Protocolo en FITUR

Como hemos contado en nuestro post del lunes, la semana pasada FITUR ha copado toda nuestra atención. Y por ello, para este miércoles la entrada que hemos preparado tiene que ver con la feria. Con la feria y con el protocolo. Muchos de nosotros hemos vivido multitud de ferias y lo hemos hecho desde diferentes «barreras»:  como azafatas, auxiliares de protocolo, montando, produciendo o diseñando un stand u organizando diferentes actos dentro de ellos o para algún cliente que participara de alguna manera en FITUR o IFEMA. Partiendo de esta base –FITUR se puede vivir de diferentes formas– vamos darle hoy una vuelta muy nuestra: un paseo protocolero.

FITUR e IFEMA: dos actores protocolarios

Lo primero, y básico para la organización de actos, es saber que una cosa es FITUR y otra, IFEMA. Unas veces tendremos que tratar con unos; otras, con los otros. FITUR es la primera cita anual para los profesionales del turismo de todo el mundo, y muy especialmente de Iberoamérica. Por otro lado, IFEMA -ferias y congresos- es un consorcio creado en 1980 entre el ayuntamiento y la Comunidad Autónoma de Madrid, la Cámara de Comercio y la Fundación Montemadrid. Anualmente convoca en sus recintos -la propia feria y el Palacio Municipal de Congresos-  900 eventos y 100 ferias y congresos especializados.

Significa, a nuestros efectos, que si de convocar autoridades a un determinado acto se trata, hay que contar con las direcciones de la feria y del organismo para saludar y recibir a las autoridades que visitan la feria. Lo habitual es mantener abierta la línea entre los departamentos de protocolo institucionales ministeriales y de IFEMA.

En el stand de FITUR

Actos en una feria hay muchos. Las diferentes instituciones, organismos o empresas tienen programas diarios que llevan a cabo dentro de sus stands. Cada uno de los expositores podría dedicarle un post a las actividades que desarrolla durante los tres días y acabaríamos teniendo tantas entradas como expositores hubiera. Por tanto, habrá que centrarnos en uno. Y lo vamos a hacer en el de Turespaña: el Instituto de Turismo de España,  es un organismo autónomo de la Secretaría de Estado de Turismo. Se objetivo es la promoción en el exterior de España como destino turístico. Como tal organiza en su «territorio» conferencias, exposiciones o presentaciones. Abiertas al público profesional que visita la feria. Aunque también, y a través del Ministerio de Industria, Comerico y Turismo, actos cerrados a los que se accede con invitación.

Es evidente que desde los departamentos de protocolo ha habido trabajo que hacer: diseñar invitaciones, preparar listas de invitados y confirmar asistencia. En cuanto al lugar en el que se desarrollan este tipo de actos, hemos dicho ya que en el stand. Pero, ¿dónde para ser exactos? ¿Hay que prepararlos? ¿Hay que diseñarlos? Vamos a ver un ejemplo.

Este año, como otros anteriores, en el stand de Turespaña se contaba con un pequeño auditorio: un ágora, por su forma y disposición. Y, también, una espacio rectangular ordenado tipo teatrro, para presentaciones u actos que cuadraran en este tipo de espacios.

Es el semicírculo en la izquierda inferior del plano, el ágora; a la derecha, la sala de presentaciones.

Como veréis, muy versátil, aunque alguna persona se quejara de los pufs de la primera fila por aquello del respaldo y la espalda. En el escenario sólo el atril era fijo: eso permitía adecuarlo a mesas redondas o a presentaciones. Para controlar el acceso, un pequeño mostrador.

Además de estas mesas redondas este año se organizaron dos presentaciones. El ministro de Asuntos Exteriones, Unión Europea y Cooperación presentó El turismo en la agenda de política exterior y el presidente del Gobierno, por su parte, se dirigió a los asistentes para hablar sobre sostenibilidad turística.

¿Qué conlleva este otro tipo de actos? Se cumple con las mismas obligaciones que en todos. Se diseña una invitación:

…se elabora una lista de invitados, se confirma la asistencia, se monta un programa…. Lo mismo, pero en ambos casos, además, todo ello en conexión constante con los departamento de protocolo de la presidencia del Gobierno o del ministerior de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, pues no es lo mismo mover «civiles» que mover autoridades. Estos movimientos implican contar con seguridad. Hay que plantear recorridos, buscar salas vip, controlar accesos -todos tienen que ir debidamente documentados, pasar por registro y llevar el certificado de vacunación en regla-, localizar baños….

