¿Qué llevas en el bolso, qué custodias en la oficina de protocolo?

27 octubre 2021

En uno de esos actos en los que coincidimos con compañeros de profesión y amigos surgió una pregunta que nos han hecho y que hemos hecho varias veces. Cargaba un compañeros protocolero con una mochila aparentemente llena y pesada. Y alguno de los presentes le comentó que si llevaba piedras: ¡por el aspecto y el tamaño caber, cabían! Y entre las risas y los comentarios surgió esa pregunta que hemos avanzado y que hoy da nombre a nuestro post de la semana…Pero, ¿qué llevas en el bolso? Y, consecuentemente, ¿qué tenéis en la oficina de protocolo?

¿Qué llevas en el bolso o en la mochila?

Nos referimos las dos piezas porque, aunque el bolso sea más femenino, el uso de la mochila se ha extendido bastante y la cargan tanto ellas como ellos. Si son bolsos, son bolsones: ¡dignas alumnas de Mary Poppins! Pocas llevan uno pequeño. Básicamente, porque no cabe nada y, guste o no, se acarrea más material del que uno, a priori, querría llevar. Por mucho que se enseñe en escuelas y cursos, másteres y grados, que el auxiliar de protocolo no es un porteador -ni un acomodador de lujo- la teoría se queda en clase y la realidad se impone.

Sentados alrededor de una mesa nos entretuvimos en hacer una lista partiendo de lo que guardaban los allí reunidos. E hicimos dos columnas: lo que todos llevaban y lo que unos llevan y otros no. (Dejamos al margen productos de aseo, aquello que es típico de la estación de año -ni paraguas, ni abanicos-, las llaves de coches y casas, gafas, documentación o tarjetas de crédito pues con eso cargamos todos, independientemente de nuestra profesión.

Si sumamos el máximo -columnas A y B y lo enumerado en el texto- resulta un total de objetos bastante, bastante, elevado. Más que un bolso, es un bazar portátil… y hablando de bazares….

¿Qué custodias en la oficina de protocolo?

Esta parte de la pregunta daría para muchas entradas porque cada departamento es un mundo y cada institución tiene sus particularidades. Pero como en el caso anterior también en éste se podrían hacer dos listas, pues muchos elementos que se custodian en una oficina de protocolo son comunes a todas ellas. La diferencia estriba en la características específicas de cada una. Por supuesto, en todas hay ordenadores, impresoras, guillotina, fotocopiadora e incluso, scanner y todo tipo de material de oficina. Podemos añadir a la lista cintas adhesivas, sencillas o de doble cara, diferentes modelos de papel y de tarjetas o archivadores. No dejan de ser oficinas en las que se desarrolla, además, un trabajo burocrático.

Por tanto, lo que hay que buscar en ellas es aquello que no encontramos en otras y que son propias del profesional de protocolo.

Lo evidente son las banderas:

De mesa: tela u otros materiales con diferentes tamaños de peanas

Nacionales e internacionales:

Ordenadas y controladas:

De pie: con peanas y perchas para que no parezcan trapos

Si hay que protocolizar una mesa para un almuerzo, lo normal es contar con tarjetas nominales y tarjetas para el menú:

Si hubiera que poner varias mesas y numerarlas o nombrarlas, tarjetas, ordenador e impresora ayudan a hacer carteles adecuados. Algunos incluso, pueden presumir de contar con la ayuda de un mesero, que es muy cómodo cuando la mesa es rectangular:

Y hablando de carteles, está muy claro que no pueden faltar portanombres, metacritlatos o como cada uno quiera llamar a estos caballetes en los que insertamos el nombre, el cargo y el escudo o logotipo para marcar las posiciones en una mesa de reuniones. Si hay diferentes mesas y salas, es posible que haga falta tener de diferentes modelos.

Y para evitar líos y confusiones, siempre es mejor ordenar…

¡teniendo hechos los de la casa se ahorra tiempo!

En la mayoría de los departamentos se custodian los regalos protocolarios. Esto obliga a llevar una relación de lo que se recibe y de lo que se entrega. Cada institución tiene un procedimiento distinto, pero lo habitual es catalogar, datar y valorar aquellos que se reciben para su uso posterior en la propia institución. Los que se entregan, además de que hay que comprarlos -y para ello también hay un procedimiento burocrático- hay que registrarlos y llevar un control. Dado que se envuelven, ¿quién tiene papel de regalo, cintas bonitas o pegatinas? ¡Los de protocolo!

Hay más: los armarios de estos departamentos son un pozo sin fondo. Las estanterías soportan manuales de todo tipo, guías de protocolo, documentación variada, dosieres de condecoraciones, BOEs con leyes y reales decretos sobre protocolo en vigor, información autonómica e internacionales…. ¡mucho papel!