Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden (V): el plan de producción, segunda parte

La semana pasada empezamos a darle las primeras vueltas al plan de producción. No es que sea fácil, pero tampoco es tan complejo como para no hacernos con él: ¡alguna vez habrá que estrenarse! De los cuatro grandes bloques en los que podríamos dividir el plan de producción de nuestro evento, nos centramos en la Definición e identificación de objetivos . En la entrada de hoy, vamos a meternos en faena. No se construye nada sin buenos cimientos. ¡Ni siquiera un plan! Es básica una buena información, documentación o conocimiento de causa: buscamos las piezas del puzzle, las ordenamos -por colores, por el borde liso, por tener formas raras- y despejamos  la mesa para intentar empezar a ver algo claro… 

B. Búsqueda, clasificación y selección de información
La confección del plan implica un proceso complejo de tomas de decisiones para las que se necesita mucha información -en cantidad y de calidad- pues sin ella el proceso no es posible, al menos eficientemente. En esta fase juega un papel importante el trabajo del equipo de producción y logística.

¿A qué tipo de información nos referimos?

Eventos anteriores: si el evento tiene lugar con cierta periodicidad, es recomendable contar con toda la información que podamos encontrar sobre el resultado de los anteriores: comentarios, presupuestos, desviaciones del mismo, resultados, opiniones, y, si fuera posible, toda la información relativa a la producción del evento. Aunque el evento no se repita, siempre hay otros similares de los que se pueden extraer ideas o simplemente, tomarse como fuente de inspiración.

Tendencias actuales de la realización del mismo: los clientes se fijan en los eventos que hacen otras empresas -similares a las suyas u otras- por lo que es recomendable estar al día en nuevas técnicas en la realización de eventos. Conviene investigar las novedades en recursos técnico y formatos de eventos, y ver la forma de incorporarlas a la producción que tenemos entre manos.

Público al que se dirige: hay que conocer las características de las personas que participarán en el evento (rangos, estatus, invitados especiales, personalidades, líderes de opinión, medios de comunicación, expositores, participantes extranjeros, participantes nacionales, patrocinadores, etc.). para poder hacer un análisis minucioso de sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento.

Recinto: que es el elemento clave en el resultado final del evento. Y que o bien
-nos puede venir impuesto por los promotores, lo que nos obliga a conocer muy bien las características del lugar, las condiciones materiales y sus limitaciones; o bien
-tengamos que localizarlo nosotros. En este caso hay que tratar de buscar espacios físicos que se adapten a las necesidades y exigencias de ese evento en particular, que se ajusten al presupuesto, que brinden la mayor comodidad para el trabajo de los equipos técnicos, y que garanticen todas las normativas de seguridad.

Fechas y duración: en la fecha de celebración influye la disponibilidad de recintos, los equipos técnicos, la convocatoria, la asistencia de participantes, incluso la disposición del espacio. En cuanto a la duración, ésta debe ajustarse para que haya un equilibrio entre el tiempo, la programación de contenidos y los intereses de los participantes y, especialmente, para garantizar que no sobrepasamos el presupuesto de gasto asignado.

Presupuesto: sin este capítulo no podemos ni empezar. Su elaboración detallada evita que el evento se convierta en una “catástrofe económica”. Y sin olvidarnos de nada: lo que no se refleje en el presupuesto quedará fuera del plan de producción, o generará un sobrecoste posterior. ¿Ejemplo de partidas para hacernos una idea? Si:

-Alquiler de recintos
-Alojamientos
-Transporte y desplazamiento de personal
-Transportes de material
-Gastos de personal
-Equipos técnicos de iluminación, sonido, audiovisuales, etc.
-Gastos de publicidad, imagen, etc.
-Construcción y decorados
-Señalizaciones
-Seguros
-Seguridad
-Catering
-Intérpretes y equipos de traducción simultánea
-Comunicaciones
-Regalos y obsequios….
…¡esta lista siempre es muy larga!!

Recursos humanos: es fundamental  tener claro cuales son las necesidades de personal de producción, equipos técnicos, personal de apoyo, personal de carga y descarga, personal de seguridad, etc. que vamos a necesitar, pero es igual de fundamental también, delimitar con claridad las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros de los equipos implicados en la organización del evento: la concentración de responsabilidades en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia ni a la eficacia del trabajo.

Apoyos institucionales, patrocinios y colaboraciones: en asuntos económicos hay que andar muy enterados. ¿Cuenta el evento con apoyos o patrocinios¿ ¿De qué tipo o qué cuantía?

Identificación de riesgos: aunque pueda parecer innecesario resulta muy importante identificar desde el principio aquellos elementos que a la hora de planificar nuestro evento, puedan suponer un factor de riesgo e influir sobre el resultado final. Unas elecciones o una final del campeonato mundial de fútbol, por ejemplo, pueden influir ¡y mucho! en la producción, fecha y duración de un evento!!

Marco legal: debemos conocer las limitaciones y obligaciones legales desde el punto de vista de la seguridad, de la salud en el trabajo, de las relaciones laborales, de las relaciones mercantiles, etc. Seremos responsables.

(Fotos: eikonos.com y freepik.es)