En la cumbre (II)
Como empezamos a ver el lunes, la organización de cumbres internacionales es una labor compleja y de larga preparación. Si la convocatoria, la elección de la sede, la elección del lugar donde va a desarrollarse o el programa son ya suficiente trabajo para llenar muchas jornadas, pensemos en lo que aun nos queda y que aun ni nos hemos planteado:
Las delegaciones
Por cada país participante deberemos preparar una relación de asistentes. Habrá que asignar alojamiento de la autoridad que encabeza la delegación y los acompañantes. Debemos conocer los datos médicos de los principales personajes que las componen, el idioma en que se manejan y nombrar enlaces entre las diferentes delegaciones y la organización.
El alojamiento
Debe cubrir ampliamente las necesidades de las delegaciones: con buen acceso a la sede y buena situación con respecto a aeropuertos y carreteras, buenas instalaciones, infraestructura para comunicaciones (internet, wi-fi) con capacidad para ser la secretaría permanente y el centro de atención de la delegación que lo ocupe. Es recomendable hacer la asignación de habitaciones para facilitar la instalación de las personas que formen la delegación y para que estén adaptadas a las necesidades de cada una de ellas.
Los transportes
La logística de los movimientos de las delegaciones es una de las tareas más complejas dentro de la organización de una cumbre. Por un lado hay que tener previsto cómo se van a desplazar por la ciudad y desde o hacia los aeropuertos: autobuses, turismos normales o blindados, monovolúmenes, microbuses, etc. Pero, además, hay que establecer las caravanas oficiales y su seguridad: hay que contar con la necesidad de tener coches piloto y de incidencias, lugares para estacionarlos, calcular su mantenimiento (gasolina, pinchazos, posibles averías…) y coordinarse con la policía local del país anfitrión.
La secretaría
Atendida por el personal adecuado para la labor que va a desarrollar, debe tener una oficina permanente en la sede de las reuniones equipada con todos los avances tecnológicos para atender a las acreditaciones, la preparación de la documentación o los dossieres, además de atender a las delegaciones.
Las acreditaciones
Lo habitual es asignar un color a cada grupo de personas que tengan una participación directa en la cumbre:
• Azul: Delegado
• Verde: Apoyo u organización
• Rojo: Seguridad
• Amarilla: Prensa
Los medios de comunicación
Es imprescindible contar con una oficina o centro de prensa donde puedan acreditarse y trabajar todos los medios de comunicación que se desplazan a cubrir la información de estas cumbres. Tiene que contar con estudios de radio y de televisión, facilidades para los fotógrafos, salas de prensa y toda la infraestructura informática que hoy es necesaria para transmitir de un punto a otro del planeta.
La seguridad
Este capítulo cobra con cada cumbre una mayor importancia. Hay que garantizar la seguridad del edificio central de las reuniones, de las delegaciones en los aeropuertos, el traslado seguro dentro del propio país anfitrión de las comitivas y sus acompañantes tanto en las reuniones oficiales como en los programas paralelos, la de los periodistas. Requiere contar con planes de evacuación y planes de asistencia sanitaria, bomberos, equipos médicos, protección civil, retenes de mantenimiento (luz, agua, ordenadores, carpinteros, limpieza, teléfonos, etc.).
Es fundamental prepararse para lidiar con público, con aglomeraciones, posibles manifestaciones, etc. etc.
