Fitur: inaugurar con un recorrido

6 febrero 2019

Inaugurar un edificio, una carretera, un curso escolar … es un acto protocolario que requiere un diseño, un trabajo de campo, una producción y una puesta en escena acorde al elemento a inaugurar. Hemos visto ya en el blog que, en todas ellas, se suelen cumplir una serie de hitos que son típicos que además tenemos ya grabados en la cabeza: “carretera” y “edificio” van con corte de cinta o recordar quién ha protagonizado la inauguración va con “placa“, por muy difícil que parece acertar con ella. Se podría deducir que para estos actos, lo mejor es aplicar el modelo normalizado, dado que parece que existe un standard. Así, ya puestos, parece que organizar cualquier inauguración es sencillo: se aplica la fórmula matemática y a correr.

Sin embargo, no es así y, volviendo a la primera frase de este post, y por muy conocido que sea el método, nada evita que requiera “un diseño, un trabajo de campo, una producción y una puesta en escena”. Como ejemplo, vamos a ayudarnos de FITUR. En enero de 2017 vimos ya que, como todo acto protocolario, también la inauguración de la feria se encaja en un modelo: las partes protocolarias de un evento no nos las saltamos. Sólo vamos adaptándonos a los tiempos, las novedades, las circunstancias…

Dentro de las posibilidades que ofrece este tipo de acto institucional, el recorrido por las instalaciones es una de las opciones que más gustan, pues ofrece la posibilidad de saludar a más gente, de ver el conjunto con comodidad, de apreciar la arquitectura, formas, diseños o cualquier otro elemento que lo distinga. Es muy cercano y aparentemente mucho más informal. Es el modelo elegido desde hace años por la casa del Rey para dar el pistoletazo de salida a la feria de turismo. ¿Cómo se organiza?

Diseñar un recorrido

Aceptada la idea de inaugurar paseando, lo primero es conocer el camino. La feria se extiende -y se extiende bastante- por 10 pabellones de Ifema, el recinto ferial de Madrid. Tiene dos accesos, norte y sur a los que suelen asignarse funciones diferentes según el caso. El acceso sur -al lado de las bocas de metro y de las paradas de autobús y taxi- es la entrada general para los visitantes; la entrada norte se reserva para autoridades. Los pabellones 1 y 2 son los más cercanos a este acceso; el 9 y el 10, a la puerta norte. Consecuentemente y para esto no hace falta ser un genio, si los Reyes entran al recinto por la puerta norte, el recorrido se iniciará por los pabellones 10 y 9. Con los planos de los pabellones en la mano se establece un primer recorrido por estos dos primeros espacios. ¿Sólo se visitan dos? No, la idea, ya que todo no puede ser, es recorrer alguno más. Y dentro de cada uno, los stands en los que se va a parar.
Si partimos de la condición protocolaria de no pasar dos veces por un mismo punto, si se entra por el norte, se sale por el sur. Lo que permite visitar los pabellones más cercanos a ese acceso.

Comprobar el recorrido

Como solemos decir muchas veces, “el papel lo aguanta todo”. Por eso, una vez establecido el itinerario, el primer paso es comprobar de qué cantidad de metros hablamos, pues este recorrido se hace a pie. Las distancias son largas y aunque hay pasillos rodantes, mover una comitiva por ellos no es tarea sencilla. Por tanto, también las comitivas se ajustan: no se va en masa, aunque lo parezca. Todas y cada una de las personas que acompañan a los Reyes en esta inauguración están autorizadas para participar en ella y se han acreditado previamente. (Para evitar espontáneos que siempre los hay dispuestos a unirse, se cuenta con un número respetable de personal de seguridad, de la propia organización y de Zarzuela).

Y como no hay más forma de averiguar la idoneidad del borrador, que ir hasta allí y ponerse a andar, eso es lo primero que se hace. Está bien llevarse un contador de pasos y un cronómetro, pues hay que calcular el tiempo necesario para hacerlo y el tiempo que puede pararse la comitiva en los puntos que se establezcan para saludar y hacer las fotos. No es una visita que pueda hacerse muy pronto, porque es imprescindible que al menos estén esbozados los stands. Pero es obligada: posteriormente habrá que calibrar qué paradas -de las muchas que se solicitan- se prestan mejor al recorrido o recorridos previstos. Algunas se pueden negociar, otras no. Y es la organización quien tiene que adaptarse a las necesidades que se plantean.

Esta visita de avanzada, permite también, comprobar aspectos relacionados con la seguridad: salidas, puertas de emergencia, posibles obstáculos en el recorrido -bancos, papeleras, tótems, paneles indicadores- facilidad para acceder al recinto…. Y con los medios de comunicación: posibles puntos de foto, pools de prensa, espacios para gráficos….

Cerrar el recorrido

Con la información recopilada sobre el terreno, se acaba de ajustar el recorrido, incluyendo ya en él las paradas en los stands y el tiempo que requiere cada una. Se marcan distancias, los lugares exactos de cada uno de ellos en los que se van a colocar las personas que serán saludadas, los puntos de foto, la situación de los medios…¡cualquier dato o información que sea de relevancia! Todo este trabajo, que prepara el departamento de protocolo, se cierra cuando se aprueba en las altas instancias. Y se traslada a todos los implicados.