En la cumbre (y III)
Para rematar nuestras entradas sobre cumbres internacionales hay que hablar de dos “patas” fundamentales, que si en toda organización de actos son imprescindibles, en ésta, además son más que necesarias: la seguridad y el protocolo
La seguridad
¿Qué tiene que estar garantizado? ¿Dónde hay que implicarse a fondo? Aunque las actuaciones para garantizar la seguridad son similares en todos los países, en el nuestro es obligatoria la coordinación absoluta con las Delegaciones de Gobierno, donde se formará una Junta de Seguridad, que coordinará todas las acciones en cuanto a la seguridad que se tengan que contemplar se elaborará un Plan de Seguridad. Forman estas Juntas:
-jefes de seguridad de las delegaciones y de los VIP de cada una de ellas.
-los responsables de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado (Policía Nacional, Guardia Civil), Policía Autonómica, Policía Local,
-los responsable de Protección Civil,
-los responsables sanitarios,
-bomberos.
Se trata de la seguridad total de los edificios en los que se vayan a mover las delegaciones: el central de las reuniones, los hoteles, los recintos en donde se vayan a llevar a cabo los programas paralelos, en el centro de prensa.
Pero además de todo lo que sea “movimiento”: el aeropuerto, las estaciones, los traslados en el propio país, la de las comitivas y sus acompañantes.
Y no acaba aquí la lista: no se puede uno olvidar de la seguridad de las transmisiones: telefóno, móvil, internet,..
Con respecto a los edificios:
-habrá que disponer de los planos del local donde se realice el acto.
-hay que contar siempre y durante todo el tiempo que duren las reuniones con personal especializado en mantenimiento ( electricidad, fontanería, climatización, sonido, ascensores, limpieza, etc.)
-es necesario un plan de evacuación.
El Plan de Seguridad tiene una parte sanitaria que deberá tener en cuenta los siguientes niveles:
- Altas autoridades:
-Ambulancias UCI, que pueden acompañar a la caravana del VIP, además de situar alguna en las proximidades del acto,
-jefe médico (por si hay alguna incidencia),
-reserva suficiente de sangre de los grupos sanguíneos correspondientes a los VIP,
Los hospitales próximos al acto estarán en alerta, procurando derivar la mayor parte de las urgencias a hospitales más alejados. -
Seguridad médica general:
-dispositivo médico que pueda atender cualquier circunstancia que pueda ocurrir.
-se dispondrán hospitalillos de campaña de Protección Civil, convenientemente equipados.
Y como más vale prevenir que curar, también hay que tener en cuenta la seguridad contra incendios:
-el cuerpo de bomberos local pondrá en alerta a los parques más cercanos,
-es posible también que para determinados casos haya que tener un retén de acción inmediata en una zona cercana al evento.
El protocolo
¿Cuáles son las actuaciones del equipo responsable del protocolo en las cumbres?
En las reuniones:
-recibimiento en el edificio sede de las reuniones
-ordenación de los asistentes en la mesa principal (según los criterios internacionales existentes o negociada al efecto
-ordenación y adecuación de las salas de reunión o de cualquier otra donde se prevea la celebración de actos
-foto oficial
En las comidas:
-protocolo de las comidas
-elaboración de minutas e invitaciones
-catering en las sesiones
En las llegadas y traslados:
-recibimiento oficial en el aeropuerto y honores correspondientes
-control de alojamiento y control de caravanas
-valijas y equipajes
En las ceremonias:
-protocolo de las ceremonias oficiales (inauguración y clausura)
-colocación de sus comitivas, hasta el número máximo señalado
-ordenación de las banderas de los países participantes
-ordenación de otros símbolos
-coordinación con los protocolos de cada una de las delegaciones asistentes a la cumbre
Otros:
-azafatas y personal auxiliar
-elaboración de programas sociales o paralelos
-elaboración de rótulos y tarjetas
