En busca de la ciudad perfecta

Supongamos que vamos a organizar un evento. Antes de diseñarlo necesitaremos saber, sobre todo, dónde se va a celebrar. No sólo porque, según en qué lugar, las condiciones para su organización y producción puedan ser distintas, sino también, y muy especialmente, porque para el éxito es clave el emplazamiento y alrededores del lugar de la celebración. Hay que sopesar mucho ventajas e inconvenientes de las diferentes ciudades que puedan ser sede del evento.

Poniéndonos en situación, primero hablemos de plazos. La ciudad sede se designa habitualmente con un tiempo que ronda los dos años de antelación a su celebración,  aunque es evidente que la magnitud del evento es la clave y puede variar. Trabajaremos pues a muchos meses vista lo que implica muchas variables.

Después habremos de tener en cuenta los tres grandes condicionantes  a la hora de seleccionar un destino:

​-la disponibilidad de recintos,
​-las comunicaciones y medios de transporte y
​-la oferta hotelera.

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Ciudades con disponibilidad de recintos
Puede pasar que la oferta no sea amplia: en casi todos los destinos hay salones de hotel equipados y adaptados que pueden valer para organizar muchos eventos menores pero si se trata de organizar una feria internacional (del estilo de FITUR, por ejemplo), no todas las ciudades cuentan con espacios para exposiciones de gran tamaño

Comunicaciones y medios de transporte
Es imprescindible que la ciudad disponga de buenas comunicaciones por avión, tren, coche o barco. Si al evento que estamos organizando van a acudir participantes de otros países, hay que descartar cualquier destino que no cuente con esta infraestructura. Si la mayoría de los recursos técnicos y materiales que vamos a utilizar hay que desplazarlos desde otros lugares se complicaría de tal forma la logística de la producción y se encarecería tanto el presupuesto final, que posiblemente no fuera viable.

Capacidad hotelera
Cuando se prevé un muy elevado número de participantes hay que poder ofrecer alojamiento de calidad y a precio adaptado a las características de todos ellos. Es importante la proximidad al recinto de celebración del evento y no podemos olvidar que muchos destinos turísticos tienen limitadas sus plazas con mucha antelación por la reserva anticipada de los tour operadores.

Otros factores
Además de estos tres grandes condicionantes, no está de más, que en nuestra búsqueda del destino ideal para el evento tengamos en cuenta otros factores como:

-Atractivos turísticos: los destinos culturales, históricos, con amplia oferta de ocio, gastronómica, etc. Son un reclamo para los potenciales participantes;
-Transporte públicos locales: buena red de transporte público que permita a los participantes desplazamientos cómodos y rápidos de un punto a otro de la ciudad y del recinto del evento a los hoteles
-Nivel de vida: es más que probable, que encontremos destinos que cubran todas nuestras necesidades, pero que por su alto nivel de vida no sean interesantes para los posibles asistentes. Incluso, para nosotros como organizadores, si  los servicios que haya que contratar localmente encarecen mucho el presupuesto final
-Proveedores y Servicios Locales: es fundamental tener claro qué se puede desplazar desde otros lugares hasta el evento y qué serie de servicios auxiliares es conveniente y más barato contratar “in situ”: carga y descarga, vigilantes de seguridad, catering, azafatas, alquiler de materiales, etc.