Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden (IV): el plan de producción, primera parte

Es jueves y hace una semana que publicamos la tercera entrada de la serie sobre la producción de eventos: ese puntito teórico que nunca viene mal tener en la cabeza, aunque lo habitual sea, que la realidad supere todo lo teórico y que para este trabajo sin la práctica vayamos fatal. Es el típico «oficio» que requiere una maestría de esas de meter las manos en la masa desde el minuto cero.

Pero, ¡al menos, al menos, que los términos más habituales nos suenen! Así pues, esta cuarta entrega se la dedicaremos al Plan de Producción, sin el que es imposible, de todo punto y vista, empezar a trabajar en la producción de un evento.

Partiendo de la base de que somos organizadores de eventos podríamos establecer que:

-hay una planificación estratégica que sería el briefing, pues con su ayuda y los datos recopilados en él, vamos a planificar la estrategia de preparación del evento y
-una planificación operativa que se correspondería con el plan de producción del evento.

Un plan de producción es «un mapa» detallado para avanzar en el proceso de organización de un evento, que nos permitirá tener claros los pasos que tenemos que dar y nos señalará cómo hacerlo. En él estableceremos prioridades, calendarios y recursos y detallaremos y describiremos lo que cada equipo que participa en el trabajo deba llevar a a cabo en cada fase y momento.

No hay una forma única de elaborar el plan de producción de un evento: «cada maestrillo tiene su librillo» y cada empresa lo prepara como cree que es mejor o más sencillo de entender y utilizar por todos los implicados. Pero sí deben contener todos -sea el modelo o forma que sea- capítulos o pasos que son comunes a cualquier proceso de planificación operativa:

A. Definición e identificación de objetivos.
B. Búsqueda, clasificación y selección de información.
C. Proyección y evaluación inicial del plan.
D. Elaboración del plan definitivo.

¡Vamos a ver qué significa!

A. Definición e identificación de objetivos
El primer paso del equipo debe ser analizar, comprender e interpretar el briefing del cliente, sus deseos, estrategias, intenciones y objetivos:
-para poder empezar a definir la “arquitectura” del evento;
-para poder orientar la elaboración del plan de producción y
-para trasladar la información al resto de departamentos o áreas que participan en el trabajo.

Es el momento de las preguntas:
¿Qué queremos lograr con la realización de este evento?
¿Por qué se debe realizar?
¿Cómo se debe realizar?
¿Qué contenidos debe tener?
¿A quién nos vamos a dirigir?

Del resultado de este «diálogo» entre unos y otros obtendremos una primera idea, primer concepto, primera proyección o primera aproximación al resultado final y al contenido del evento: eso que podríamos llamar la «maqueta» del proyecto. En esta primera fase de elaboración del plan es fundamental el papel del equipo creativo para dar forma y contenido al evento

(La semana que viene: Búsqueda, clasificación y selección de información).(Dibujo:folguztiafp.wordpress.com)