El recinto ideal (y II)

20 octubre 2015

El recinto ideal (y II)

Para rematar la entrada de ayer lunes, falta que veamos la influencia que en la búsqueda del recinto ideal puede tener lo que llamamos “el papeleo“. Es el tercer criterio a tener en cuenta en la elección del espacio.

Las condiciones administrativas del recinto

Condiciones económicas:
-coste de los espacios contratados: el precio total por el uso se calcula partiendo del coste por día, teniendo en cuenta los posibles descuentos sobre la tarifa diaria para los días en los que el espacio se use sólo para el montaje o el desmontaje;
-coste de los servicios: precio por el uso de los equipamientos y servicios auxiliares que el recinto ofrece y que contratamos para nuestro evento, si fuese necesario. Esta es una partida abultada de manera que antes de nada conviene valorar y hacer unos números: se pueden buscar alternativas -si no hay exclusividad- pero no siempre es garantía;
-condiciones de pago : pago fraccionado, anticipos, fianzas, etc.)
Servicios exclusivos:
-hay recintos -y es cada vez más frecuente- que no permiten otros proveedores externos que no sean los determinados por la propiedad del local, espacio o recinto.
Las condiciones contractuales:
-es conveniente solicitar un modelo proforma de contrato para conocer las condiciones legales: política de reserva y cancelaciones, pólizas de seguro requeridas, responsabilidades civiles y penales, etc.;
-si no lo tienen, se remite uno redactado por nosotros.
Concurrencia de eventos:
-comprobar si se va a celebrar otro evento en el mismo recinto de manera simultánea al nuestro;
-en caso afirmativo, hay saber de qué evento se trata y establecer, contractualmente, las condiciones de uso de los espacios comunes del recinto (accesos, uso de zonas comunes como cafeterías o restaurantes, etc.);
-lo mismo es válido también para el caso de alquiler parcial de un recinto para un evento. Si el propietario puede ofertar y alquilar los espacios no reservados a otros clientes, hay que pactar las condiciones y reflejar las limitaciones en el contrato;
(por ejemplo: celebrarse simultáneamente en un recinto ferial, un evento organizado por un grupo ecologista y otro organizado por una compañía de petróleo).

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Para terminar la entrada, ¿qué entendemos por recinto, local o espacio?

El tipos de recinto

Palacio de Congresos o Centro de Convenciones, recintos feriales o cualquier otro tipo infraestructura estable, capaz de albergar todas las actividades previstas en nuestro evento
Ventajas: están acostumbrados a los eventos; tienen los servicios necesarios; normalmente, son los únicos que permiten un gran número de participantes; permiten que se desarrollen a la vez, y en varias salas, diferentes actividades.
Desventajas: son caros, y si cuentan con todos los servicios necesarios, a lo mejor compensa, pero si hay que contratar algunos servicios por no disponer de ellos, el presupuesto puede dispararse

Hoteles
Ventajas: los que están preparados para convenciones o congresos suelen estar muy bien equipados, cuentan con la misma experiencia que los palacios, están mejor situados dentro de las ciudades, son confortables y cómodos para los congresistas comunicados
Desventajas: no siempre se acepta bien en los congresos científicos, por necesitar éstos un equipo técnico más sofisticado del que no siempre disponen; en el asunto comidas, son más caros que los palacios

Pero también, universidades, hospitales, locales de las instituciones o empresas promotoras, espacios multiusos, teatros, jardines, calles…

Cada uno de ellos tiene sus características y particularidades. Antes de decidirse, hay que ver mucho, comprobar mucho y atar muchos cabos. El éxito del evento depende más de lo que parece, de lo adecuado que sea el recinto para conseguir el objetivo planeado.

Fotos: