Dentro del esquema de un congreso se reserva una franja horaria del primer día para la inauguración. Con ayuda de la Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones, resumimos para el post de hoy algunos aspectos fundamentales de esta ceremonia.

La inauguración de un congreso

Aunque la palabra inauguración nos lleve directamente a pensar en inicio, esta ceremonia no es el “primer acto” de los tres días que suelen duran los congresos. Pero, evidentemente, se lleva a cabo el primero de los días que vaya a durar. Lo normal es que sea a media mañana tras las primeras sesiones, presentación de ponencias o mesas redondas de la jornada. La mayoría de los congresos en España empiezan a las 9.00 h. ¡No es lo mismo en otros países que son más madrugadores que nosotros! En Europa, las sesiones suelen ser a las 8.00 y en Estados Unidos a las 7.00 h.

Podemos decir así, que es una pausa dentro de la jornada de trabajo de la primera mañana. Y también, que es un acto social. Los promotores de un congreso invitan a inaugurarlo, bien a figuras de prestigio dentro del ámbito profesional objeto del congreso, o bien, a alguna autoridad de la ciudad o país donde se desarrolle el congreso. Su presencia dará realce a la ceremonia y pondrán de relieve la importancia del mismo. Eso sin tener en cuenta la atracción que estas personas provocan en los medios de comunicación.

Por tanto, buscar a dicha figura, solicitar su presencia y coordinar su participación en el acto requerirá de un diseño de dicha ceremonia. Eso nos lleva a la obligación de preparar un planteamiento protocolario que los organizadores del congreso tendrán que poner en conocimiento de los gabinetes de las autoridades invitadas. Y consecuentemente a entablar una relación fluida con los departamentos de protocolo y de prensa.  Es recomendable por tanto diseñar un guion básico –que podrá ajustarse o pulirse y adecuarse a las incidencias que puedan surgir- para remitir a dichos gabinetes.  Su estructura no debería ser muy compleja: recibimiento, presidencia y orden del día.

Recibimiento

Recibir siempre es obligado. Si el comité organizador ha decidido que sea una autoridad quien inaugure el congreso, deberá organizar su recibimiento en la forma que corresponda al rango del invitado:

• Llegada de la autoridad invitada a la ceremonia
• Recibimiento por parte del presidente del comité organizador, que es el anfitrión del acto, y del presidente de la sociedad promotora
• Saludos y paso a la Sala de Autoridades, si se estima oportuno
• Entrada al auditorio o plenario

Presidencia de la inauguración del congreso

Siguiendo con el planteamiento anterior, si es una autoridad o personalidad de relevancia quien va a inaugurar el congreso, el anfitrión del evento, le cederá la presidencia en señal de cortesía. Lo habitual en este tipo de ceremonias es contar con una mesa que se debe ordenar según el rango de las personas que vayan a ocuparla en alternancia par o impar.  Además se señalará cada puesto con su correspondiente cartel nominal donde figurará el nombre y cargo de la persona que va a tomar asiento y se dotará de micrófonos, agua –jarra y vasos de cristal- y sillas apropiadas con brazos y respaldo.  Un detalle a tener en cuenta es, que al mirar de frente al público, es recomendable cubrirla con paño o tejido hasta los pies. No deben verse las piernas de las personas que se sientan en ella. Sobre la mesa se dispondrá un orden del día: ¡no olvidar que debe estar consensuado con las partes implicadas!

Guión de la inauguración del congreso

La experiencia dicta que estos actos no deben ser muy largos. Nuestra recomendación es no dejar que pasen de la media hora. Y para ello, es importante que no sea excesivo el número de oradores. ¿Qué es lo recomendable? El número mágico es el tres: el presidente del comité organizador, el presidente de la sociedad promotora del congreso y el invitado/autoridad que va a inaugurar el congreso. ¿Orden de intervenciones? Protocolo puro:

• Bienvenida por parte del Presidente del Comité Organizador
• Intervención del Presidente de la Sociedad Promotora
• Intervención de la autoridad

Después de esta intervención, lo habitual es continuar con la conferencia magistral que es propia de la inauguración de un acto académico. Un congreso donde lo básico es el intercambio de conocimiento, es un acto académico. Pero las autoridades o personalidades invitadas a inaugurarlo no siempre se quedan a escucharla. Por tanto, se suele hacer una pausa para despedir al invitado. Esta pausa sirve además, y entre otras para reorganizar la mesa, poner un atril, arreglar micrófonos, cambiar las aguas, etc. Una vez de vuelta las otras dos personas que participaron en la primera parte, se sigue con el guion.

Esto es sólo un resumen. No hemos añadido nada sobre banderas, escenarios, obsequios…. ¡hay tantas cosas a tener en cuenta en la inauguración de un congreso! Por eso os recomendamos la guía que nos ha servido de guía para el post de hoy: ¡es súper práctica!

(Fotos: OMC Granada;  SEMES Alicante)