Programa, programa, programa

El que trabaje en protocolo y no haya utilizado nunca la palabra programa….. o está sordo o…¡raaaaro, raaaaro!
De las muchas aceptaciones que tiene la palabra, según el DRAE, nosotros nos quedamos con estas dos:

  1. m. Proyecto ordenado de actividades
  2. m. Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto

Es decir, y efectos prácticos, es un dossier complejo con todo lo relativo a la ejecución del acto (por escrito y detallado) que estamos organizando. Es un  instrumento básico para trabajar: en él nos tendremos que apoyar para saber cómo va a ser el acto y qué es lo que tenemos que llevar adelante en cada momento. No se puede poner uno “manos a la obra” sin esta guía indispensable.

No se trata de elaborar un guion rígido imposible de ir ajustándose a la realidad que intentará imponerse día a día. Habrá que dejar unos márgenes que nos den la flexibilidad necesaria para hacer las modificaciones, siempre justificadas y argumentadas, que permitan hacer esos cambios que a veces no hay más remedio que llevar adelante. Eso sí, el documento debe estar cerrado, consensuado y visado con suficiente antelación a la fase de ejecución del acto.

Programas de bolsillo

¿Qué debe contener un programa?

  1. El desarrollo del día paso a paso: desde que los miembros de organización empieza a trabajar por la mañana y hasta que se marchan a descansar  (fijándose bien que, organización e invitados, tengan cada uno el programa que le corresponde: no vaya a ser que “el social” se lo queden los técnicos de montaje y los del montaje se tengan que conformar con saber que hay programada una visita a un museo, por ejemplo).
  2. El papel de los anfitriones: con la información que éstos deban tener de aquello a lo que se van a enfrentar cada día y el papel que se espera que cumplan a lo largo de las jornadas
  3. El papel de los invitados: a uno le invitan a un viaje, por ejemplo, y debe saber qué está programado para cada jornada
  4. El proyecto de decoración/tuneado de los escenarios en los que se va a desarrollar el acto: desde los recorridos –una autoridad saliendo de un hotel, ¿espera alfombra roja?- hasta el recinto y lugar donde se vayan a desarrollar las diferentes partes del acto
  5. El protocolo a seguir: que dependerá de la ceremonia que se haya diseñado

Programa para los organizadores

Un buen programa debe, además incluir:

  1. Las alternativas: eso que llamamos “Plan B” o “por si las moscas”
  2. Posibles “actos colchón”: esas “cuñas” que nos deben servir para acortar o alargar, reducir o quitar fases del acto o básicamente, para entretener a diferentes grupos de invitados a un mismo acto si cada uno de ellos tienen que cumplir distintos programas y se descolocan los tiempos y horarios.
  3. Diferentes ordenaciones: para evitar problemas de última hora, es recomendable tener previstas ordenaciones diferentes para todas las posibles faltas en la presidencia, en las mesas o en las salas protocolizadas. Hay que tratar de  no dejar nada al azar.

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 ¿Qué partes tiene un programa?

Como hemos dicho, es un documento complejo y, por tanto, debe contener toda la información necesaria para que todos y en todo momento sepan qué está sucediendo o que va a suceder. No hay una teoría que diga “esto sí o esto no” se debe incluir en un programa, pero desde luego, no deberían faltar:

  1. El guión, desarrollo o cronograma: determinación horaria, paso a paso, del desarrollo del acto; minutado con cada paso (y con o cambio que pueda producirse); incluye día hora, lugar;  llegada de invitados, autoridades e invitado de honor; recibimientos y saludos;  recorridos, visitas, discursos, aperitivos y comidas. Y por supuesto, despedidas
  2. Anexos: ampliación de datos. Con todo aquello que nos pueda parecer de utilidad, por ejemplo, el protocolo más detallado del acceso a la presidencia; la composición de las presidencias, planos del salón, textos, recorridos, menús, disposición de las mesas en los comedores, entre otras.
  3. Libro de ruta (si hubieses desplazamientos): dossier de los itinerarios que se van a hacer. De hecho, es obligatorio cuando acuden autoridades que lleven seguridad. Las rutas se coordinan con la policía local (rutas urbanas) o con la Guardia Civil (rutas interurbanas). En este documento se detalla todo el itinerario calle a calle y las carreteras a seguir, adjuntando callejeros y mapas de carreteras con la ruta marcada (planos marcado y explicación por escrito). Tiene que incluir la composición de las caravanas. Y las rutas alternativas (la que se da y una o dos alternativas)
  4. Planos: de los edificios, recintos, salas que son los escenarios en los que nos vamos a mover. Son necesarios para la planificación del acto, para preparar medidas de seguridad…. No está de más incluir  croquis, planos, recorridos internos y ordenaciones.
  5. Grafismos: todos los diseños que utilice en el acto para informar, invitar o comunicar: invitaciones, minutas, logotipos, paneles, folletos, carteles, placas, acreditaciones, etc.etc.
  6. Listas de personas implicadas: relación de autoridades, relación de invitados generales, relación de medios acreditados, relación de acompañantes, relación de confirmaciones
  7. Información relativa sobre el propio acto, su origen y el lugar donde se va a desarrollar, datos del municipio, la comunidad, el edificio, la asociación o la empresa
  8. Protocolo: notas para el personal de la organización, orden de los actos, distribución del trabajo de auxiliares y técnicos, notas de protocolo para los invitados con “papel” en el acto
  9. Documentación de uso interno de la organización: organización interna, aspectos organizativos, reparto de funciones, extensiones, presupuesto, incidencias.

Como uno no se puede llevar este cartapacio a todas partes: no está de más  crear un pequeño programa de bolsillo para llevar siempre encima: uno para la organización y otro para los invitados.

NOTA: Las fotos que ilustran esta entrada son de dos diferentes programas de bolsillo: una viaje de SM el rey Juan Carlos I a Irán -si, a visitar al Sha Reza Pahlevi en junio de 1978- acompañado de una serie de empresarios y periodistas españoles; y un viaje del presidente de gobierno a la inauguración de un edificio fuera de Madrid.