¿Te vienes a FITUR?

¿Te vienes a FITUR?

Como os comentamos en el saludo del lunes, la semana pasada estuvimos en FITUR y no publicamos ningún post. ¡Falta de tiempo! Aunque todos seamos conscientes de que las ferias son largas, necesitan tiempo de preparación y ocupan muchas horas, enfrentarse a FITUR es siempre un reto. Cada año es más grande, cada año hay más gente, más expositores, más actividades…¡se nota lo que el turismo aporta al PIB del país y no en balde, 84 millones de visitantes obligan a cuidar esta enorme industria.

Es imposible preparar un post en el que se incluya todo el proceso que se sigue hasta poner el pie el primer día que se abre la feria. Pero vamos a intentar resumir, al menos, lo más protocolero de todo lo organizado estos días. Durante los días previos hay actividades habituales relacionadas con la feria: cócteles de bienvenida, foros de turismo, presentaciones de ayuntamientos o de comunidades, etc.

Para las autoridades que van a estos actos hay que preparar un programa. Eso exige ponerse en contacto con los organizadores para poder preguntar y confirmar aquellos aspectos protocolarios que corresponden a la autoridad: quién le va a recibir a la llegada, si hay o no sala VIP donde esperar el inicio del acto, qué personas van a estar en dicha sala, posibles fotos de posado ante un Photocall, medios de comunicación al acecho con el micrófono en mano para posible “canutazo”, asiento que ocupa en la primera fila o en el escenario, si así estuviera montado el acto, intervenciones y su orden, posibles entregas de placas u otros para agradecer la asistencia…

El stand es nuestra casa

En la feria, los expositores “viven” en sus stands. Allí reciben a sus clientes, organizan diferentes actividades y, suelen recibir visitas de autoridades de su ámbito de trabajo: puede ser que el día de la inauguración sean los Reyes los que paren en el stand, o un ministro o el alcalde de su pueblo. Estamos hablando de una feria de turismo y las empresas hoteleras, los diferentes ayuntamientos, agencias de viaje, países con destinos a promocionar o programas y proyectos de unos y de otros hay que venderlos lo mejor posible…

Por ello es importante conocer la situación de los pabellones y de lo que se expone en cada uno: organizar las visitas a comunidades autónomas, por ejemplo, requiere diseñar recorridos sencillos. Ir de una punta a a otra supone recorrer kilómetros a empujones, porque hay muchos, muchos, muchísimos visitantes.

Si acompañamos a una autoridad tenemos que tener en cuenta que va siempre acompañado: director de gabinete, asesores, escoltas, director de comunicación, fotógrafo…. Si le reconocen le van a parar, querrán fotos o saludo y todo ello irá retrasando la llegada al stand o lugar de la feria al que se le acompaña. Sin olvidar que hay que ir debidamente identificado. En determinados actos, por ejemplo en la inauguración oficial, las acreditaciones indican quién acompaña la comitiva. Sin ella, no se pasa.

Actos dentro del stand

Como hemos dicho, el trabajo de los equipos y expositores, se hace en el stand. Antes de llegar al recinto ferial hay que tener bien claro el espacio en el que nos vamos a mover. Para organizar los actos que se vayan a desarrollar allí necesitamos saber tamaño de despachos, salas, almacenes, salas de presentación o cualquier otras salas y sus aforos. El diseño de los stands varía cada año y se adapta a las necesidades de cada expositor.

Una autoridad que pase los días de feria en el stand recibirá visitas, mantendrá reuniones bilaterales con autoridades del ramo, participará en mesas redondas u otras actividades que se organicen allí y necesitará un despacho para trabajar. Para el protocolero significará tener preparadas banderas de los diferentes países cuyas autoridades se van a reunir allí, carteles nominales, servicios de agua, papelería, wifi, regalos institucionales,… Pero también desarrollo de posibles actividades -por ejemplo, de mesas redondas-: invitaciones, control de asitencia, primeras filas protocolizadas, intervenciones, recibimientos…

Actos fuera del stand

Pero no sólo del stand se vive en FITUR. Lo más significativo es pasear pabellones y visitar stands para saludar y apreciar lo que presentan: es el momento de sacar lo mejor de cada casa. Eso si, teniendo en cuenta que vamos con “autoridad” a visitar “autoridad”. Previamente ha habido que cerrar estas visitas. Esa es labor que hacen los directores de gabinete habitualmente, y que desarrollan después los departamentos de protocolo.

Se fijan no sólo el día y la hora del saludo -que es lo más corto-, de la visita o de la participación en alguna actividad del stand, sino también los medios de comunicación que van a cubrirlo, y si son reuniones, el despacho o lugar donde se va a llevar a cabo y los nombres de las personas que van a participar en la misma. Si es una actividad determinada, exactamente el papel de la autoridad en la misma: intervenir, ponerse una camiseta, ponerse unas gafas de realidad virtual o cortar un jamón.

La tarea diaria también es participar en actividades de asociaciones, empresas, entidades o instituciones. Se reciben muchas peticiones de este estilo en un gabinete. Se valoran se analizan y se decide el número de ellas que se pueden cubrir en función de las necesidades de cada momento o de los proyectos que se puedan tener en marcha. Como en el caso anterior de las visitas, se fijan todos los aspectos de la participación de la autoridad.

Otros años os hemos contado también diferentes aspectos de esta feria. En 2022 hablamos de “Protocolo en Fitur” y en 2019, en “FITUR: inaugurar con un recorrido“, vimos de qué manera los Reyes inauguran la feria todos los años. Por ello, no vamos a repetirnos. Ya es bastante largo este post. Si habéis llegado hasta aquí: ¡gracias de corazón!

(Todas las fotos son de la cuenta en X del Ministerio de Industria y Turismo)