Planificar un congreso: la candidatura (I)

Hace un par de semanas empezamos una nueva serie en el blog. La dedicada a los congresos. Vimos algunos conceptos básicos. Para que empezaran a sonarnos. Continuamos hoy con un segundo capítulo: la candidatura.

Si, como la de los Óscar o los Juegos Olímpicos. Postularse como los mejores para organizar un congreso. Aportar una serie de méritos, un buen proyecto que enganche y, como en cualquier otro caso, competir con otros para ser los elegidos.

La Candidatura

Para optar a organizar un congreso hemos de preparar un documento en el que se detallen las bases mínimas sobre las que construirlo:
-la definición y objetivos del congreso
-el lugar y la sede
-los comités: organizador, de honor y científico
-los participantes o asistentes
-la imagen del congreso
-las secretarías técnica y científica
-el presupuesto
-y  la propuesta de programa social

¿Qué forma debe tener la documentación sobre la candidatura?

El que cada uno estime que le ayuda a expresar mejor lo que propone: tipo dossier, en papel o en power point, para exponerlo después,…¡la forma que nos permita “vender” bien!

Con este documento respaldamos que:

1. Podemos organizarlo: tenemos capacidad (tanto si somos una organización profesional de congresos (OPC) como si somos la propia sociedad promotora) para llevar las riendas de la organización del congreso (o jornada, reunión o lo que sea); que tenemos capacidad profesional y posibilidades de promocionarlo dentro del sector al que nos dirigimos
2. La ciudad que proponemos tiene un interés importante para ser la elegida: por un lado reúne las condiciones esenciales necesarias (buena comunicación, buenas infraestructura, buenos hoteles y palacios de convenciones, buenos profesionales, etc.) y  por el otro,  tiene atractivo cultural, turístico y de ocio, aportando todos los datos que nos parezcan relevantes para demostrarlo.

Tipos de candidatura

Se puede querer competir por:

-la sede: ser el país o la ciudad que acoja el congreso
-la organización técnica: ser la empresa que organice toda la infraestructura necesaria para que pueda llevarse a cabo. Desde el alquiler de las salas, a la gestión de los transportes, las comidas, el personal, etc.
-o por ser responsables de alguna de las “partes” del congreso: ser los responsables de un determinado ámbito como por ejemplo, medios audiovisuales, catering, seguridad, etc.

¿Quién presenta una candidatura?

Aquellos interesados en organizar el congreso:
-la propia sociedad promotora
-las instituciones
-o las empresas organizadoras

Para no alargarnos, vamos a dejar para el siguiente post los detalles: comités, presupuesto, programa social…¡las bases mínimas!

(Fotos: http://bibliodalexandria.blogspot.com.es; http://blog.sportivic.es; http://www.tempotourscongresos.com)