Nunca está de más saber… Planificando un acto (yII)
Si tenemos ya claro que organizar un acto requiere una buena planificación, vamos a ver hoy, qué pasa, cumplidas las fases que vimos ayer: ¡toca arremangarse!
-ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN: nos metemos en faena. Empezamos el trabajo minucioso y coordinado de juntar las piezas necesarias para que lo proyectado sea una realidad. Entre otras: -Invitaciones y confirmaciones, asignación orientativa de asientos,, carteles indicadores, diseño y montaje del escenario, actos complementarios (comidas, montaje de comedores, espectáculos, programas sociales…), convocatoria de prensa, y medios de comunicación (mesas de sonido, tiro de cámara, etc.), diseños de la presidencia (personas, medios materiales, protocolo de acceso y salida,…), zona de apoyo a organizadores, acceso y control de invitados, zona de aparcamiento (VIPS, vehículos oficiales, etc.), regalos y atenciones corporativas, cartelería y todas esas otras necesidades ( guardarropa, acotación de espacios, traducción, documentos-Servicios higiénicos…) que completan el acto.
-TAQUILLA: -elaboraremos la lista definitiva de invitados, mandaremos las invitaciones, e iremos confirmando y asignando asientos.
-COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA: comunicaremos su papel tanto a los participantes como a todo el personal de la organización y a los principales invitados
–ENSAYOS: siempre que podamos. Con figurantes o con los propios protagonistas. Ayuda a pulir errores y ajustar los tiempos a la realidad.
–EJECUCIÓN: EL DIA D, ¡cualquiera que ha organizado un acto sabe lo que esto significa!
–VALORACIÓN: en caliente, a las pocas horas con los detalles que se puedan olvidar fácilmente; en frío, 15 días después con más datos recogidos en este tiempo y ejecutiva, para guardar, y poder consultar siempre, que incluya un buen análisis técnico y las discusiones recogidas durante su elaboración y durante el proceso de organización del acto.
¡Nadie dijo que fuera fácil: yo tampoco sé defender a un reo, operar una aorta, diseñar una colección de primavera-verano, pintar un cuadro, escribir un libro o cocinar soufflé de queso!
La alcaldesa de Cádiz recibe a las delegaciones de los países iberoamericanas que vienen en “avanzada” a reconocer el lugar, sitios, movimientos, hoteles, guión y todo tipo de detalles previstos por la organización de la Cumbre Iberoaméricana celebrada en dicha ciudad en noviembre de 2013.
