El recinto ideal (I)
La semana pasada vimos una serie de condiciones que deberíamos tener en cuenta cuando busquemos la ciudad que mejor convenga para organizar el evento que tengamos entre manos.
Hoy le toca al recinto. Al espacio que albergará el evento en cuestión. De la misma forma que planteamos una serie de necesidades para la ciudad, plantearemos esta vez, los que hemos de tratar que reúna el recinto.
Evidentemente, y antes de entrar en faena, lo primero es la disponibilidad del espacio en las fechas deseadas, sin olvidar que, dependiendo del volumen de la producción y montaje, tenemos que contar con días previos y posteriores para montaje y desmontaje. Sin espacio no hay evento. Pero, inmediatamente, después, los objetivos y características propias del evento. No todos sirven para según qué acto. ¡Por mucho que nos gusten o por barato que aparentemente nos salga!
Por tanto, para encontrar el recinto adecuado, podríamos empezar a buscar partiendo de tres criterios fundamentables e inevitables que condicionan dicha búsqueda: la dimensión del evento, las condiciones generales del recinto y las condiciones administrativas.
Dimensión del evento
El número de participantes: en el recinto tienen que caber los potenciales participantes.
La agenda o programa: condiciona la necesidad de espacios y salas para reuniones, presentaciones, encuentros, etc., dado que, además, pueden desarrollarse simultáneamente;
El tipo de actividades: el recinto tiene que tener espacios adaptados a las actividades complementarias: exposiciones, reuniones de trabajo reducidas, talleres para presentaciones, sesiones plenarias, etc.
Condiciones generales del recinto
Su estado de conservación: el nivel de renovación y adaptación en los últimos años y el grado de mantenimiento de sus instalaciones,son importantes porque afecta, no sólo, a la imagen del evento, sino también a los problemas que pueden surgir durante su desarrollo.
El estado de su instalación eléctrica -puede limitar la potencia de luz que vayamos a utilizar o de la instalación de equipos informáticos- por si va a ser necesario contratar equipos generadores, por ejemplo.
El estado de conservación y la capacidad de la instalación de climatización.
Las medidas de seguridad generales con las que cuenta el recinto: sistemas contra incendios, señalización de evacuaciones, etc.
Sus características arquitectónicas:
-la altura suficiente por si tenemos que colgar material del techo
-la insonorización porque la vibración del sonido cuenta.. ¡Y mucho!
-el acceso para personas con movilidad limitada
-si cuenta o no con muelles o andenes de carga y la descarga de materiales, con fácil acceso para vehículos pesados, con puertas amplias para la entrada de material de gran volumen al recinto, y con rampas de acceso que faciliten el transporte hasta el interior.
La instalación de telefonía, acceso a internet y redes wifi.
Si cuenta con servicios de catering y restauración.
El número de plazas de aparcamiento, tanto para autobuses como para vehículos particulares.
Si cuenta con servicios tales como: instalaciones médicas, servicios y sistemas de seguridad, intérpretes y equipos de traducción.
La ubicación y accesos al recinto:
-situación geográfica del recinto: dentro o fuera de la ciudad
-entorno urbano próximo en el que se ubica
-servicios disponibles en las proximidades
-transporte público
(…continuará)
(Fotos:
http://www.digitalavmagazine.com/2015/02
http://www.espaciobureau.com
http://www.ajemadrid.es/garaje/eventos/
http://www.yourwaybodasyeventos.com/espacio-para-eventos-madrid
http://www.nstand.com/
http://www.hotelauditorium.com/
http://www.palaciovistalegre.com)
