En la cumbre (I)
La semana pasada se reunieron en La Habana los mandatarios latinoamericanos y caribeños en la II Cumbre CELAC (Comunidad de Estados Latinoamericanos y Caribeños).
El CELAC es un organismo intergubernamental de ámbito regional, heredero del Grupo de Río y la CALC, la Cumbre de América Latina y del Caribe, que promueve la integración y desarrollo de los países latinoamericanos y que se han comprometido a resolver pacíficamente sus diferencias y a “desterrar para siempre” la amenaza y el uso de la fuerza en la región. Lo forman los 33 países latinoamericanos y caribeños pero no incluye a Estados Unidos ni a Canadá. Se creó el 23 de febrero de 2010 en la Cumbre de la Unidad de América Latina y el Caribe que se celebró en Playa del Carmen (México).
Partiendo de esta cumbre tan reciente y teniendo en cuenta que la organización de este tipo de encuentros es muy compleja, vamos a ver algunos aspectos del dificil encaje de las necesidades que conlleva este trabajo.
¿Qué es una cumbre?
Las cumbres son reuniones al máximo nivel que requieren de una compleja y larga preparación. No sólo porque la diversidad de culturas y de costumbres obligue a cuidar muchos detalles y a atender a las diferentes delegaciones, sino además porque precisan de altas medidas de seguridad y hay que contar con mucha presencia de medios de comunicación.
Posicionando las cámaras en el plenario del pabellón de La Habana
Convocar una cumbre
Evidentemente, se decide en reuniones previas de contacto, o mediante las obligadas intermediaciones y una vez que las partes aceptan sentarse en una misma mesa y por lo tanto participar en la cumbre, se fija el país anfitrión, los contenidos de discusión y las fechas correspondientes.
Es al país anfitrión a quien le corresponde asumir todas las labores de organización y coordinación operativa. Esto exige que mantenga todos los contactos con las diferentes partes que sean, manteniendo los necesarios contactos con las partes, a través de los cauces oportunos.
Sala del plenario en La Habana en pleno montaje
La sede de una cumbre
La ciudad elegida –las ciudades candidatas se postulan para ser sede en citas posteriores- debe estar bien comunicada, contar con buena infraestructura hotelera, buena infraestructura de apoyo de trabajo a los medios de comunicación y todo tipo de facilidades logísticas para que la cumbre pueda cumplir con sus objetivos y se desarrolle con normalidad. Pero, además, también se busca que sea una ciudad o una zona con un entorno turístico y cultural atractivo para poder desarrollar actividades paralelas a la cumbre: durante los días que dure será un lugar emblemático para la proyección de imagen externa del país anfitrión.
(exteriores del pabellón Pabexpo de La Habana)
Preparar la cumbre
Es imposible organizar un reunión tan amplia sin toda una serie de encuentros entre todos los países. Además, es imprescindible, que una vez conocida la sede e iniciados los trabajos, las diferentes delegaciones se junten en una reunión de avanzadas para ver “in situ” las instalaciones, decidir espacios comunes, tratar las ubicaciones de los diferentes grupos y reuniones y cerrar otros datos de interés para cada uno de ellos.
(avanzada de preparación Cumbre Iberoamericana de Cádiz, noviembre 2012)
Las reuniones en las cumbres
Los espacios elegidos para las diferentes reuniones que se dan dentro de una cumbre tienen que reunir una serie de requisitos básicos. Suelen ser palacios de congresos que ya cuenten con una infraestructura importante, pero aun así hay que confirmar que sean espacios en los que se garantice la máxima seguridad, que cuenten con capacidad suficiente para las reuniones, tanto las principales en plenario como las paralelas y bilaterales o que haya espacios suficientes para las secretarías, oficina de prensa, seguridad, comunicaciones y comidas. Al margen de estas condiciones, los responsables de la organización deben contar con el mobiliario necesario, especialmente mesa principal de la reunión y sus sillas, los equipos de traducción –cabinas en situación adecuada y rotación obligatoria de intérpretes; banderas u otras simbologías, cartelería, adornos, floristería…
Y teniendo siempre en cuenta tanto la accesibilidad, que tiene que ser plena para discapacitados y la ubicación de la televisión institucional y otros medios gráficos, sin olvidar nunca, por ejemplo, unidades móviles.
El programa de la cumbre
Además de pautar las reuniones de los mandatarios, es igualmente importante contar con los programas de trabajo de otros asistentes a las cumbres, entre los que no se puede uno olvidar de las primeras damas de los países participante, dado que en casi todos los países participantes éstas tienen un papel institucional que cumplir y acompañarán a sus maridos –y alguno a sus mujeres- a la cumbre.
Adjuntamos los cuatro programas de esta cumbre en La Habana.
programa_cumbre_ii_celac
programa_cumbre_ii_celaccoordnacionales
programa_cumbre_ii_celacjefes_de_estado
programa_cumbre_ii_celacprimerasdamas
Y un enlace a la noticia que dio televisión española:
http://www.rtve.es/noticias/20140130/celac-concluye-como-gran-exito-diplomatico-cuba/865560.shtml
(Gracias Hector Pérez por tu ayuda. Gracias Sergio Escalera por las fotos)