Por supuesto, y eso no lo hemos dicho hasta ahora, seguimos en pandemia y por tanto no está de más, por pura prudencia, andar algo holgados de espacio. Preparar el ágora significa también protocolizar sus asientos: 45 para los invitados, más una primera fila -señalada y diferente- para las autoridades.

En el centro, el presidente del Gobierno; a su derecha, la Ministra de Industria, Comercio y Turismo; a su izquierda, el presidente del Comité Ejecutivo de IFEMA.  Les acompañan la directora de FITUR -derecha de la Ministra- y la presidenta de La Rioja -izquierda del presidente del Comité Ejecutivo de IFEMA. Sillas diferentes y espacio entre éstas y la primera fila de pufs a ambos lados.

Si en el programa se contempla la posibilidad de un recorrido por varios stands de la feria:

… hay que contar con muchos movimiento. Autoridades, medios de comunicación, seguridad … todo ello teniendo en cuenta que a la feria acuden muchos profesionales y que pocos se resisten a sacar el movil o a seguir a la comitiva.

Estos recorridos demandan coordinación de los equipos de protocolo. Mantener los tiempos, adelantars a la llegada del Presidente, preparar las líneas de saludo o, lo habitual, el simple saludo en el lugar elegido para la foto…¡prensa, protocolo y seguridad.  Son como aquél famoso «trío La, La, Lá» que acompañó a Massiel a ganar Eurovisión: trabajan mucho juntos para que salga bien.

Pero no todo son actos públicos: en el stand se trabaja. Se aprecia en el plano que hemos colgado un poco más arriba, que se cuenta con salas de reuniones. Son muy cotizadas para mantener bilaterales con ministros del ramo que aprovechan su estancia en Madrid para cerrar asuntos entre los dos ministerios:

¡Todos reconocemos en esa mesa las piezas que un protocolero ha puesto en ella: carteles nominativos -tejas, metacrilatos o como sea que cada uno quiera llamarlos-, agua, banderas, gel.. Se han ordenado los puestos de mesa y no falta el intérprete. ¡Es fundamental en muchas reuniones!

Fuera del stand de FITUR

Participar en la feria también es visitar a los «amigos» y acudir a sus actos. Para planificar estas visitas a los stands, por ejemplo de las Comunidades Autónomas, hay un trabajo previo que hacer: ponerse en contacto con los departamentos de protocolo de los diferentes gobiernos regionales para coordinar la visita. Visitado y visitante tienen agendas llenas de citas y hay que buscar el hueco para que coincidan. Es lo mismo que hemos comentado para la visita a la feria del presidente del Gobierno. Hay que planificar sobre plano el recorrido más lógico para poder llegar a tiempo a todas las citas. Y, por supuesto: hay que ir por delante para avisar de la llegada y asegurarse que el comité de bienvenida estará en la puerta de su casa. Aun así, y a pesar de toda la planificación, FITUR es feria de andarines: ¿unos 10 kilómetros al día? En tres días de feria pueden ser más…

Acudir a los actos de los amigos también es asistir a conferencias o presentaciones de orgamismos o empresas que solicitan la presencia de una autoridad en sus stands o en los espacios reservados para ello. Los hay en varios pabellones; FiturTechy, FiturScreen…. ¡su propio nombre lo indica! Como en cualquier otro acto en cualquier otro sitio a lo largo del año, los protocoleros se adelantan a la llegada de su señorito. No sólo han hablado previamente con los organizadores para conocer el programa previsto, las personas que van a recibir a la autoridad o los asientos asignados en las salas o mesas, sino que además, se acercan a comprobarlo. ¡Cuántas veces no movemos una silla, un cartel o una bandera!

Inauguración de FITUR

Como comentamos el lunes en nuestro resumen, también este año se ha inaugurado la feria con un recorrido. Más corto que en los años prepandemia, pero algo más largo que el del pasado mes de mayo cuando se celebró la edición de 2021.

Por tanto, dada la similitud entre la inauguración pasada y ésta, y dado que el post se alarga ya mucho, os dejamos el video de la inauguración de este año que está colgado en el canal de You Tube de la Casa del Rey.

Y para terminar, este es el video del TW de Mincotur que resume la actividad de la semana en la feria y que nos parece que viene muy bien para ilustrar esta entrada.

(Fotos: primera fila; stand de Andalucía; TW de Mincotur; propias)