Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden (II)

2 febrero 2016

Seguimos hoy con nuestra serie iniciada la semana pasada, sobre la producción de eventos. Ya. La teoría no es nada divertida, pero hay que tener en cuenta, que nunca está de más saber un poco, aunque sólo sea un poco, de aquello a lo que nos enfrentamos. Si tenemos metodología y al menos, nos suenan las palabras, es bastante probable que nos llevemos “sustos” menores. ¿Qué nos cuesta saber qué el proceso de producción se puede dividir en fases?

No cuesta nada y facilita la planificación de cualquier producción que acometamos. Hay etapas o fases. Y en cada una de ellas abordaremos diferentes trabajos. Cuanto más claro tengamos qué se debe hacer en cada una de ella, más sencillo será el trabajo.

El proceso para la organización un evento podemos dividirlo en tres fases o etapas diferentes:
-fase de pre-producción
-fase de producción y
-fase de post-producción o de post-evento

Fase de Pre-producción
Es la fase de “aquí me pongo en marcha“: nuestro equipo de producción analizará todas las necesidades que pueden surgir estudiando con cuidado y minuciosidad las instrucciones que haya recibido de su cliente. Definirá y ejecutará las acciones precisas para irlas cubriendo de la forma más eficaz. Con todo detalle y exhaustivamente: se trata de necesidades físicas, materiales, técnicas y humanas del evento. Y, por supuesto, se calcularán y preverán los costes que supondrá su organización.
Fase de Producción
Es la fase de “lo pongo en pie“: y entran desde las gestiones previas al inicio para preparar los recursos y los equipos que precisa el evento, a su montaje, la coordinación del equipo técnico y humano para que se desarrolle. como la ejecución de la actividad en el recinto y en los tiempos previstos. Sin olvidar que esto no se acaba sin haber desmontado todo y sin haber hecho una evaluación final de resultados.
Fase de Post-producción o post-evento
Es la fase de “lo recuerdo y lo guardo todo“: recopilación de todas las acciones llevadas a cabo en el evento. Hay que preparar un buen dossier que incluya desde la documentación gráfica del evento, a fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc., Será nuestro primer aliado cuando haya o bien que repetir el mismo evento un tiempo después o producir uno similar. ¡Que el tiempo pasa volando y las cosas se olvidan en minutos!