Programa, programa, programa
El que trabaje en protocolo y no haya utilizado nunca la palabra programa….. o está sordo o…¡raaaaro, raaaaro!
De las muchas aceptaciones que tiene la palabra, según el DRAE, nosotros nos quedamos con estas dos:
- m. Proyecto ordenado de actividades
- m. Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto
Es decir, y efectos prácticos, es un dossier complejo con todo lo relativo a la ejecución del acto (por escrito y detallado) que estamos organizando. Es un instrumento básico para trabajar: en él nos tendremos que apoyar para saber cómo va a ser el acto y qué es lo que tenemos que llevar adelante en cada momento. No se puede poner uno “manos a la obra” sin esta guía indispensable.
No se trata de elaborar un guion rígido imposible de ir ajustándose a la realidad que intentará imponerse día a día. Habrá que dejar unos márgenes que nos den la flexibilidad necesaria para hacer las modificaciones, siempre justificadas y argumentadas, que permitan hacer esos cambios que a veces no hay más remedio que llevar adelante. Eso sí, el documento debe estar cerrado, consensuado y visado con suficiente antelación a la fase de ejecución del acto.
¿Qué debe contener un programa?
- El desarrollo del día paso a paso: desde que los miembros de organización empieza a trabajar por la mañana y hasta que se marchan a descansar (fijándose bien que, organización e invitados, tengan cada uno el programa que le corresponde: no vaya a ser que «el social» se lo queden los técnicos de montaje y los del montaje se tengan que conformar con saber que hay programada una visita a un museo, por ejemplo).
- El papel de los anfitriones: con la información que éstos deban tener de aquello a lo que se van a enfrentar cada día y el papel que se espera que cumplan a lo largo de las jornadas
- El papel de los invitados: a uno le invitan a un viaje, por ejemplo, y debe saber qué está programado para cada jornada
- El proyecto de decoración/tuneado de los escenarios en los que se va a desarrollar el acto: desde los recorridos –una autoridad saliendo de un hotel, ¿espera alfombra roja?- hasta el recinto y lugar donde se vayan a desarrollar las diferentes partes del acto
- El protocolo a seguir: que dependerá de la ceremonia que se haya diseñado
Programa para los organizadores
Un buen programa debe, además incluir:
- Las alternativas: eso que llamamos “Plan B” o “por si las moscas”
- Posibles “actos colchón”: esas “cuñas” que nos deben servir para acortar o alargar, reducir o quitar fases del acto o básicamente, para entretener a diferentes grupos de invitados a un mismo acto si cada uno de ellos tienen que cumplir distintos programas y se descolocan los tiempos y horarios.
- Diferentes ordenaciones: para evitar problemas de última hora, es recomendable tener previstas ordenaciones diferentes para todas las posibles faltas en la presidencia, en las mesas o en las salas protocolizadas. Hay que tratar de no dejar nada al azar.
¿Qué partes tiene un programa?
Como hemos dicho, es un documento complejo y, por tanto, debe contener toda la información necesaria para que todos y en todo momento sepan qué está sucediendo o que va a suceder. No hay una teoría que diga “esto sí o esto no” se debe incluir en un programa, pero desde luego, no deberían faltar:
- El guión, desarrollo o cronograma: determinación horaria, paso a paso, del desarrollo del acto; minutado con cada paso (y con o cambio que pueda producirse); incluye día hora, lugar; llegada de invitados, autoridades e invitado de honor; recibimientos y saludos; recorridos, visitas, discursos, aperitivos y comidas. Y por supuesto, despedidas
- Anexos: ampliación de datos. Con todo aquello que nos pueda parecer de utilidad, por ejemplo, el protocolo más detallado del acceso a la presidencia; la composición de las presidencias, planos del salón, textos, recorridos, menús, disposición de las mesas en los comedores, entre otras.
- Libro de ruta (si hubieses desplazamientos): dossier de los itinerarios que se van a hacer. De hecho, es obligatorio cuando acuden autoridades que lleven seguridad. Las rutas se coordinan con la policía local (rutas urbanas) o con la Guardia Civil (rutas interurbanas). En este documento se detalla todo el itinerario calle a calle y las carreteras a seguir, adjuntando callejeros y mapas de carreteras con la ruta marcada (planos marcado y explicación por escrito). Tiene que incluir la composición de las caravanas. Y las rutas alternativas (la que se da y una o dos alternativas)
- Planos: de los edificios, recintos, salas que son los escenarios en los que nos vamos a mover. Son necesarios para la planificación del acto, para preparar medidas de seguridad…. No está de más incluir croquis, planos, recorridos internos y ordenaciones.
- Grafismos: todos los diseños que utilice en el acto para informar, invitar o comunicar: invitaciones, minutas, logotipos, paneles, folletos, carteles, placas, acreditaciones, etc.etc.
- Listas de personas implicadas: relación de autoridades, relación de invitados generales, relación de medios acreditados, relación de acompañantes, relación de confirmaciones
- Información relativa sobre el propio acto, su origen y el lugar donde se va a desarrollar, datos del municipio, la comunidad, el edificio, la asociación o la empresa
- Protocolo: notas para el personal de la organización, orden de los actos, distribución del trabajo de auxiliares y técnicos, notas de protocolo para los invitados con “papel” en el acto
- Documentación de uso interno de la organización: organización interna, aspectos organizativos, reparto de funciones, extensiones, presupuesto, incidencias.
Como uno no se puede llevar este cartapacio a todas partes: no está de más crear un pequeño programa de bolsillo para llevar siempre encima: uno para la organización y otro para los invitados.
NOTA: Las fotos que ilustran esta entrada son de dos diferentes programas de bolsillo: una viaje de SM el rey Juan Carlos I a Irán -si, a visitar al Sha Reza Pahlevi en junio de 1978- acompañado de una serie de empresarios y periodistas españoles; y un viaje del presidente de gobierno a la inauguración de un edificio fuera de Madrid.
