Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden (III). El briefing o brief

Vamos a por la tercera entrega de nuestra serie sobre la producción de eventos. Esta semana la entrada la vamos a dedicar a la relación cliente/empresa. No organizaremos evento alguno si no tenemos cliente que lo solicite. Por tanto, lo principal es que las partes se entiendan y que quede “negro sobre blanco” lo que vamos a tener entre manos.

Para empezar, lo más elemental: la organización de un evento tiene que responder a las necesidades reales del cliente. No a las nuestras. Tiene que aportar valor a su empresa (o a su marca), y tiene que reforzar y responder a su estrategia de comunicación y relaciones públicas  interna y externa. Al  fin y al cabo un evento empresarial, ya sea institucional o social, no deja de ser un instrumento más de dicha estrategia y, por tanto, debe estar perfectamente alineado con esta.

¿Qué hacemos como productores para enterarnos de qué es exactamente lo que busca el cliente, cuáles son sus objetivos y qué resultados pretende obtener? Sencillo: nos sentamos con el cliente y le “exprimimos”. En un constante diálogo y a base de preguntas y respuestas, puliremos, ajustaremos, cuadraremos ese acto. Toda esta información se plasmará en un documento fundamental y básico que llamamos briefing o brief. Elaborarlo requiere de ambas partes y es bastante habitual que haya que ayudarse. Lo que sea, para conseguir un buen documento que oriente con claridad el evento que se quiere desarrollar.

Hay que tener en cuenta que es “la parte estratégica” de la preparación de un evento: es una recopilación ordenada y por escrito de los datos que nos permitirán definir los objetivos del evento de forma correcta y medible. Aunque en síntesis -esto no es cuestión de literatura- y teniendo en cuenta que su misión es la de facilitar la labor del equipo o la empresa de producción. Por supuesto, es de uso exclusivamente interno dado que en él se reflejan datos confidenciales del cliente.

El briefing no tiene un formato predefinido. No hay un formulario standard ni plantilla que rellenar. ¡Cada empresa tiene su propia forma de elaborarlo! Pero en términos generales, el documento debe contener un resumen de:

1. Visión general o Background del cliente:

-Historia de la entidad.
-Cultura, valores e ideas.
-Imagen e identidad de marca
-Colores corporativos.
-Eventos realizados anteriormente y valoración de sus resultados.
-Productos o servicios que ofrece.
-Resumen general de la estrategia de marketing y comunicación del cliente.

2.Determinación de objetivos del evento: en términos publicitarios, sería algo así como la “Reason Why” de un evento.

-¿Qué impacto queremos?
Cuál es el mensaje o mensajes claves que se quiere transmitir.
Como queremos que se nos perciban con este evento.

-¿A quién se dirige
Público al que se dirige.
Perfiles de los destinatarios.

-¿Qué se quiere hacer?
Tipo de evento.
Características del evento.

3.Datos operativos y logísticas del evento

-Ubicación y ámbito geográfico
Ciudad/Ciudades
Tipo de recintos

-Aspectos legales
Posibles restricciones o limitaciones legales.
Contingencias que pueden surgir.
Detalle de posibles acontecimientos que, de producirse, paralizarían la realización del evento.

Es muy importante que un equipo o empresa de producción sepa obtener un briefing adecuado de su cliente. El éxito final de evento se debe, en muchos casos, a un buen briefing de partida.

Aunque no haya modelo estandarizado, os dejamos el enlace a un modelo que han elaborado el Grupo Eventoplus, que es estupendo para utilizar a modo de guía. Se puede descargar en este enlace.

(Dibujo: grafiscopio.com)