VI Jornadas de protocolo de Yecla (y II)
Como prometimos ayer, esta es la segunda parte del resumen de las ponencias que tuvimos el placer de escuchar en las VI Jornadas de Protocolo de Yecla.
La primera sesión del jueves correspondió a Ricardo de Prado Serrano, ex jefe de protocolo de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia y profesor de IMEP. Su ponencia se tituló “Evolución de los departamentos de Protocolo en la Región de Murcia”. 
Ricardo empezó a trabajar en “los años del caos”: “no había manera de ponernos de acuerdo. Lo pasábamos francamente mal. Con la llegada del R. D. de agosto de 1983 llegó la paz. Se fortalecieron los gabinetes de protocolo y se creó la Jefatura de Protocolo del Estado” y “hoy es ya un mundo de profesionales muy bien formados”. Aunque nos haya “costado en torno a veinte años conseguirlo, el protocolo es un grado”.
Con respecto a la situación en la Región de Murcia, se quejó de que ha evolucionado poco y mal: “deja mucho que desear, al menos en las instituciones públicas. Me da mucha pena que nuestra región con respecto a otras comunidades se haya quedado atrás”, aunque en puro contraste “en el ayuntamiento de Cieza haya una concejalía de protocolo y relaciones institucionales, que no deja de ser curioso”. Lo triste es, que “todas las consejerías tengan Jefe de Prensa pero no Jefe de Protocolo”. Sólo se acuerdan del protocolo “cuando les interesa y conviene, porque todos quieren dejar bien a sus señoritos”.
Achaca Ricardo a la falta de apoyo institucional los muchos problemas que estos departamentos tienen y nos recuerda que “la Jefatura de Protocolo del Estado, se suprimió en 1995 durante el primer gobierno de Aznar”, dejándonos un poco solos.
No es justo, decía Ricardo, porque “el protocolo está para solucionar problemas no para crearlos”, “para que todo el mundo que asiste a un acto, del primero al último, esté bien atendido y se encuentre cómodo”. Y aunque sea innegable el avance cualitativo de la profesión -“ya no somos guardias del pito o acomodadores de lujo”- “cuando se ha tenido que recortar lo primero, en protocolo,” que, encima “se utiliza como arma política”. Es terrible.
Acompañó su exposición de algunas anécdotas vividas durante los muchos años que estuvo al frente de la jefatura de protocolo de la comunidad murciana y con su forma de contarlas hizo que pasásemos un rato muy agradable y divertido: claro nos quedó a todos que aunque el protocolo tenga fama de rígido –“en determinados actos hay que guardar ciertas normas y orden”- los protocoleros somos flexibles y tenemos mucho humor.
La segunda sesión de la tarde corrió a cargo de Joaquín Hernández Arcas, jefe de protocolo de la Universidad Católica San Antonio de Murcia (UCAM), y trataba del “Ceremonial para un Honoris Causa: tradición y modernidad”.
La exposición empezó por el origen e historia de estas ceremonias. “El protocolo universitario que conocemos hoy procede del siglo XIX. Aunque en el siglo XVII ya existían unos usos y costumbres en la universidad”. “Con Isabel II en 1850 se regula todo el protocolo universitario, desde la indumentaria a las ceremonias”. “La primera ceremonia Honoris Causa en España se celebró en el año 1919«. Y desde entonces son habituales en todas las universidades españolas: unas veces se celebran el día del Patrón, otras, se programan como ceremonias singulares. “En la UCAM realizamos un máximo de tres investiduras Honoris Causa por año” y aunque el esquema sea similar, cada universidad le da su toque personal.
Con ayuda de una serie de estupendas fotografías fuimos avanzando por la estructura de la ceremonia. Primero, la comitiva: precedida de los maceros y el maestro de ceremonias a los que siguen los doctores, ordenados por antigüedad de sus facultades y, dentro de cada una, por la fecha en que leyeron su tesis. Nos señala Joaquín el birrete del secretario general de la facultad: es hexagonal –no octogonal- y no tiene flecos. Es de licenciado.
Los doctores entran en la Iglesia de los Jerónimos –donde la UCAM celebra esta ceremonia- mientras suena el himno litúrgico “Veni Creator” y se van ordenando en las filas reservadas para ellos –doctores a un lado del espacio y los demás invitados al otro-. Una vez que empieza la ceremonia y se ha constituído la mesa, se pide a los maceros que vayan a buscar al nuevo doctor: “¡id a buscar al candidato! Van acompañados del padrino del nuevo doctor. ”Tras la entrada de éste, se lee la Laudatio y se “le entregan los de atributos doctorales: medalla doctoral, título, el libro de la sabiduría, el birrete, el anillo y los guantes blancos. Tras la entrega el nuevo doctor imparte una lección magistral” y después jura -» Sic volo et sit luro«- y recibe el abrazo de fraternidad. La ceremonia termina con el canto del himno Laudeamus Igitur.
