Inaugurando que es gerundio

Inaugurando que es gerundio

Hoy inauguran los Reyes  la 36ª edición de FITUR en Madrid. Otra ceremonia protocolera esta semana: ¡y  van dos! Las inauguraciones son otro de esos actos que se organizan constantemente y para los que podemos crear un esquema básico que seguir una y otra vez, “adornándolo” en cada caso con los detalles y particularidades de cada caso. Pero, lo mismo que vimos en el post dedicado a las partes de un acto protocolario, podemos sintetizar y, así, tener un esqueleto o maqueta que nos ayude a no olvidar lo primordial cada vez que diseñemos una inauguración.

Primero, creemos la plantilla:

en nuestro esquema no nos podemos olvidar de estos  “hitos”:

  • Recepción de invitados:
    generales, autoridades y de quien va a presidir la inauguración (autoridad o invitado de honor)
  • Recibimientos y saludos:
    ¿quien recibe y dónde? Líneas de saludo (autoridades y anfitriones)
  • Inauguración (y acto institucional)
    corte de cinta o lo que se estime propio para cada caso y descubrimiento de placa conmemorativa.
  • Recorrido por las nuevas instalaciones
  • Despedidas

Evidentemente, sobre cada uno de estos puntos hay que trabajar a fondo. Pero no sólo en la organización y producción del acto, sino, también en su aspecto protocolario.

Recepción invitados y saludos

Los invitados generales estarán citados a la hora determinada por la organización e irán llegando poco a poco -a goteo- pero con las autoridades y, muy especialmente, con quien va a presidir la inauguración -en el caso de FITUR, los Reyes– habrá que pautar las llegadas: para estar a pie de coche y recibirles adecuadamente. Al respecto, se puede consultar la entrada que publicamos en febrero de 2016.

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Inauguración (y acto institucional)

Esta parte puede ser la más “creativa” de todo el proyecto. Por un lado es posible que requiera del tan vistoso invento de cortar una cinta. A muchos anfitriones les gusta y nosotros estamos a su servicio. Habrá que esmerarse: parece sencillo, pero para que la imagen quede clara y limpia hay que cuidar mucho la puesta en escena y, sobre todo, el movimiento de personas. Hay otras opciones que también pueden dar buenos resultados: por eso, la creatividad tiene cabida aquí.
Por otro, es posible que el acto requiera de discursos: hay que diseñar el lugar idóneo para ello. Bien en una sala preparada al efecto -lo que obliga a mover a los invitados a ella- o bien un punto a lo largo del recorrido. Y a preparar un Orden del Día con las intervenciones ordenadas. Evidentemente, también puede hacerse de pie en alguna zona del espacio a inaugurar. Cada acto, y cada anfitrión, tiene al respecto sus preferencias. Incluso, es posible que no quiera intervenciones. Hay que estar a todo.
Puede ser que se quiera firmar en el Libro de Honor. Muchas instituciones y empresas los tienen y durante la firma se puede aprovechar para mover invitados, por ejemplo, a la mencionada sala- o para cualquier otro movimiento que haya que hacer según el diseño del acto que hayamos previsto. Normalmente, se prepara un obsequio o detalle protocolario para agradecer a la autoridad o al invitado de honor haber presidido la inauguración. Tras la firma, es un buen momento para entregarlo. Pero tanto si la haya, como si no, lo que tenemos que tener claro, es que hay que pensar bien cuándo entregarlo. ¡Que no tengan que cargar con ello todo el rato! (Lo que extensible a los ramos de flores para las mujeres, costumbre, que ¡por suerte! se va olvidando).

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Recorridos

Recorrer las nuevas instalaciones -y en el caso de FITUR, los stands de la feria- requiere por parte del organizador del acto un cálculo detallado de lo que se va a ver. Por un lado es imprescindible que haya algún técnico especialista -en edificios, fábricas, o instalaciones técnicos o tecnológicas-  que pueda explicar qué es aquello que se inaugura. Breves y concisas, pero imprescindibles. Si es necesario -y suele ser lo habitual- se servirá de  paneles, fotos, planos, vídeos, maquetas, o cualquier otro elemento que le permita explicarse mejor para que todos lo comprendan.
Por el otro, el “paseo” por las instalaciones no debe ser excesivamente largo: lo suficiente para que se entienda la importancia o magnitud de lo que se inaugura. Y debe diseñarse de forma que no se pase dos veces por el mismo lugar: así que como organizadores, tendremos que que ir a verlo antes.
Si está previsto ofrecer un vino español tras el recorrido, éste debe acabar, precisamente, en el lugar determinado para ello. Si fuera en el exterior, ¡cuidado con el tiempo! Calor, sol, lluvia, frío…¡no nos avisan siempre!

Despedidas

Todo invitado debe ser despedido dicen las más mínimas normas de cortesía. Así pues, si hay vino español, el anfitrión charlará con unos y otros y las despedidas de unos y otros formarán parte de la charla a lo largo del mismo. Pero a las autoridades y a nuestro invitado de honor hay que despedirles en la puerta. El anfitrión y sus más cercanos colaboradores, los miembros de la junta directiva o los altos representantes de la entidad anfitriona deben estar pendientes de ello para, en su caso, repartirse el trabajo y cumplir con sus obligaciones.

Este es un video de la llegada de lo Reyes a FITUR: está en YouTube y es de un privado, pero, sirve para ver la línea de saludo formada a la derecha de la entrada y los saludos del recibimiento.
¿Os habéis fijado en los muchos enlaces que tiene este post? Cada uno de ellos lleva a una entrada específica: son los mil detalles que como piezas de un puzzle forman una imagen final. En nuestro caso, un acto. Así que hay que jugar mucho y fijarse bien: ¡inaugurando que es gerundio!

(Fotos: casareal.es; http://blogs.mujerhoy.com/)