Sin acreditación no se pasa (I)

Cuando organizamos un congreso, una reunión internacional, un encuentro, un evento… en el que van a participar una serie de asistentes que, o bien han pagado su cuota de inscripción o bien deben ser controlados por razones de seguridad, organización, u otras, es imprescindible que todos estén registrados. No se trata de “marcarlos” como si fueses ganado, pero si de controlar. Tienen que tener una acreditación.

Acreditación: ¿por qué?

¿Se debe acreditar? Creemos, rotundamente, que sí. Aquí van  7 razones por qué debemos acreditar a los participantes de un evento

1. Imagen:  la acreditación es un elemento más de la imagen del evento.

2. Seguimiento de la asistencia: la acreditación son el mecanismo que nos permite saber y medir en todo momento cuantas personas asisten al evento. Si en la acreditación incluimos algún sistema de lectura que identifique individualmente a cada participante (tipo código de barras o códigos QR, o antena) podemos saber en cada instante el número de personas que hay en el evento).

3. Control y actualización de datos: permite a los participantes actualizar sus datos personales y de contacto.
Identificación: si en el evento participan personas con status y perfiles diferenciados, con privilegios y protocolos de acceso y tratamiento distintos, la acreditación permite gestionar esa diversidad en todo momento.
Reconocimiento: la acreditación favorece el trato y el reconocimiento personal entre los diferentes participantes.

4. Seguridad: la acreditación es la “llave de acceso”, es el identificador que permite al personal de seguridad controlar la entrada al recinto y a los diferentes espacios utilizados durante el evento.  Por ello, las acreditaciones deben estar siempre visibles.

5. Acceso a servicios: en algunos casos, la acreditación puede servir como “llave de servicios” para comidas, alojamientos, transportes, etc.

6. ¿Qué información debemos incluir en la acreditación?

La acreditación deberá tener una serie de elementos comunes que permitan identificar el evento y/o la marca del organizador del mismo:
-Nombre del evento.
-Fecha.
-Logotipo del evento y/o del organizador.
-Slogan del evento,si lo hubiese.

Pero además, si queremos que la acreditación cumpla la función para la que está diseñada (las  razones señaladas anteriormente) debemos incluir dos datos básicos:
-Nombre y Apellidos.
-Empresa o Entidad a la que pertenece.

No está de más añadir a los datos ya señalados es recomendable una fotografía que facilite la identificación y el reconocimiento de cada participante.

7. Modelos diferenciados de acreditación:
Además de la información personalizada, la acreditación tiene que servir para identificar los diferentes roles de los asistentes y participantes en el evento. Sin dejar de mantener en todos los casos un diseño básico y común (marca, slogan, identidad del organizador, nombre del evento, et.), podemos aplicar colores distintos para diferenciarlos: asistente o participante, ponente o conferenciante, invitado especial, personal de organización, seguridad, expositores, etc.).

La diferenciación por colores facilita el trabajo al personal de seguridad encargado del control de acceso a los diferentes espacios y actividades programadas durante el evento.

(¡Gracias Juan Manuel Aceña Velasco!)