Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento

Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento

Dedicarse a la organización de actos y al protocolo y organizar un encuentro con profesionales que se dedican a lo mismo es de ¡muy valientes! Uno está expuesto a que te pillen los fallos de tu evento con sólo abrir los ojos. Pues aún así, un grupo de protocoleros -cada vez más numeroso- ha encajado en sus agendas encuentros regulares en los que poder compartir con los compañeros de profesión, además de asuntos de trabajo, unas horas de abrazos y amistad. Unas horas mágicas.

Son las #quedadas y las #jornadasdeconvivencia. Un gran invento que surgió sin premeditación alguna y a la que cada vez se suman más protocoleros. ¡Por el puro placer de estar juntos y de conocernos! Al mando de cada una de ellas se sitúa el “comando” organizador…”mañico”, “catalán”, “gallego”… ¡el que toque porque los protocoleros estamos en todas partes! ¡Y por ello cuanto más seamos, mejor! (Entre quedadas y jornadas hay una diferencia: aquí tenéis la historia).

Este pasado sábado 18 de febrero se ha celebrado una de esas #quedadas: #ProtocoloBCN17 y han sido los compañeros de Cataluña los que se han lanzado al ruedo esta vez. Organizadores organizando para organizadores: ¡un gran reto! Pero como los grandísimos profesionales que son,  no se han salido de la rutina de trabajo cegados por el corazón,  porque saben que si la hay, y es buena, es garantía de éxito. ¿Qué han hecho?

#ProtocoloBCN17

Establecido la época del año y el lugar con antelación -la decisión de que fuera en Barcelona y en enero o febrero de 2017 se tomó en la II Jornada de Convivencia celebrada en Alicante en junio de 2016- el “comando catalán” cerró la fecha en función de: agendas de trabajo, facilidades para las visitas, comodidad en el transporte, disponibilidad de los espacios, etc. Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento.

Después diseñaron un programa:

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y nos facilitaron los datos más importantes que necesitábamos para llegar -incluso para los que llegamos en metro-: exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento.

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Para facilitar la comunicación entre los que iban confirmando asistencia, crearon un grupo de WhatsApp: el hashtag #ProtocoloBCN17 nacía a efectos prácticos. Trabajamos con redes sociales y no podíamos dejar de lado nuestra habitual vía de difusión del protocolo:

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Así pudieron ir ajustando las llegadas de todos -los que venían en coche, los del AVE,…- y además, cerrar un menú teniendo en cuenta las posibles alergias u otros problemas de alimentación que pudieran tener los asistentes. ¡Que los hubo! Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento.evento

El día 18 -el grupo de “wasap” empezó a vibrar a las 6 de la mañana- el “comando catalán” tomó posiciones: unos se situaron en la Sagrada Familia para los que iban directamente; otros esperaban en la estación de  Sants a los del tren…. ¡bono metro en mano para no perder el tiempo y salir directamente hacia Sagrada Familia! Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento.

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El programa se cumplió al minuto: ni siquiera cuando hubo que improvisar un tramo en metro -¡accesibilidad en los eventos!- se perdió un minuto. El “comando catalán” tardó un segundo en resolver el imprevisto y los dos grupos -los caminantes y los metreros- llegaron al siguiente punto de encuentro casi a la vez; y tras la última visita programada, los tiempos para que los diferentes comando volvieran a sus trenes cuadraron al segundo. Exactamente lo mismo que se hace cuando se organiza cualquier otro evento.

La quedada tiene mucho que contar: diferentes aspectos y diferentes visiones. La nuestra, que es la de tratar de explicar el trabajo de un profesional de la organización de eventos y protocolo, es ésta. Eso que no se ve y que resulta básico para que el evento fluya. Lo importante que es una buena formación. Pero, lo dicho: hay más. De momento tenemos ya dos entradas escritas por dos de las protocoleras que asistieron a esta quedada: Belén Egea , Yolanda Amatriaín y María Gómez Requejo. Iremos añadiendo las que se vayan escribiendo: es muy importante poder ver un mismo evento desde diferentes puntos de vista. Una visión global merece varias lecturas.

Para completar el post, esta es la lista de los participantes (por orden alfabético, porque en protocolo siempre hay un criterio de ordenación) y si pinchas encima, su blog de protocolo:

Antonio Rodríguez de la Rivera
Bea Freixas
Belén Egea
Daniel Delmás
Daniel Martínez
Julio Panizo
Josep Sabaté
María de la Serna
María Gómez Requejo
Marta Domenech (nuestra anfitriona)
Montserrat Ribas
Nuria Nicolau
Pablo Cenizo
Pilar Sánchez Dalac
Yolanda Amatriaín

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¡La siguiente es la III Jornada de Convivencia! En Galicia a principios del mes de junio: no faltaremos. Se abraza mucho. Es lo que las hace mágicas.

 

(Fotos: propias y organización del acto/Marta Domenech)