“¿Se parece esta ceremonia que hemos visto a otra que conozcáis?” Si. Es muy similar a la ceremonia de ordenación sacerdotal y para demostrarlo, Joaquín va comparando cada uno de estos pasos que hemos visto con la secuencia que corresponde a la ceremonia sacerdotal. “¡Tienen un mismo origen: las escuelas se crearon bajo el manto de la Iglesia Católica!”
La organización es compleja: “son unos 1200 invitados, estamos atentos a la confección del traje del nuevo doctor –hay que pedirle medidas incuso de cabeza y de dedo, por el birrete y el anillo-; custodiamos los trajes de los maceros y los de los miembros de la mesa presidencial; coordinamos los viajes, transporte y hoteles; las comidas y necesidades del nuevo doctor. “ Además, como en cualquier otro acto, “invitaciones y confirmaciones; protocolización de la sala –tardamos 5 horas en poner las tarjetas-, organización de la comitiva de 230 doctores –pegatinas al suelo con colores para los doctores, pegatinas con fotos para las autoridades académicas- y documentación para todo el mundo: desde maceros a auxiliares. Todo el que tiene un papel en la ceremonia recibe información específica. Preparamos sillas estratégicamente colocadas por la sala por si hacen falta porque la asistencia sea mayor de la confirmada y utilizamos figurantes, si es necesario, para no dejar huecos en las primeras filas”.
Es un batallón de gente trabajando en un engranaje perfecto! No podemos olvidar nunca que es una cermonia “para un título honorífico que es la máxima distinción académica que otorga una universidad, para reconocer el mérito y la valía de una destacada personalidad. Un solemne acto donde se exalta a la docencia y a la sabiduría”.
La tarde del viernes la inició María de la Serna Ramos, profesora de la Escuela Internacional de Protocolo de Madrid, ex jefa de protocolo del Ministerio de Justicia y “Protocolera a la Vista”.
Con la ponencia “La organización de eventos es el futuro” quiso dejar claro que eventos son una cosa y protocolo, otra. “Hay un territorio propio del organizador de eventos en el que los de protocolo encajamos con calzador: ellos no nos necesitan, pero nosotros necesitamos sus eventos”.
“Como protocoleros no hemos sabido encajar el protocolo en la dirección que estaba tomando la organización de eventos, nos hemos enzarzado en discusiones –tan estériles como si “acto” y “evento” son lo mismo- y nos hemos olvidado que el protocolo ha sido siempre la herramienta perfecta para la puesta en escena del poder.” Se nos ha pasado darnos cuenta de que, se quiera o no, esto es comunicación estratégica.”
María hizo un repaso por la situación actual del mundo de la organización de actos: asociaciones cada vez más fuertes; tecnología en la organización; herramientas –aplicaciones- para facilitar el trabajo; transmisión de los eventos por mil caminos diferentes –streaming, YouTube, facebook, Twitter….-; nuevos formatos en los eventos, más ajustados a las necesidades concretas de cada uno de ellos; el uso del evento como forma de comunicar…..¡profesionalización a marchas forzadas en ámbitos antes no imaginables!
Se preguntó dónde quedaba el técnico de protocolo –el que trabaja en las instituciones del estado, en ayuntamientos, comunidades autónomas, delegaciones de gobierno, diputaciones…-el que da la cara todos los días ante a su jefe, ante las empresas que patrocinan los actos y quieren su minuto de gloria, ante la prensa… dentro de este mundo de macroeventos tecnificados y tecnológicos. Ni está, ni se le espera.
Está solo, “indefenso: sin apoyo institucional”. “Necesitamos asociaciones, gente unida. Y movernos: no podemos quedarnos quietos a ver si escampa” y propone trabajar en cuatro aéreas: “formación en protocolo –reciclaje incluido-; acceso justo y por méritos a lo puestos de trabajo; difusión de la profesión, del protocolo y sus utilidades por cualquier medio -¡que están al alcance de todos!- y modernización: hay que darle un buen repasito a las habilidades del protocolero y formarle para lo que un organizador de actos considera “un mínimo”. Si no, no podremos competir. Hay que ir al al protocolo 3.0., aunque no hayamos pasado aun por el 2.0. como sostiene la profesora Pilar Muiños.”
“No se trata de organizar una toma de posesión de un alcalde como si fuera la entrega de los Oscars: se trata de ir dándole otro aire, para lo que necesitamos investigar, trabajar, estudiar orígenes y futuros, buscar la manera de utilizar otras herramientas y mucha pedagogía”. “Hay que empezar a pelear los actos propios y darles otro aire”. Y «trabajar en todas esas áreas propias que no podemos olvidar que son la base de nuestro trabajo y sacudirles el polvo de los siglos.»
