Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden (I)
Cuando nos enfrentamos a la producción de un acto lo más importante es una buena planificación. Cuánto más detallado, trabajado y medido sea el plan mejor: tiene muchas ventajas y permite no dejar lugar a la improvisación y a los cabos sueltos.
Vamos a iniciar con la entrada de hoy una serie de post dedicados a la planificación de la producción de los eventos: las razones por las que debemos planificar, las «fases de una producción», el «briefing» de producción y el «plan de producción». Es más divertido producir y trabajar «in situ», pero sin las herramientas y las técnicas nos costará algo más: nunca está de más saber y si a una buena base teórica sumamos la experiencia, el trabajo sobre el terreno, nos irá bastante mejor.
Planificar no es tan difícil. Es un proceso durante el que trataremos de identificar todas las variables que intervienen en la organización de un evento para intentar prever su resultado futuro. No hay mejor herramienta para el control y el seguimiento: permite comparar la previsión estimada con la realidad alcanzad. Nos da la opción de
corregir errores a tiempo. A veces se toman decisiones que luego pueden no ser las acertadas o se adoptan medidas que pueden no ser las adecuadas. Anticiparse a las incidencias es siempre bueno: ahorra tiempo y dinero.
Si tuviésemos que esgrimir razones para convencer de la importancia de una buena planificación, estas serían nuestras TOP10:
- Para incrementar la información previa obtenida del cliente.
- Para reducir la incertidumbre.
- Para aportar coherencia y eficiencia al proceso.
- Para determinar los recursos necesarios.
- Para delimitar unidades de trabajo y ámbitos de gestión.
- Para posibilitar el control y seguimiento.
- Para anticipar posibles cambios.
- Para facilitar la toma de decisiones.
- Para analizar los riesgos.
- Para reducir los costes por imprevistos.
Por tanto, es imprescindible preparar un «Plan de Producción». Y es fundamental hacerlo en condiciones. No hay un modelo, a modo de plantilla, que simplemente valga para todo rellenando huecos. Es un instrumento de trabajo muy personal, muy propio de cada empresa de producción, pero que conviene que:
-esté escrito en lenguaje claro para que todo el personal lo entienda y
-que debe conocerlo A FONDO todo el equipo de producción.
Lo veremos.
(Viñeta: http://www.moinoimpresores.com/)
