Nos vamos de visita
Vimos ya hace unos meses que entre los actos más habituales de una institución está el de recibir visitas. El post se titulaba Diseñando el ceremonial de una visita y es de debrero de 2021. Vimos cómo había que organizar la recepción y desarrollo de una visita que va a recibir un alto cargo. Los trabajos previos y el desarrollo. Y comentamos que para escasa una hora de visita habíamos dedicado un par de días de trabajo. Y estábamos en terreno propio: en nuestra institución. ¿Qué haríamos si en vez de recibir, giramos nosotros la visita? De visita de cortesía o de visita a conocer empresas, fábricas o lugares relacionados con su ámbito de competencias. A esta otra “modalidad” dedicaremos el post de hoy.
Nos vamos de visita
Lo primero y principal es separar entre visita de cortesía a otra autoridad o visita profesional a fábrica, empresa o similar. Esta segunda puede requerir un desplazamiento: cabría perfectamente en un viaje a un territorio o comunidad autónoma diferente a la nuestra. Eso significa que además de organizar la visita, hay que organizar el viaje. Dependiendo de la distancia, en avión, tren o vehículo; con posibles pernoctaciones y con una determinada delegación. Dado que es complejo, dejaremos la organización de los viajes para un post posterior y nos centraremos exclusivamente en la visita a fábricas o empresas que sería una parte de este viaje. Y en las de cortesía.
Visitas de cortesía
Para estas últimas, el procedimiento que seguiremos es muy similar al que hemos desarrollado en el caso de ser nosotros quien recibimos al visitante y que expusimos en el post mencionado. Puede por tanto también dividirse en dos partes: la organización de la visita y el desarrollo de esta. Por tanto habrá que comprobar todo aquello que vaya a entrar en juego.
Los accesos: tenemos que saber por qué punto exacto vamos a acceder al edificio y a su interior. En muchas instituciones hay entradas específicas para las visitas a autoridades. Si vamos con un vehículo, hay que ajustar no sólo el acceso al punto más cercano a la entrada al interior, sino, además también, el estacionamiento de los coches. Es básico tener un buen teléfono de contacto para posibles dudas o problemas -tráfico, cortes de calle, despiste, etc.-.
El recibimiento: fijar en qué punto nos van a recibir. Si será a pie de coche en el acceso al edificio o ya dentro del mismo. Y qué personas -nombre y cargo- serán las que saluden al invitado.
La sala: tenemos que tener claro en qué sala se va a desarrollar la visita, su situación en el edificio y el recorrido hasta llegar a ella y el asiento que va a ocupar el visitante.
La delegación: hay que avisar de quién acompaña al visitante -director de gabinete, director de comunicación, etc.- y necesitamos saber quién estará con el anfitrión para poder preparar, por ejemplo, una nota biográfica para que el visitante esté informado. Nombres y cargos. Y sin olvidar que además lo normal es que el personal de protocolo vaya por delante para coordinar la llegada y que siempre acompañan escoltas.
La prensa: es posible -aunque a veces no se haga- que se quiera repercusión en prensa por lo que habrá que ver posibles ubicaciones de la misma -cámaras, fotógrafos- y de posibles fotos de la visita. Si se prevé foto de grupo, conviene revisar su ordenamiento para que llegado el momento no se forme un barullo.
El regalo: en las visitas de cortesía es habitual que los visitantes entreguen un obsequio -regalo institucional- a su anfitrión. Si se ha decidido hacerlo, se entrega antes de que tomen asiento.
Visitas a fábricas o similar
En este tipo de visitas es básico el trabajo conjunto entre los dos equipos de organización y protocolo. La avanzada es imprescindible. Es frecuente que nos tengamos que mover por espacios muy distintos al de trabajo: no serán sólo despachos o salas, sino que lo vamos a hacer por territorio desconocido.
Lo normal es partir de un esquema que después se puede ir puliendo o ajustando según se avanza en su organización. Este posible marco de trabajo sería el siguiente:
–recepción y saludo por parte del anfitrión (junto a su equipo de gobierno o, si fuese una empresa, de la junta directiva o de los más altos ejecutivos de esta);
-posible descubrimiento de una placa conmemorativa de la visita, que no es muy frecuente, pero puede darse pues en algunas empresas, fábricas, factorías o similar, recordar la visita de un alto cargo institucional es un honor;
–explicaciones generales de las instalaciones o lugares que se visitan: para ello se utilizan maquetas o paneles; también es habitual trasladarse a una sala o similar de la empresa y hacer una presentación con ayuda de material audiovisual;
–recorrido por los principales lugares (que puede ser a pie, o si es necesario, en vehículos que desplacen a los visitantes hasta los lugares más distantes que se quieren mostrar);
–firma en el libro de honor y entrega de un obsequio.
–encuentro con directivos y personal de la entidad, foto de grupo o de familia y palabras de agradecimiento por parte del anfitrión, a las que contestará el invitado.;
-según la hora y las características del lugar que se visita, vino español, cóctel o comida;
-despedida.
Es, a grandes rasgos, el marco habitual del que se parte para preparar el desarrollo de la visita. Trabajaremos en las posibles necesidades pero dado que nosotros no somos los anfitriones, nuestra labor de organización tiene que tener necesariamente además un punto de cooperación constante. También es parte de nuestro trabajo explicar y dar a conocer el programa previsto. Sin olvidar que hay una serie de detalles que tenemos que se deben controlar:
-si hubiera un control de acceso en la puerta principal: se facilitarán todos los datos de conductores y vehículos para evitar la parada y poder continuar hasta el punto donde está previsto el recibimiento;
-si hay autoridades oficiales esperando a la visita, se ordenarán para el saludo según el Real Decreto de precedencias o según la normativa que aplique;
-si se han convocado medios de comunicación, habrá que ubicarlos frente a la puerta para que puedan tomar imágenes;
-si se visita una fábrica, laboratorio o empresa muy especializada que lo requiera es bastante probable que se deba vestir ropa o calzado de seguridad. Por tanto, no sólo habrá que avisar de ello, sino que además habrá que mandar tallas y números de pie para que puedan tener el equipamiento -EPI: equipo de protección individual- preparado;
-los equipos o delegaciones visitantes: las autoridades o altos cargos institucionales no van solos. Siempre lo hacen acompañados de una delegación formada por directores de gabinete, asesores y personal de protocolo y prensa, además de escoltas. Durante el diseño de la visita se negociará también qué papel va a juzgar dicho grupo o séquito en las posibles partes de la visita: reunión de presentación, recorridos o agasajo del tipo que sea. En caso necesario de una comida, lo habitual es organizar para este grupo un espacio diferenciado donde comer. Es lo que se conoce como mesa técnica.
