Organizar en la distancia y con distancia

28 octubre 2020

Nos ha sugerido una compañera de profesión que preparásemos un post sobre la organización de algún acto virtual total. Es decir, porque suena raro así de primeras, un acto simultáneo que se lleva a cabo en dos escenarios distintos. Y a ello vamos.

Firma a distancia de un Memorando de Entendimiento

Las firmas de convenios son actos muy frecuentes en la rutina de las instituciones. Por su habitual corta duración suelen ser tomados como “de segunda”, aunque nosotros ya sabemos que requiere un cierto trabajo, que tiene su técnica y que requiere algo de mimo. Lo vimos en esta entrada de enero de 2013. Pero en los tiempos que corren, este es uno de esos actos, que si bien requiere, como otros, una puesta al día cada cierto tiempo, en las circunstancias actuales obliga a darle la vuelta.

Dentro de las variadas posibilidades que seríamos capaces de inventar, cabe, por ejemplo, utilizar una gran mesa alargada que ayude a marcar ese metro y medio de distancia entre los firmantes. Requiere la ayuda de dos auxiliares, que si ya son recomendables en cualquier firma, en este caso serían imprescindibles para mover las carpetas de un lado a otro de la mesa, porque la distancia no deja que los firmantes las intercambien, como a veces se hace. ¡Y tirarlas por encima de la mesa para que se deslicen de un firmante a otro no parece una sugerencia muy protocolaria!

Pero, ¿ y si un firmante está en una ciudad y el otro firmante a miles de kilómetros de distancia? La COVID ha obligado a confinar países y territorios. Es muy fácil que suceda estando en plena pandemia que tengamos que enfrentarnos a esta situación. Bien, siempre se puede firmar electrónicamente. Pero eso es muy poco lucido si queremos mostrar el acuerdo al que se ha llegado y que realmente tenga una repercusión que compense.

Conectar en la distancia

Queda la solución virtual. Para ello, lo primero es buscar la forma de conectar ambos escenarios. Y ponerse de acuerdo en la plataforma para hacerlo. Si organizar una firma requiere un par de reuniones, ¡hay que prepararse para muchas más! Si le sumamos las posibles diferencias horarias, hay que trabajar a veces a deshoras. Y ese es el caso de la firma de este Memorandum de Entendimiento -Memorandum of Understandig, MoU para los amigos-, del post de hoy.

Vamos a situar nuestro MoU en el plano. La firma de este documento era entre los ministerios de Industria, Comercio y Turismo de España y el de Desarrollo Productivo de la República de Argentina para el fomento de la transformación digital de la industria. Y se debía firma dentro del III Congreso de Industria Conectada 4.0 que se celebraba en Buenos Aires. Exactamente en su ceremonia de apertura.

Para conectar Madrid con Buenos Aires las dos delegaciones que organizaban la firma se decidieron por la plataforma Zoom. Requiere una licencia en la que hay que constar qué se necesita exactamente. Se establece un anfitrión de la transmisión y se aclara el tipo de participación de todos los asistentes virtuales: sólo oír o también hablar. Además, el congreso se retransmitía en streaming. Y para ello hay que buscar la plataforma que permita emitir lo que se va a desarrollar vía zoom.

Es pues un acto muy técnico. Es imposible llevarlo a cabo sin especialistas en tecnología de la comunicación, grabación, emisión e informática. En este caso el peso de la conexión lo llevó la Secretaria General de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones del ministerio español.

Los escenarios de la distancia

Para firmar, dos son los escenarios básicos: uno en Madrid y otro en Buenos Aires. Pero, como hemos dicho, se iba a firmar en la apertura del congreso, y por tanto había que sumar un tercer espacio: el salón en el que se inauguraba el Congreso en Buenos Aires. Y un cuarto adicional: el embajador de la República de Argentina en España que participaba como representante de su país en la firma. Cuatro espacios que tenían que poder hablarse y oírse entre si y que debía poder ser visto y oído por todos los congresistas que participaban por streaming.

Coordinar en la distancia

Sin guion no se puede trabajar. Nunca. Pero mucho más en este tipo de casos. Por tanto, se diseñó un desarrollo del acto sencillo, pero minutado -¡secundado!- sin dejar cabo suelto.

18:00 h   Apertura. La presentadora: saludo y dar la palabra al embajador
18:03 h   Palabras de bienvenida de Ricardo Alfonsín (3 minutos)
18:06 h   La presentadora agradece las palabras del embajador y presenta al ministro argentino, a quien da la palabra
18:07 h   Palabras de bienvenida (al Congreso) y alude a la importancia de la firma (5 minutos)
18:12 h   La presentadora agradece las palabras y presenta a la ministra española, a quien da la palabra
18:13 h   Palabras de bienvenida (al Congreso) y alude a la importancia de la Industria 4.0. (5 minutos)
18:18 h   La presentadora anuncia la firma del Memorándum de Entendimiento entre los dos Ministerios

Sencillo y corto: lo dicho. Una firma no da para mucho. Serían 20 minutos a las 14.00 h en Argentina, las 18.00 en España. Pero había que asegurarlos: no sólo se hicieron todas las pruebas técnicas que requería la conexión durante toda la semana anterior al acto. También se montaron los escenarios con los mismos elementos: trasera con los símbolos de los dos países -escudos y banderas- , espacio entre silla y mesa de cada uno de los firmantes y elementos que se colocarían sobre la mesa. No se puso ninguno -ni decorativo, ni aguas- pero se cerró el zoom de la imagen para que no se vieran en pantalla los papeles que servían a ambos para apoyar sus respectivas intervenciones. A la firma, se abriría el foco para que se vieran la carpeta.

Y ¡por supuesto! se ensayaron, la tarde antes y de nuevo, la mañana de la firma, todos y cada uno de los movimientos que iban a aparecer en pantalla: llegada, toma de asiento o entrega de las carpetas para la firma: por el mismo lado y simplemente tratando de que no se vieran más que los brazos de las dos personas que iban a entregar dichas carpetas a los ministros. Se firmarían todas y cada una de las páginas del documento, además de la rúbrica a pie del texto bajo la firma y sus respectivos nombres y cargos.

Escenificando sin distancia

A las seis en punto de la tarde el Congreso echó a andar: al otro lado de los monitores y en sus casas o empresas, más de 200 participantes. En el escenario, el conductor del acto; en el ministerio argentino, el ministro y la presentadora. En la embajada, el embajador en su despacho y en el ministerio español, su ministra.

Sin un titubeo, minuto a minuto, todos cumplieron con los tiempos asignados. Y a las seis y veinte, en pantalla, partida por la mitad, dos ministros, simultáneamente, simbolizaron el acuerdo firmando, prácticamente, al mismo ritmo las páginas de sus documentos.

Con la última firma, los dos cerraron las carpetas, y los dos las mostraron a cámara.

La presentadora anunció el fin del acto, los ministros dieron las gracias, mano en el corazón y se despidieron saludando con la mano