Planificar un congreso: la candidatura (II)

Seguimos hoy, tras el paréntesis que ha supuesto el súper viaje de estado de los Reyes al Reino Unido, con la serie sobre congresos. En la entrada que subimos el 22 del mes pasado vimos la candidatura. Comentamos entonces que para optar a ser sede o para organizarlo había que preparar un documento en el que se detallasen las bases mínimas sobre las que construirlo para someterlo a la aprobación de la sociedad, entidad o empresa que quisiera promoverlo pudiese elegir la opción que más se ajustara a su idea entre aquellos candidatos dispuestos a asumirlo.

Nos quedamos en que veríamos el contenido que debería tener este documento. Pues, venga: ¡vamos a darle un poco! Van los tres primeros de la lista que pusimos en el post mencionado:

-la definición y los objetivos del congreso
-el lugar y la sede
-los comités: organizador, de honor y científico

Definición y objetivos del congreso

Es evidente, que antes de empezar a preparar nada tenemos que tener claro para qué queremos hacer un congreso, porque a lo mejor no es necesario meterse en berenjenales. De manera que lo más fácil es preguntar y preguntarse:
-el tipo de congreso que queremos organizar  (para intercambiar información, para dar a conocer determinadas novedades o descubrimientos, etc.) y los posibles contenidos;
-la fecha que nos vendría mejor, su duración y los días de la semana que mejor se adapten;
-el número estimado de asistentes para proponer local que cubra las necesidades;
-el público al que nos dirigimos: tipo de participantes o asistentes.

La sede y el lugar del congreso

La ciudad sede necesita darse a conocer con mucho tiempo: no menos de dos años. ¡Claro, que depende también del tipo de congreso que estemos planificando! No es lo mismo uno a escala mundial, que el local de una ciudad pequeña. Hay que contar con que la ciudad elegida tenga una buena red de transporte -aeropuerto, trenes, carreteras, metro- para comodidad y facilidad de todos.
Sobre la sede se debe aportar en el documento de la candidatura toda documentación que demuestre que la propuesta cuenta con la infraestructura necesaria para el tipo de congreso que se trate. Tiene que tener un Palacio de Congresos, auditorio, reciento ferial o edificio similar en el que quepan las actividades previstas: desde ponencias, a talleres, pasando por exposiciones comerciales.
Tiene que tener una buena red de establecimientos hoteleros y de restauración. Por un lado, porque pudiera ser que se prefiriese un hotel como sede -cosa bastante frecuente- y por otro, porque habrá que ofrecer a los asistentes una oferta variada de precios y calidades.

Los comités del congreso

No está mal proponer una serie de personas que pudiesen ser miembros de los comités de un congreso:-científico, organizador y de Honor. ¿Qué son estos comités?
El comité organizador es el equipo de personas que se van a encargar de organizarlo. Lo elige la sociedad, entidad o empresa promotora y al frente está su presidente. Por efectividad y para ser resolutivos, no debería ser excesivamente numeroso:  el presidente, su segundo (o vicepresidente), el tesorero que lleve la gestión de los dineros y los miembros o vocales que vayan a coordinar las diferentes áreas.
El comité científico lo forman -sobre todo en congresos técnicos- aquellos especialistas en las diferentes materias sobre las que se va a debatir. Planteen los programas de trabajos y las ponencias y proponen a los ponentes que van a participar.
El comité de honor es importante para darle prestigio al congreso. Nos ayuda a promocionarlo, pero no lo patrocina. Es frecuente solicitar que lo presidan autoridades nacionales o locales o, incluso también, a algún miembro de la Casa Real.

Hay más, como habréis podido ver si habéis pinchado en el enlace del post anterior sobre la candidatura,  pero seguiremos otro día: ¡que es verano, hace calor y no nos va a querer leer nadie!