Todo acto protocolario se apoya en un esquema. Con muy pocas variaciones, en todos ellos habrá que ir cubriendo etapas según se va desarrollando. ¿A qué nos referimos? ¿Qué son estas etapas?
A los actos acuden los invitados. Y un buen organizador de actos pautará la llegada de los invitados generales, los invitados VIP o el invitado de honor. Habrá pues que distinguir entre unos y otros; buscar el lugar para ordenar las líneas de saludo, si hubiera necesidad de ello; decidir quien recibe a quien: entre los anfitriones y en función de los invitados.
Dependiendo del tipo acto, tendremos que decidir qué grado de protocolización vamos a aplicar:
-máximo (un sitio y sólo uno para cada uno de los invitados);
-medio (espacios reservados para determinados grupos: jurado, premiados, familiares, empresa,…);
-mínimo (no se protocoliza el espacio y cada invitado es libre de elegir el sitio).
Premios Príncipe de Asturias y ceremonia en la RAE
Hay que explicar a los invitados qué es a lo que han venido. A veces vale con hacerlo a título propio, pero otras veces hay que dejar que sean más de una persona las que detallen los pormenores, desde diferentes perspectivas.
Es decir, llevar a cabo aquello para lo que hemos convocado a los invitados:
-inaugurar,
-poner la primera piedra,
-entregar un premio,
-descubrir una placa,
-firmar en los Libros de Honor,
-visitar una fábrica
-o cualquier otro.
Las intervenciones tanto del anfitrión como de otros invitados dan realce al acto. Quien convoca puede querer que su invitado de honor le acompañe en esta fase del acto con un discurso relativo al motivo que allí les reúne. ¿Cuántas intervenciones? Dependerá del acto, de los deseos del anfitrión y de las diferentes circunstancias en cada caso. Ahí hay una labor de diseño del acto que debe hacerse conjuntamente con la dirección -el anfitrión-, el departamento de organización y el de protocolo. Si se decide incluir varios discursos o intervenciones, se pautarán por el orden protocolario.
Raro es el acto que no acabe con los invitados, copa en mano. No sólo es una costumbre muy española, es que, además, hay que ofreer a anfitriones e invitados la posibilidad de verse, hablar y compartir. Es el único momento, en que pueden hacerlo con tranquilidad y, sobre todo, es la manera de hacerles partícipes de aquello que motiva el acto. Ya sea vino español o cóctel, cena o almuerzo, hay que preverlo.
Los invitados no deben irse sin ser despedidos. Igual que se les saludó al llegar deben ser despedidos a su marcha. Se repetirá el reparto de papeles entre los anfitriones para poder atender a los invitados de la mejor manera posible.
Es fundamental buscar una buena imagen. Para ello, los organizadores del acto protocolario, acompañados del fotógrafo a quien se vaya a encargar el reportaje fotográfico, deberían recorrer el local o lugar del acto para buscar el mejor punto de foto. Al menos hay que asegurarse una buena “foto de familia” y eso requiere un buen sitio ¡y una buena preparación!
20 Comments
Genial, lo puedo rebloggear?
Por supuesto Felipe! Será un honor! Todo lo que publico está a tu disposición.
Reblogueó esto en Protocolo y eventosy comentado:
Genial explicación, simple y concreta!
Lo que se aprende en este blog, madre del amor hermoso
Muchas gracias: nos gusta que sea útil!
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Muy bueno el resumen de todos los puntos, creo que hay una tendencia a olvidar la despedida, y me parece un punto fundamental no olvidar a los invitados una vez «finalizado» el acto.
El final real será cuando se hayan marchado todos los asistentes.
Si, claro: si ya no queda nadie, el acto se ha acabado! A los que lo han organizado les quedará desmontar, ¡qué tampoco es moco de pavo!
Gracias por participar,
[…] es lo mismo que informal, con 1.752 visitas 3. El traje masculino: un básico, con 1.220 visitas 4. Nunca está de más saber: las partes de un acto protocolario, con 1.152 visitas 5. Nunca está de más saber; conde, duque o marqués, con 1.086 visitas 6. […]
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[…] 2015 han sido: 1. La etiqueta femenina: un repasito 2. Sin corbata no es lo mismo que informal 3. Nunca está de más saber…Las partes de un acto protocolario 4. “Cartesiano” o “del reloj”? 5. El traje masculino: un básico 6. Saludar […]
[…] segunda entrada más vista estaba dedicada a las partes de un acto protocolario. Llamarlo plantilla es, tal vez, algo exagerado, pero en todos los actos se pueden distinguir unas […]
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[…] y particularidades de cada caso. Pero, lo mismo que vimos en el post dedicado a las partes de un acto protocolario, podemos sintetizar y, así, tener un esqueleto o maqueta que nos ayude a no olvidar lo primordial […]