Las Comunidades en la Mesa Redonda

Aunque tendamos a pensar que mesa redonda sólo pega con el rey Arturo y sus caballeros, lo cierto es, que es una de las más utilizadas en todo tipo de reuniones y comidas: su redondez invita a la confidencia, a la cercanía, a la charla distendida, …¡no en balde las mesas camillas tienen su justa fama! Organizar charlas con un cafelito y unas pastas no es precisamente algo habitual en el trabajo de un protocolero, pero ordenar asistentes a reuniones o comensales en mesas redondas … ¡eso sí que es frecuente!

No hace ni un par de días que estábamos liados con una de esas grandes mesas redondas propias de reuniones, dándole vueltas, papel y lápiz en mano, al «rosco» y al criterio de ordenación de los asistentes y haciendo mil bocetos o croquis. ¡Uno no llega a ser un buen profesional del protocolo si no se maneja bien con la goma de borrar…!  Tras dar con la fórmula adecuada y sentar a todos en su sitio nos quedamos pensando. ¿Y si lo contamos en el blog? Pues eso vamos a hacer.

Preparar una reunión -en esta o en cualquier otra mesa- obliga al protocolero a:
-saber numerar -ordenar- las diferentes formas de las mesas;
-saber los criterios de ordenación de los diferentes grupos de asistentes a una reunión, ya sean de los «de a pie», o de los de la sección «autoridades»
-saber montar la mesa para permitir trabajar cómodamente

Es pues una entrada entre la teoría y la práctica que nos va a permitir compartir con nuestros seguidores algo más que el par de líneas que forman el post. También va con ellas algo de nuestro trabajo diario.

Las Comunidades Autónomas son los asistentes

Como se puede deducir del título del post, los asistentes son representantes de las Comunidades Autónomas y están convocados a una conferencia sectorial: una reunión a varias bandas. La institución -ministerio- con las diferentes comunidades y los representantes del sector, la patronal, cámaras de comercio, organismos, entidades públicas empresariales o sociedades mercantiles estatales sobre cuya especialidad se trate la conferencia.
En la lista hay desde consejeros a directores generales, pasando por subdirectores, vice consejeros o jefes de servicio. ¿Es importante este dato? Lo es, pero no porque el cargo o el rango sean, en este caso el criterio de ordenación, sino porque podemos necesitarlo por cualquier otro motivo. Y si ya lo tenemos, no necesitamos volver a preguntar. No estamos para dar la lata.
Evidentemente, el criterio de ordenación es el del orden de las Comunidades Autónomas: la antigüedad en la fecha de publicación del Estatuto de Autonomía, que es el que sirve para ordenar presidentes (por ejemplo cuando se reúne la conferencia de presidentes autonómicos en el Senado) o banderas*. 

1.- País Vasco.
2.- Cataluña.
3.- Galicia.
4.- Andalucía.
5.- Principado de Asturias.
6.- Cantabria.
7.- La Rioja.
8.- Murcia.
9.- Comunidad Valenciana.
10.- Aragón.
11.- Castilla-La Mancha.
12.- Canarias.
13.- Comunidad Foral de Navarra.
14.- Extremadura.
15.- Baleares.
16.- Madrid.
17.- Castilla-León.
18.- Ceuta.
19.- Melilla.

A veces surge la duda de qué Comunidad Autónoma va por delante si la fecha de sus respectivos estatutos de autonomía es la misma. El orden de las banderas no varía. Puede, hacerlo, sin embargo el de sus presidentes. En ese caso, conviene recordar que en el Real Decreto 2099/83, el artículo 13.2 advierte que:

2. En el caso de coincidencia de la antigüedad de la publicación oficial de dos o más Estatutos de Autonomía, los Presidentes de dichos Consejos de Gobierno se ordenarán de acuerdo a la antigüedad de la fecha oficial de su nombramiento.

Los anfitriones son altos cargos de un ministerio. ¿Qué criterio utilizamos para prelar a los que presidan esta conferencia? Ya vimos en su día, que hay cargos y rangos en la administración y por tanto también este grupo de asistentes tiene que ordenarse. 

