Aunque hace ya muuuuucho tiempo que publicamos una entrada sobre el cronograma: fue en marzo de 2013 y nos ayudamos de la elección de un Papa para mostrar qué es ese documento tan importante para la organización de un acto. Por tanto, vamos a darle una vuelta al post antiguo y con ayuda de un acto inventado, vamos a repasar qué es y como se elabora un cronograma.

La teoría del cronograma

Dicen los manuales de los estudiantes de protocolo que un cronograma es el establecimiento horario del desarrollo de un acto paso a paso y conteniendo todos y cada un de los movimientos protocolarios, etapas y detalles del mismo: desde la llegada de los invitados a la despedida del último en abandonar el lugar. Tiene que ser muy detallado y en él deben especificarse todos los escenarios donde se va a desarrollar y todos los implicados.

¿Cómo se hace? No hay una única forma de hacerlo. Cada uno se lo organiza como cree que le va a ser más práctico o como piense que se entiende mejor. En este aspecto cuenta el refrán que «cada maestrillo tiene su librillo». Aunque lo más frecuente o habitual es utilizar un modelo a base de columnas: una para la franja horaria, otra para el lugar donde se desarrolla la acción y una tercera que especifique esta acción.

Un ejemplo para ayudarnos a crear nuestro cronograma

Como casi todo, y como hicimos en el post del cronograma papal, lo más práctico es servirnos de un ejemplo para verlo mejor. Así que nos vamos a inventar un acto, pues son los datos de este acto – ficticio, en este caso-, los que vamos a necesitar para ir montando el cronograma.

Vamos a presentar los nuevos uniformes de la Policía Nacional. Y vamos a suponer que el acto lo organiza la Dirección General de la Policía en un espacio abierto o al aire libre porque va a haber un desfile para mostrarlo. El nuevo uniforme lo ha diseñado un conocido diseñador nacional y  lo ha producido o fabricado una gran marca de confección. Se esperan muchos invitados y autoridades.

No vamos a diseñar todo el acto y algunos de estos detalles no tienen que estar incluidos en un cronograma, pero en algún punto del programa que habría que preparar para este acto, será importante saberlo. Pero a lo nuestro.

Para poder empezar debemos conocer el lugar y ver sus posibilidades. Para ello, siempre es bueno contar con un plano, y especialmente, ir de avanzada a ver el sitio. Nosotros vamos a imaginar que la presentación va a ser en el acuartelamiento de la Policía Nacional en Canillas – Madrid, y que a dicho acuartelamiento corresponde el siguiente plano:

Con el siguiente desarrollo:

-recibimientos y saludos
-inicio del acto
-proyección de un vídeo sobre los nuevos uniformes
-intervenciones: diseñador, presidente de la empresa confeccionadora, intervención del secretario de Estado de Seguridad
-cierre del acto por parte del ministro del Interior
-desfile
-vino español

Por tanto, habrá también que hacerse una idea del lugar en el que se puede desfilar y en el que se celebrará el vino. A estos efectos, de nuevo: plano y avanzada.

El cronograma paso a paso

Para ver la mecánica del cronograma, ya tenemos suficiente. Otra cosa será preparar la carpeta o dossier completo del acto,  que nos vamos a guardar para otras posibles entradas. ¿Qué aspecto puede tener nuestro documento?

Esta sería la cabecera: nombre, fecha y las tres columnas que hemos mencionado: en la primera pondremos la franja horaria o la hora exacta en la que va a suceder en un determinado lugar una determinada acción. 

Esta imagen corresponde sólo a las llegadas, recibimientos y saludos. Como se aprecia en los círculos negro y rojo, a una misma hora, suceden dos acciones diferentes en dos espacios distintos: es la manera de indicar que se han previsto dos entradas diferentes. Para el público en general (puerta B) y para el de los invitados especiales (puerta A). Es lo que hemos comentado en el texto con respecto a los detalles. Algunos pueden parecer superfluos, pero en el momento de preparar el cronograma son los que van marcando las diferencias en su desarrollo.

(Para facilitar entenderlo, hemos supuesto que nuestro diseñador era Pedro del Hierro, y el el confeccionador, la empresa Cortefiel).

Este documento los tiene que conocer todo el equipo que trabaje en el acto: todos deben saber qué sucede dónde y cuándo. Por tanto, ayuda bastante preparar, ¡ya puestos! un cronograma específico para el equipo que va a trabajar el día del acto:

Evidentemente, cada organizador tendrá su sistema y lo hará de una u otra manera. En este modelo, en concreto, se puede añadir una cuarta columna o, simplemente, preparar otro documento.

No es difícil: y es imprescindible. Como ordenar las piezas de un puzle antes de sentarse en la mesa a colocar las piezas para completar la imagen. ¡Cuánto mejor las ordenemos, antes las encontraremos!

(Croquis propios; planos: Carlos González Mazón)