Fin de curso: entrega masiva de diplomas, medallas, banderas…

Cuando nos acercamos al verano, con el curso terminado y a punto de cerrar colegios, universidades y escuelas, llega el momento de premiar a los que lo han hecho bien o a los que han acabado estudios, másteres u oposiciones aprobadas. Pocos se libran de las graduaciones -¡ni en las guarderías ya!- de la entrega de diplomas, destinos, medallas, banderas, becas…. ¡un sinfín de variedades!  A estas entregas vamos a dedicar el post de hoy

Entrega masiva

Hemos titulado así la entrada porque en estas ceremonias lo habitual es que se entregue un gran número de premios. Por ello los organizadores de este tipo de actos tienen que empezar calculando el tiempo que van a necesitar para la pura entrega de las piezas. Después se le sumará el resto de los pasos previstos o diseñados para el resto de la ceremonia: mención especial al primero de la promoción, intervención de posibles autoridades, directores o decanos; intervenciones de alumnos, etc.

Este tiempo cuenta desde que se llama al agraciado, se acerca y sube al escenario previsto para darle la pieza, da la mano, se hace la foto y vuelve a su asiento. Vamos a suponer que sean 3 minutos. Si multiplicásemos este tiempo previsto por el número de alumnos -pongamos 20- estaríamos hablando de 60 minutos sólo para este procedimiento. Y sólo para este reducido número de agraciados.

Si sumamos intervenciones de 3 minutos -¡que bastante escaso es!- para los que premian -digamos otros 3 director de la escuela, autoridad invitada para dar lustre al acto- y decano o presidente de la entidad educativa- más los movimientos de acceso al atril -que descartaríamos si fuera una mesa de presidencia académica- tenemos otros 12 minutos tontos que añadir. Y si le damos la voz al representante de los premiados, ¡qué menos que 5 minutos!, ya tenemos un cuartito de hora largo que añadirle al desarrollo del acto. Cierto es que es el momento estelar de quienes reciben su premio, y que entre el publico están las familias que han soportado los meses de trabajos y los malos momentos que pasan opositores y estudiantes, pero en el fondo y sin pensarlo mucho, el acto resulta tedioso.

Fluidez en la entrega

Por ello, la fluidez en la entrega es la clave. Cada acto es diferente y habrá que vestirlo con el ceremonial que lo haga todos lo solemne y emotivo que se quiera, pero la mecánica hay que trabajarla.

Para ello es básico partir del diseño de esta entrega. Supongamos que tenemos 120 despachos que entregar. No es posible llamarles de uno en uno y repetir 120 veces seguidas la secuencia descrita para el cálculo del tiempo. ¡Imposible! ¿Qué podemos hacer?

Hay varias fórmulas -cada maestrillo tiene su librillo- pero nosotros contaremos la nuestra. Por un lado, y dependiendo del número de personas que van a recoger pieza, ampliaremos el número de entregadores: 5 o 6 o 12 si fuera preciso. Tenemos que cuadrar la entrega en un tiempo que no debería exceder la media hora. Luego, dividimos el número de agraciados por el de entregadores -que son los miembros de la presidencia del acto, ya sea en mesa o de pie- y será el número resultantes de personas quienes, a la vez reciban su merecido diploma -o lo que sea- a la vez: 120 entre 6, por ejemplo, son 20 grupos de 6 personas; estos mismos 120 que reciben, entre 8 que entregan ya son 15 grupos y por, 10 serán 12. ¡Ya entre 12, lo dejamos es 10! ¡Toca valorar qué se acomoda mejor al acto que queremos organizar.

(flecha azul: mesa de apoyo; círculo rojo: auxiliar de protocolo)

Por el otro, ordenaremos los asientos de forma que cada un de estos grupos de premiados, esté ubicado en el auditorio -o espacio dedicado al acto- de manera que pueda levantarse con comodidad,  salir de su fila de asientos uno tras el otros en una misma dirección, acceder al escenario por un lateral, situarse delante del integrante de la  presidencia que le haya sido asignado, quien le entregará la pieza y salir del escenario por el lateral contrario para acceder a su fila de asientos, también por el lado contrario al que utilizaron para salir.

¿A qué nos obliga este sistema? Lo primero a ordenar piezas, diplomas, despachos o lo que sea de manera que al entregarlos, sean los que corresponden a cada nombre. Se pueden depositar sobre la mesa en caso de sea así la presidencia. Si la presidencia quiere entregar de pie, se puede utilizar una mesa auxiliar tras ellos y echar mano de los auxiliares de protocolo que pueden ir acercando la pieza a quien la va a entregar. Ejemplos hay a miles, pero para no echar muy atrás en el tiempo:

Esta es la entrega de medallas a finalistas y equipos de la final de la Champios League de este año. El primero de la foto, a la derecha, era el encargado de ir pasándole las medallas a quien se las iba colgando del cuello a los jugadores y miembros del equipo. ¿Lo recordáis? Fue espectacular verles pasándose las medallas. ¡Trabajo ensayado!

Si, porque estas cosas y con tanta gente, lo mejor es ensayarlas. Pedir a los alumnos que lo hagan un día antes es difícil, pero hacerlo el mismo día, es sencillo. Se les cita una hora antes -lo que de paso permite ir acomodando a las familias- y se les explica el procedimiento una vez ocupados sus sitios en la sala. Da para algunas risas y son muchos los nervios. Pero todos quieren que salga bien y ¡tampoco es tan complicado!

(Foto Champions y propias)