Nunca está de más saber… Planificando un acto (I)

16 abril 2013

Al hilo de lo que cuenta el blog “Comer, Viajar, Amar” que he reblogueado esta mañana, pienso en lo muy importante que es una de estas fases: la del ensayo. Hemos hablado de ello otras veces: se ensayan los Premios Príncipe de Asturias; se ensayan los “Óscar”. Intentemos, pues, ensayar, en lo posible, lo que nosotros organicemos. Aun así, y hoy vamos de teoría, ¿cuáles son las fases de la organización de un acto?

Cuando enseñamos a los alumnos la técnica de organizar un acto, les explicamos que hay que pasar, como si de un sarampión se tratara, por varias fases. Todas igual de importantes. Todas a ser cumplidas.

-TANTEO: Valoraremos, incluso, si debe hacerse el acto; cotejaremos fechas, sopesaremos posibles sitios y lugares

-INFORMACIÓN: reunión de todos los datos necesario; analizaremos el objetivo y finalidad del acto, comparando con otros anteriores

-RECOPILACIÓN: buscaremos todo el material e información necesaria: banderas, bases de datos, materiales, etc.

-ANTEPROYECTO: redactaremos un documento con datos (cronograma sencillo, croquis, planos, borrador de lista de grupos de invitados, etc. ) y explicaciones básicas

-DISCUSIÓN TÉCNICA: presentaremos el proyecto a colaboradores y autoridades; lo explicaremos informando de nuestros criterios y argumentos y lo someteremos a su análisis para recoger sugerencias y críticas

-PROGRAMACIÓN Y PROYECTO: aprobado y aceptado el anteproyecto empezaremos trabajar el proyecto definitivo, que incluirá toda la documentación del trabajo: cronograma detallado, croquis de movimientos protocolarios, anexos, diseños y grafismos, listas de invitados, personal de organización y personal contratado, notas de protocolo, presupuesto, etc. etc.