Ordenar la mesa redonda

Ordenadas las comunidades, y ordenados los asistentes ministeriales, procederemos a ordenar la mesa: el rondo. Para empezar, hay que tener claro dónde se sitúa una presidencia en este tipo de mesas. Aunque la mesa sea redonda, su presidencia seguirá siendo una parte de la misma reservada al anfitrión, se situará de frente a los invitados (¡está feo lo de dar la espalda!) y se señalará claramente. En nuestra sala, de frente a la puerta de acceso y de espaldas a la pared del fondo.

A partir de la presidencia -el 1 de la mesa- alternamos los puestos de derecha a izquierda: el número dos a la derecha del uno, el número tres a la izquierda del uno y así sucesivamente. Lo de la alternancia par e impar lo vimos en el blog con ayuda de «la roja»…¡manda mucho el fútbol! Y lo de ordenar una presidencia en este otro post: ¡de los primeros!

En nuestra mesa, presidirá un ministro acompañado de cuatro altos cargos. Para ellos serán los cinco puesto centrales del rosco. Y a partir del quinto, empezaremos a ordenar a los representantes de las Comunidades Autónomas por su orden:

¡Queda sitio! Si, la mesa admite ocho personas más y eso sin contar la segunda mesa redonda que queda en el centro. ¿Qué hacemos? Si no hay más asistentes, retiramos las sillas sobrantes y «esponjamos» los que se ocupan. Estarán algo más separados, pero mucho más cómodos.
¿Y si hay más asistentes? Depende. Si algunas Comunidades Autónomas mandan dos representantes, los incluimos en la mesa uno al lado del otro. Si son de otros organismos, entidades públicas empresariales, sociedades mercantiles estatales…..o lo que sea que pueda estar convocado a una reunión entre el ministerio y las comunidades, se ordenan siguiendo la alternancia establecida por el criterio que les corresponda. ¿De qué manera? Primero, terminamos de «llenar» los puestos vacíos de ese primer rondo exterior y luego continuamos por el segundo rondo a partir del puesto que queda enfrente, justo, de la presidencia.

En el croquis se puede observar que hay tres asientos marcado en gris oscuro. Salvo causa de fuerza mayor, se dejan libres. Para no dar la espalda, por lo menos, a la presidencia.

Preparar la mesa redonda

Con nuestro croquis en la mano vamos ahora a montar los elementos de la mesa. ¿Qué necesitamos? Para empezar, tener claro que es una mesa de trabajo. Es decir, lo justo. Lo vimos al hablar de los famosos desayunos de trabajo: cartel nominal -el llamado metacrilato-, agua -jarrita mejor que botella, si puede ser- y papeles. Y hablando de carteles…¿tenemos claro que hay normativa? La denominaciones oficiales de las CCAA y de sus instituciones está recogida en una resolución de 28 de julio de 2005 de la Subsecretaría del Ministerio de la Presidencia (**).

Y si ya tenemos cartel nominal -el metacrilato, sin más, como le llamamos muchos-, banderas, carpetas, agua, copa…¿qué queda?

¡Confiar en que no falle ningún asistente, porque cualquier cambio en el número de participantes nos obligará a rehacer la mesa! Y si nos pasa con algo de tiempo, podemos hacer las modificaciones con cierta tranquilidad, pero sin son de último minuto…¡corre, corre….!

*el orden de las banderas no varía. (Con la excepción de actos celebrados en el territorio propio de una Comunidad Autónoma, en cuyo caso, su bandera será la primera de todas ellas). En el caso de ordenación de los presidentes también se sigue este mismo orden y en caso de coincidencia de fecha, se ordenan por la antigüedad de la fecha oficial de su  nombramiento (si lleva más de una legislatura, por la fecha de la última).

**RESOLUCIÓN de 28 de julio de 2005, de la Subsecretaría, por la que se da publicidad al Acuerdo del Consejo de Ministros, de 22 de julio de 2005, por el que se aprueban las Directrices de técnica normativa. (Ministerio de la Presidencia)

(Fotos: archivo propio)