¿Seguimos hablando de cantidades: el espacio (II)?
Como os comentamos la semana pasada, contar y calcular son también parte del trabajo de un protocolero organizador de actos. Lo hacemos constantemente. Y por ello decidimos empezar una nueva serie sobre cantidades. Empezamos viendo cantidades de bebida: primero fue el vino, luego las bebidas no alcohólicas. Hoy vamos con un capítulo más de la serie: cantidades de espacio.
Para organizar cualquier tipo de acto tenemos que contar con el espacio: locales, recintos, jardines… ¡sea el que sea hay que calcular si es adecuado para el evento previsto, en función de los invitados esperados! Tenemos que poder ubicarlos con comodidad, ya sea sentados o de pie. Intentar meter más personas en un espacio estrecho da muy mala imagen. Claro, que el contrario es igual de malo: un local demasiado amplio para poco invitados hace que el acto quede deslucido.
No es lo mismo sentar invitados que tenerles en pie. Y no es igual sentarlos a una mesa a comer, que en un auditorio o similar para una conferencia. Por tanto, el cálculo que tenemos que hacer es diferente para cada caso. Vamos a ello, pues hay manera de hacerlo. Y los tres casos, partimos de un supuesto: ubicar invitados en 25m2.
Cocktail:
Calculamos el espacio sabiendo que el acto es de pie y que cada invitado necesita poder moverse.
Por lo general, en 25m2 caben 35 personas de pie.
El cálculo es, pues: m2 = número de invitados x 0,7
Conferencia o teatro:
Nuestros invitados van a sentarse como si estuviesen en un cine o en un auditorio. La acción se desarrolla frente a ellos.
En 25m2 caben 35 personas. Las mismas que de pie con sitio para moverse. En este caso, el espacio que permite ese desahogo de movimientos lo ocupa la silla.
El cálculo, por lo tanto es el mismo: m2 = número de invitados x 0,7
Banquete
Nuestros invitados van a sentarse en una mesa a comer. ¿Cuántas mesas me caben en estos mismos metros cuadrados de espacio?
En 25m2 caben 30 personas sentadas en 3 mesas redondas de 1,60 m Ø.
Sin olvidar, que si estamos acondicionando un local para servir una comida o una cena, hay que contar con espacio suficiente para cocinas y office: 40% a 50% del destinado a comensales (m2 cocina = m2 invitados x 0,5).
Aunque no seamos especialmente estrictos con los cálculos, al menos sí tener cierta idea de lo que tenemos y del espacio con el que contamos. Siempre se puede decorar más profunsamente si ese más grande de lo necesario. Lo que no es posible y siempre queda mal es no calcular bien y meter a los invitados en los locales como si fuesen sardinas en lata. La imagen es tremendamente mala y la incomodidad de los invitados la vamos a sufrir nosotros a la larga. No se van a olvidar nunca de ello.
(Croquis: propios/Itziar de la Serna)
