Ordenar el gallinero

26 septiembre 2018

Hemos visto ya otras veces en el blog que un protocolero se pasa el día calculando -hablamos de cantidades en la serie que iniciamos con este post– y ordenando. Cuando no son mesas, son presidencias, líneas de saludo, reuniones, espacios, auditorios… Hacemos mil y un dibujos moviendo los sitios, cambiando a las personas según se van cayendo o sumando a un acto. Llevamos un par de días liados con un auditorio tratando de protocolizar todo el aforo y eso nos ha dado la idea del post de hoy.

Ordenar un auditorio

Los teatros, salas de concierto y cualquier otro tipo de auditorio son los espacios que con más frecuencia se ordenan para un acto. Ya sea un congreso o un concierto. Para asegurarnos el éxito en este trabajo es importante conocer las técnicas y herramientas que ofrece el protocolo. Si ordenamos presidencias -pares o impares, que de eso ya sabemos mucho- y sabemos que existe eso de la alternancia izquierda/derecha, tenemos ya algo con que ir empezando a trabajar.

Protocolizar todo el aforo, es decir, asignar todas y cada una de las butacas a una determinada persona con nombre y apellido es un trabajo ímprobo. Por supuesto, puede hacerse, pero requiere saber con seguridad absoluta que todos los asistentes al acto que estemos organizando van a acudir al mismo.

Por ello, deberíamos optar, según el nivel de seguridad que tengamos del número de asistentes confirmados por diferentes opciones. Además, conviene saber dónde están las puertas de acceso, pues de su situación dependerán la derecha y la izquierda del espacio y ya sabemos que la derecha, en protocolo, es la que manda. Pero, para ir pensando un poco como abordar este reparto de butacas, veamos lo básico.

Podemos ordenar de diferentes maneras

Por zonas: dividimos el aforo del auditorio por zonas y asignamos a cada una de ellas a un determinado grupo de asistentes. Por ejemplo: prensa, organización, ponentes… y dejamos una zona mayor para el grueso de los asistentes.

Por filas: reservamos una serie de filas para determinado grupos por los que tengamos un interés especial. Habitualmente, se reservan las primeras filas centrales para autoridades, participantes o actores en el acto en cuestión o para la presidencia. Este sería el caso de la presidencia en público a la que ya dedicamos un post en el blog.

Ordenar esa primera fila

Es obligado. Lo normal es que en ella se ubique a las autoridades y en este caso, es de aplicación el Real Decreto 2099/83 de ordenamiento general de precedencias en el estado. Pero, si no es el caso y esta primera fila la van a ocupar las personas que el anfitrión decida, es imprescindible saber que, aunque lo habitual es hacerlo en alternancia desde el centro de la misma, hay otras diferentes maneras de ordenar los asientos. Dependerá de la situación de la fila o espacio dentro del propio teatro o auditorio, de si alojará a la presidencia del acto ella o de si ésta se situará en el escenario.

El croquis representa una de las posibles opciones. En este caso, un aforo de filas completas, sin pasillo central, número impar de butacas y presidencia impar en el escenario. Si empezamos a combinar estas variables -pasillos, filas, número par o impar, presidencia integrada en la primera fila, presidencia en tarima o escenario, par o impar…- tendremos claro que cada caso requiere conocimiento de causa. ¡Cada uno se ordena de diferente manera!

No. No nos vamos a meter en ese berenjenal. Es técnica pura. Para los que estén interesados lo mejor es una buena guía. Nosotros os recomendamos una “contra el pánico del principiante”: Los básicos del protocolo. de María Gómez Requejo, Csilla Felfölldy y María de la Serna. El croquis pertenece al capítulo 9 de esta guía. ¡Están todas las posibilidades!