción al oído de unos y de otros es, hoy por hoy, absolutamente imposible. Este tipo de traducción es el habitual en visitas. Se sitúan discretamente detrás o al lado de las personas que precisan interpretación y van o bien susurrando lo que se está hablando o traduciendo de forma consecutiva las intervenciones de los participantes. Sobre los intérpretes y las formas de interpretación publicamos esta entrada en agosto de 2014.

En la elección de la sala este factor fue determinante. Sin intérprete no se podía llevar a cabo y para su seguridad, la única posibilidad es el uso de una cabina de traducción simultánea. Si no disponemos de ellas, se alquilan y su montaje obliga a cumplir con los requisitos necesarios y reglados para este tipo de interpretación.

Simbología en la sala

Siendo, como es, una visita a una institución del Estado, en la sala hay que poner la bandera española. A partir de esta obligación, el resto es cortesía: se puede añadir la del visitante, se puede poner la de la Unión Europea… Más, no procede.

 
En los puestos de mesa, podemos marcar la posición del cabeza de la delegación con una pequeña bandera de mesa del país del visitante.

Visita previa a la visita

Suena a trabalenguas, pero hacer «avanzadas» o «previas» es de lo más normal. Y mucho más en actos en los que el ceremonial se va a diseñar por la solemnidad que requiere el visitante. Sí: es muy importante conocer al visitante cuando nos enfrentamos a visitas de delegaciones extranjeras. No esperan, ni desarrollan el mismo boato las delegaciones europeas que las asiáticas.

Conviene hacer esta visita previa con el esquema del acto lo más adelantado posible para dedicarse en ella a comprobar los necesarios ajustes -espacios y tiempos- y a diseñar la forma o ceremonial. Con el borrador del programa en la mano, empezamos la «previa» desde la mismísima puerta por la que va a entrar el visitante. El «protocolo» anfitrión y el «protocolo» visitante, mano a mano, paso a paso, ajustando lo que unos dan y otros quieren.

Recibimiento

Casi todas las instituciones tienen accesos diferenciados para las altas autoridades que custodia la Guardia Civil. A esta entrada llega la comitiva de vehículos del visitante: se piden las matrículas y los nombres de los conductores, pues los coches permanecerán en dicho acceso hasta que la visita abandone el edificio. Nuestra visita saudí será recibida a pie de coche por el jefe de protocolo del ministerio. Su jefe de protocolo ocupará el primero vehículo de la comitiva para poder situarse a la altura de la portezuela del coche oficial de la autoridad saudí. Como es pie de calle, la subida a la planta del edificio también es asunto a negociar: quién acompaña a quien en el ascensor teniendo en cuenta el número de ascensores disponibles y su capacidad limitada por el COVID. Y quien se ocupa de acompañar al resto de la delegación visitante.

Fotos

En la planta esperará el ministro anfitrión -acompañado de un auxiliar de protocolo a prudente distancia-. Se accederá al despacho institucional para hacer la foto oficial. No es una foto casual: en la previa se decide el sitio exacto donde se les va a situar dentro de la sala, la posición de cada uno y la posibilidad de otras fotos. Tampoco casuales: todas ellas se negocian. Se intercambian datos de los fotógrafos oficiales -dado que es frecuente que los visitantes traigan uno propio para el que hay que pedir autorización- y se negocia subir o no a redes sociales,  tanto la fotos, como los posibles videos de la llegada del visitante y del saludo entre las dos máximas autoridades.

Regalos

Tras la foto se intercambian los regalos institucionales. ¡Si es que se ha aceptado como parte de la visita! Tampoco este paso se deja al azar: se negocia quien llevará el regalo institucional hasta el despacho, quién lo entregará antes, dónde se hará la entrega… Es importante saber qué se va entregar: el valor del regalo institucional en España está limitado; el valor del que se recibe determinará si es personal para el anfitrión o pertenece a la institución en cuyo nombre lo recibe. ¡Un muñeca del tamaño de un llavero no es lo mismo que un grabado de autor, numerado y firmado!

Recorrido

La «previa» también sirve para seguir los recorridos dentro de los edificios. Nuestro visitante saudí aun no ha llegado a la sala donde van a celebrar el encuentro, de manera que tras cerrar estos aspectos del ceremonial del recibimiento, lo que procede es seguir el camino hasta dicha sala: se comprueban otras salidas posibles; se anota el lugar donde están los aseos; se negocia quien va a acompañar al resto de la delegación visitante -y en qué momento- hasta allí y se decide el orden de la comitiva. ¿Lo hacemos siempre con todas las visitas? En teoría si. En la práctica, depende. Ni todos los países son iguales, ni a todos les gusta la teatralidad de un ceremonial vistoso para una sencilla visita.

Pero en este caso todos estos detalles cuentan: paso a paso hasta la sala. Las puertas de acceso estarán abiertas a la llegada de las autoridades, las dos delegaciones ya estarán ocupando sus respectivos asientos en la misma; los dos jefes de protocolo acompañarán a sus «señoritos» hasta su sitio.

Ubicación en la sala

¿Qué sitio es ese? Decidir qué personas conforman cada delegación no es un asunto que decida el departamento de protocolo. Pero sí lo es situar a cada uno de ellos en el puesto de mesa. Para ello, primero ordenamos la lista de convocados por rango, y luego lesa asignamos el asiento. En esta visita previa y en la propia sala, los dos responsables de protocolo armados de listas, ordenarán la mesa: ordenación en alternancia -par o impar- y lado de la mesa.

Para nuestra delegación, la sala elegida no tiene una única mesa -tipo las de una sala de juntas- sino tres: una presidencial. otra similar enfrentada y una tercera semicircular detrás. Claro está, a la primera, quienes iban a ocupar la mesa presidencial. Quedaba por ver cuál de las otras dos se ajustaba más a los deseos del visitante. ¡Sin olvidar que entre silla y silla hay que guardar una distancia de seguridad. ¡COVID manda!

Despedir a la visita

Decimos en protocolo que «despiden las mismas personas que reciben«. Por tanto, una vez termine el encuentro, el procedimiento de salida será el inverso al de llegada. Las autoridades serán las primeras en abandonar la sala -acompañados de nuevo por los respectivos jefes de protocolo– recorrerán el camino hasta los ascensores y allí les despedirá la delegación ministerial. Mientras se despiden los cabezas de delegación, el resto de  delegación visitante irá bajando por los ascensores. Los dos ministros aun tendrán así, un par de minutos más para los buenos deseos antes del adiós.

Y tal y como vinieron, se marcharán: se ocuparán los ascensores de la misma manera que a su llegada. Y  se despedirá a pie de coche de la misma manera que se recibió.

En total no habrá pasado más que una hora escasa. Pero para esa hora escasa habremos necesitado varios días de trabajo, además de la visita previa. ¡Menos mal que los de protocolo sólo somos los que sabemos comer pescado con pala y los que no nos ponemos la pamela para los actos de noche!!

(Fotos: propias)