María está segura de que hay futuro en la organización de eventos, pero “para estar ahí y no perder el tren –y de paso, morirnos– hay que estar preparados e ir juntos de la mano: hay sitio para todos. Viejos y jóvenes; antiguos y modernos. El protocolo tiene que ser un valor añadido al organizador, por sí mismo, con peso, proyección y futuro”
La tarde la completó Javier Aguado Alonso, jefe de protocolo de la ONCE con la ponencia titulada “Protocolo y accesibilidad”. La sesión empezó con la proyección de un video: en un mundo de discapacitados, los que no lo son, son la excepción. Así pudimos entrar en situación para poder comprender lo que un discapacitado vive cuando se mueve y lo poco que les tenemos en cuenta.
“Se habla mucho de accesibilidad –en España el 4% de la población, unos cuatro millones de ciudadanos, tiene alguna discapacidad– pero aun se hace poco, y si pensamos un poco en frío, hacer los edificios más accesibles es fácil. Es más cuestión de voluntad que de dinero. Unas simples escaleras, por ejemplo, se pueden sustituir en un evento por una rampa”.
Por tanto, pongamos nuestro granito de arena: “los profesionales de protocolo y de eventos tienen que promover y defender la accesibilidad, conseguir que todos los eventos sean accesibles derribando barreras: desde la del lenguaje, a la del mobiliario, pero sobre todo derribemos las peores de todas: las barreras mentales”. Bien es cierto que no hacemos más que oír que “los eventos deben ser accesibles pero no te explican cómo. No hay formación específica y sin embargo hay herramientas que todo organizador de actos debería conocer”.
Para empezar todos deberíamos saber que: “las puertas y los ascensores deben tener una anchura libre que permita el paso de sillas de ruedas (0,90 m mínimo). Los pasillos deben tener un ancho mínimo de 1,20 m.; el baño de discapacitados debe estar siempre abierto-suele estar cerrado a cal y canto-; en los escenarios en los que vayamos a ubicar una mesa presidencial habrá que cuidar la altura de la tarima -no debe superar 30-40 cm- y retirar las sillas en los puestos que van a ser ocupados por sillas de ruedas; las rampas deben tener una pendiente de entre un 5% y 8%; hay que revisar que alfombras y moquetas estén bien pegadas y que los suelos no tengan brillos excesivos y escurran; los atriles deben tener un ancho mínimo de 35 cm y sin excesiva inclinación; hay que quitar todos los muebles de la línea de circulación”.
Sobre los intérpretes de lenguaje de signos (ILS) –“¿por qué los esconden?”– no debemos de olvidar que son parte fundamental y por tanto “conviene facilitarles el cronograma y es importante contarles cómo se va a desarrollar el acto, pues es parte activa del evento. El punto de luz debe ser cenital, para que se vean bien sus manos y no nos extrañe que suelan vestir de negro y llevar el pelo recogido: es para que se vea mejor la gesticulación y el movimiento de la boca. No nos olvidemos tampoco de colocarles cerca una mesa con agua: la necesitan.”
En cuanto a los caterings, Javier recomendó avisar de la presencia de discapacitados y pedir espacios libres y mesas bajas. Además, en los cócteles se debe pedir que el servicio sea «pasado» en bandejas y en los almuerzos, emplatado, y con las piezas que se sirvan troceadas o desespinadas.
Queda mucho por hacer, se queja Javier, pero no olvidemos lo que se ha avanzado para que sirva de ejemplo y acicate: “la discapacidad se ha hecho visible y se van dando soluciones a cada vez más casos”. En ese aspecto alaba la comunicación de la discapacidad: al hablar en positivo, los hace visibles. Como ejemplo de logros en este terreno nos puso a la ciudad de Ávila: es la más accesible de Europa.
Las jornadas las clausuró Juan Ángel Gato, presidente de la Asociación Española de Protocolo (aep) acompañado por Juan Miguel Zornoza Muñoz, cuarto teniente de alcalde, portavoz del equipo de gobierno y concejal delegado de urbanismo, personal, tráfico y seguridad ciudadana y por Alfonso Yagüe García, Director Comunicación del Ayuntamiento de Yecla, organizador y “alma mater” de las jornadas. Nosotros queremos agradecerle muy especialmente su invitación a participar en ellas: primero porque son un referente en el panorama del protocolo en España, y eso no le disgusta a ningún ponente, y segundo, por la confianza en nosotros y en nuestra capacidad para compartir nuestra experiencia estos días.
Esta es la foto de familia: ¡están casi todos!
Las “actuaciones” se han grabado, de manera que poco a poco iremos tuiteando -@protocolovista- los enlaces para los que estén interesados en verlas.
Este es el primer enlace que nos ha hecho llegar Alfonso Yagüe:
Es Josep Solá Parés, presidente de la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales (ACPRI) y jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Terrassa y la ponencia «El protocolo municipal».
¡Ha sido un placer!
