Sin acreditación no se pasa (y II)

Vamos a por la segunda parte sobre las acreditaciones que ya empezamos hace unos días.

El momento de la acreditación

La recogida de la acreditación (y en muchos casos, la retirada simultánea del material y la documentación para el evento) es el primer impacto, la primera impresión que los participantes tendrán al llegar. Podríamos decir que son “la puerta de entrada” al evento.

(www.vitoria-gasteiz.org)

Es muy importante planificar adecuadamente las necesidades que tendremos en este punto para que el ritmo de acreditación y acceso sea fluido y los tiempos de espera se minimicen. Así evitaremos colas y, sobre todo, evitaremos quejas de los asistentes.

Por ello, en función del número de asistentes que estimemos, hay que hacer una buena previsión de:

• Puntos o mostradores de atención que precisamos instalar.
• Equipos y aplicaciones informáticas para el registro y control.
• Número de personas necesarias para cada punto y que previamente hayan sido formadas en el manejo del sistema informático e informadas de la función que deben desarrollar.

(Foto: Azafatas Marta de Corral)

Algunas recomendaciones sobre el momento de la acreditación

1. Es importante diferenciar los puntos de acreditación que destinemos a las personas preinscritas (y de las cuales tenemos todos sus datos y la ficha de inscripción completa), de los puntos destinados a las persona que no lo han hecho (y a la que tenemos que solicitar sus datos completos). Con esta diferenciación conseguiremos que el trámite que tengan que realizar las personas que se preinscribieron sea más rápido y fluido.

2. Si las acreditaciones de las personas preinscritas están ya impresas, es aconsejable repartir proporcionalmente la tramitación y gestión de la acreditación de todas estas personas entre diferentes puntos y/o mostradores. Las formas más habituales de hacerlo son:
-o diferenciar los mostradores por orden alfabético de las letras de los apellidos.
-o bien, diferenciar los mostradores por rol o perfil del participante (invitado, ponente, asistente, etc.)

El sistema de acreditación pre-impresa ofrece la seguridad de que, ante una “caída” del sistema informático, podamos continuar con el proceso de acreditación. Para ello, es importante que previamente, hayamos impreso los listados de participantes para puntearlos y llevar un control de asistencia. (Es previsible que en eventos donde no se exige una cuota de inscripción, haya un porcentaje de personas preinscritas que finalmente no acuda, lo que nos obligará a desechar la acreditación pre-impresa con el coste económico y ambiental que pueda tener).

Si por el contrario, las acreditaciones de las personas preinscritas se imprimen in-situ y no las tenemos preparadas previamente, el sistema y la aplicación informática que utilicemos debería posibilitar que en cualquier punto o mostrador se pueda acreditar cualquier participante, independientemente de su rol o perfil.

Muy importante: habrá que contar con impresoras rápidas que garanticen que no ralentizamos o retrasamos el proceso de acreditación por el tiempo de impresión de la credencial.

3. Es aconsejable disponer de personas en los puntos de acceso que puedan orientar a los participantes hacia los puntos de acreditación correctos. También es importante identificar los mostradores con una señalítica efectiva para que se vea claramente que tipo de acreditación se tramita en cada uno: desde el momento que una persona acceda a la zona de acreditación, es importante canalizarla correctamente hacia el punto y/o mostrador correcto.

4. Es recomendable que el tiempo destinado a la acreditación de los participantes permita que la gran mayoría de ellos (si no la totalidad) hayan realizado los trámites de acreditación antes de comenzar el evento.

Evidentemente, el número de asistentes, el número de puestos de acreditación habilitados, los sistemas y aplicaciones utilizados, la habilidad del personal, el modelo de gestión de la acreditación, etc. condiciona la duración del proceso. Por ello, es preferible no limitar en exceso el tiempo para que este proceso se realice correctamente. Es más, si la dimensión del evento es importante y el número de asistentes es muy elevado, es recomendable inclusive ofrecer la posibilidad de que los participantes puedan acreditarse el día previo al evento.

Muy importante: hacer un “ensayo” previo que permita calcular con el dispositivo previsto, el tiempo y los flujos de la acreditación.

5. Es aconsejable tener muy presente el acceso y la acreditación de las personas con discapacidad. Esto requiere:

• Identificar claramente el acceso y los puntos de acreditación específicos.
• Tener en cuenta las características y las dimensiones del mostrador de acreditación.
• Contar con personal específico para atender a estar personas.

1. Hay que tener previsto en los puntos de acreditación el material y la documentación que se entregará a los participantes. En este sentido, lo habitual suele ser entregar una bolsa, mochila, cartera o soporte similar en la que se incluya:
   -Programa
   -Programa de Bolsillo
   -Invitaciones y tickets para actividades sociales
   -Libro de ponencias, documentación, etc.
   -Bloc o cuaderno para notas.
   -Bolígrafo o rotulador.
   -Información turística de la ciudad donde se celebra.
   -En algunos casos, algún regalo corporativo.