¿Qué es un congreso? Lo básico.

¿Qué es un congreso? Lo básico.

¿Qué es un congreso?

Os contamos el viernes que esta semana estábamos de congreso. Así que no podía faltar un post dedicado al asunto. Es un ámbito propio de los organizadores de eventos. Es una industria floreciente, como todo, sujeta a constantes cambios y siempre en evolución, pero con un esquema fijo alrededor de la que se mueve la organización. Hay congresos de muchas especialidades, cada una con sus particularidades, pero con tanto en común que los convierte en territorio aparte dentro de los muchos en los que puede especializarse o trabajar un organizador de actos.

Aprovechando que estamos en ello, vamos a dedicar una serie de entradas al tema. Al menos, para hacernos una idea amplia de a lo que nos enfrentamos.

Para empezar: lo básico

Un congreso es una reunión de técnicos en una determinada materia para intercambiar información y conocimientos. Dura unos pocos días, generalmente tres, precisa de mucho trabajo de organización en la que trabaja un equipo de personas bastante numeroso pues hay muchos palos que tocar.

congreso
No deja de ser un acto, pero complejo y que no puede ensayarse, pero que si comparamos con las ya clásicas partes de un acto protocolario, tiene de todas y mucho más largas: se recibe a los asistentes, se les ordena, se explican los objetivos del mismo; se ejecuta; hay oradores, encuentros entre los asistentes y despedidas. Enmarcado en un ambiente de trabajo, y con requisitos propios, pero similar.

Después: lo típico de un congreso

Dentro de las particularidades de un congreso hay algunos conceptos fundamentales que hay que conocer y manejar. Veamos los más importantes.

a. Comité organizador
Es el equipo de personas que van a organizar el congreso. Por operatividad, fluidez y seguridad no debe de estar formado por demasiadas personas. Por lo general: presidente (con o sin un vicepresidente), secretariotesorero (para la gestión económica), algunos vocales (responsables de la coordinación entre los diferentes comités, del programa social, la imagen del congreso o la  supervisión de la secretaría técnica).

b. Sociedad promotora
Son las personas, grupo, equipo, empresa, ámbito…que quieren organizar el congreso

c. Nombre y logotipo
Debe reflejar el contenido, el ámbito y el público a quien se dirige el congreso y tiene que identificarlo. Por ejemplo: Congreso Madrileño de Churreros; Congreso Nacional de Daño Cerebral Adquirido)

d. Fecha y lugar
Es importante elegir bien la fecha de un congreso. Hay que comprobar que no haya fiestas, ni  puentes, ni que esté cercano a unas vacaciones,…¡ni que sea en época de lluvias si es en la India! Ayuda mucho, y debe tenerse en cuenta, la fecha de congresos anteriores de la Sociedad Promotora que lo quiere organizar. Se suelen repetir siempre en una determinada época del año.
Para elegir la fecha podemos tener en cuenta, además:
-otros congresos similares de técnicos en la misma materia para no juntar cosas similares en poco tiempo;
los precios porque dependiendo de la época del año, pueden ser más o menos baratos o caros;
otros congresos que se vayan a celebrar en la misma ciudad
-o las características de la sede en donde se va a celebrar.

Y con esto nos ponemos en el asunto del local donde se pueden organizar congresos, y que, básicamente,son:
-centro de convenciones o congresos
-hoteles
-universidades, hospitales
-locales de las instituciones o empresas promotoras.

Para no equivocarnos en la elección del lugar, tendremos en cuenta:
-el número previsible de asistentes pues de ello dependerá el número de salas que se necesite y el  tamaño de la exhibición comercial;
-el lugar dentro de las ciudades donde esté situado (para buscar hoteles y gestionar el transporte, por ejemplo);
-el presupuesto
-la costumbre y tradición adquiridas de congresos anteriores

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e. Los ponentes
Los ponentes, que son los técnicos o especialistas que van a llevar sus descubrimientos, tesis, trabajos, o investigaciones al congreso hay que elegirlos bien: son los que le van a dar prestigio. Deben de ser avisados con tiempo para que poder asegurar su asistencia y hay que ir con tino en las negociaciones para que asistan. Podemos no tener un presupuesto y no saber si se les va a pagar.

f. Promoción y patrocinio
Un congreso no es barato. Hay que buscar financiación. Un buen patrocinador o varios son básicos. Los primeros con los que se debe contar es con aquellas empresas, instituciones o particulares que ya hayan participado en congresos anteriores. Después, se cuenta con las aportaciones de los socios de la sociedad promotora, de sociedades afines, colegios profesionales, revistas e instituciones relacionadas.

g. Exhibición comercial
En los grandes congresos, las exhibiciones comerciales atraen el interés por el mismo. El alquiler de espacios para los stands son una de las fuentes de ingresos más habituales para la financiación del congreso. Eso, además, el mercadillo anima mucho el cotarro.

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h. Duración
Los congresos duran 3 o 4 días. Por tanto, lo primero será fijar la duración, porque el presupuesto depende de ello. La estructura habitual es:
-día 1: llegada de participantes, reuniones entre promotores y organizadores, acreditaciones y recepción de documentación, copa de bienvenida;
-día 2: inauguración, sesiones, comunicaciones y posters;
-días 3 y 4: igual, pero el cuarto día, con cena, cóctel u otro evento de despedida
(en el tercer o cuarto día se celebra la reunión de la asamblea de la sociedad promotora).
Después de ajusta el horario: se establece a qué hora empiezan las sesiones y a que hora se acaba, para poder montar el  programa diario de sesiones.

 

 

 

(Fotos: http://lanoticia.hn; https://www.medena.es; http://www.hoy.es)