Entradas por confirmaciones: fase de taquilla
Decíamos ayer – como diría Fray Luis de León- que los invitados a la gala de los Premios Goya ” a la confirmación de asistencia (…) recibían las (entradas) que (les) correspondían”. El auditorio de la gala es un gran anfiteatro y como tal, sus butacas están numeradas. Esta parte de la organización de un acto lo llamamos “fase de taquilla”. Vamos a ver el procedimiento.
La fase de taquilla: operación trueque
Como siempre que nos enfrentamos a la organización de un acto, lo primero es tener claro de qué tipo de acto se trata porque de su magnitud van a depender nuestras acciones y opciones de organización. No vale sacar la plantilla y cortarlos todos por el mismo patrón. Si es un gran evento en un teatro, auditorio, cine o similar podemos utilizar la numeración propia para protocolizar la sala y asignar butacas a los invitados. Y además, cuando se esperan muchos invitados el aforo numerado nos permite la opción “truque”. A la confirmación de asistencia, se entrega la entrada.
La taquilla parece fácil…
Se dice bien, pero cuesta llevarlo a cabo. Para empezar, las bases de datos tienen que cuidarse a tope. Las listas de invitados hay que prepararlas con mucho tino. Datos incorrectos o errores en su introducción pueden dar resultados muy poco apetecibles. Nuestra base de datos tiene que tener una columna, entrada o concepto que es primordial: la de confirmación. Consecuentemente, entre los datos necesarios de los invitados debe estar alguno o varios que permitan que nos pongamos en contacto con ellos. Estamos partiendo de la base de que sin confirmar la asistencia, el invitado no va tener butaca. Y sin entrada, no se accede a la sala.
Es importante tener claro el procedimiento. Elaborada la lista de invitados -que siempre serán más que los que caben en el local elegido- mandaremos las invitaciones. Recibida la confirmación… ¿cómo le hacemos llegar la entrada al invitado confirmado? En esta opción la logística es básica. Por tanto en las fases previas de organización del acto y antes de lanzar las invitaciones hay que tener cerrada la forma de entrega. Sistemas hay –mensajería contratada, correos, entrega en mano, recogida en el local (¡horarios y fechas!) o cualquiera que se adapte a las necesidades específicas del acto- y podemos elegir entre una o varias para asegurarnos el éxito. Unos invitados pueden venir desde otros puntos del país y otros vivir en la que tiene lugar el acto.
¿Quién asigna la entrada a los invitados? La organización del evento es quien tiene que decidir: son los que saben qué invitados se deben cuidar especialmente, quienes son protagonistas o actores del propio acto, quiénes son VIP, con quién tienen más compromiso…. Para poder decidir es fundamental un plano del patio de butacas con los asientos numerados. Con esta base, se irán ordenando sobre plano los diferentes grupos de interés para la organización. Y esta información una vez terminada de elaborar, habrá que meterla en la base de datos. Por eso es importante que estén bien diseñadas y que las personas que las manejen -un grupo reducido y coordinado- puedan dar datos fiables del seguimiento del procedimiento. Normalmente es el departamento de protocolo el que controla este trabajo. Evidentemente, la coordinación entre organizadores y protocoleros debe ser total, fluida y constante.
Taquilla pura y dura
Si además de invitados al acto, hubiese aforo a la venta, ¿qué pasaría? La organización del acto conservará para su uso todas las butacas que estime necesario. Y procederá como quiera con ellas. El resto del aforo se venderá en taquilla -o en la taquilla por internet, que ofrecen entradas para los diferentes eventos y que ahora también hay-. El público asistente las adquirirá al precio o precios decididos por la organización. Por ello es fundamental tener claro cuántas son de uso propio de la organización y cuántas de venta libre. ¡No se puede uno permitir sentar en una misma butaca a dos personas!
(Fotos: pro.ticketea.com; gayarre.com; Kursaal.eus; Euskalduna.eus)
