¡Protocolizar un banquete es descansar!
Cuando organizamos una comida o una cena –eso que antes llamábamos un banquete– deberíamos buscar la mejor manera de controlarlo. Eso es “protocolizar“: una herramienta básica para evitar, por ejemplo, el desequilibrio en la ordenación de invitados, las carreras para coger el mejor sitio o la consolidación de grupos cerrados. Es decir, podremos dedicarle mayor atención a nuestros invitados pues no tendremos que estar pendientes de quien está con quien o de dónde ubicarles. ¡Vamos pues a ver hoy qué herramienta es esa que nos promete resultados tan felices!
Dependiendo del tipo de banquete que vayamos a organizar, de la cantidad de invitados o del lugar en que vaya a servirse podremos optar por:
1. una comida protocolizada: en la que todos los asientos están asignados a una determinada persona. Para indicarles cuál es su sitio exacto utilizaremos:
– la tarjeta individual,
– el panel en la entrada del comedor,
– la tarjeta personal en el puesto.
2. una comida semiprotocolizada: en la que estarán asignadas las mesas pero no los asientos y que indicaremos con ayuda de:
-el panel
-y la tarjeta individual.
3. una comida sin protocolo: en la que no se reservan ni mesas, ni asientos, aunque sí se debería protocolizar la presidencia.
4. una comida con reserva de mesa: en las que se reserva un número determinado de mesas próximas a la presidencia para algunos invitados de honor. Para indicar qué mesas son éstas utilizaremos carteles genéricos (“reservado”, “patrocinadores”, “premiados”, “alcaldes”, “Consejo de Administración”, etc.). Requiere avisar antes a las personas que van a ocuparlas.
5. un buffet: en donde no hay mesa específica ni de presidencia, ni de grupo, ni de nadie. Aunque parece lo más sencillo, no debemos descuidar el servicio: hay que retirar los platos vacíos y servir las bebidas. Las mesas de buffet deben estar montadas cuando los comensales accedan al comedor.
Para indicar el asiento hemos hablado de tarjetas, paneles,…. ¿Qué son cada uno de ellos?
El mesero en los banquetes
(no confundir con la misma palabra, que en los países de habla hispana, significa “camarero”)
-es un plano de la mesa (de piel o madera recubierta en piel) con la distribución de los asientos, aunque sólo vale para mesas rectangulares y únicas;
-actualmente se ha sustituido por croquis hechos por ordenador, que se colocan en algún sitio visible para que se pueda consultar el lugar que se va a ocupar en la mesa;
-ha ido desapareciendo poco a poco, pero se sigue utilizando en algunas instituciones y embajadas.
Tarjetas individuales en los banquetes
-también son “especie en extinción”, pues requiere que sean entregadas a cada comensal antes de empezar la comida y eso no es sencillo si el número de invitados es muy elevado, pues hay que conocerles uno a uno;
-es un pequeño díptico en cuya portada se imprime el logotipo y se pone el nombre y cargo del invitado. En su interior está el croquis del salón y en él se señala la posición de la mesa presidencial, la mesa y el asiento del invitado.
El panel
-situado a la entrada del comedor y en lugares visibles donde se ofrezca el aperitivo, sobre caballetes o similares, y en él se incluye:
+croquis del local y
+relación alfabética de los invitados indicando el número o nombre de mesa que ocuparán.
El sistema mixto
-combinación de tarjeta individual y panel: los invitados reciben previamente el número o nombre de mesa que ocuparán pero también pueden localizar la mesa en el panel.
Tarjeta personal en el puesto
–pequeña tarjeta con el tratamiento, el cargo (en mayúscula), el nombre y los apellidos(en minúscula) colocado en el puesto de mesa:
-suele llevar el logotipo o anagrama de la institución en la parte superior,
-debe ser legible a un metro de distancia,
-se recoge antes de iniciar la comida,
-nunca se pone en el lugar de los anfitriones o de las personalidades que presiden,
-en los almuerzos privados puede estar escrita a mano.
