Te invito (I)

Te invito (I)

La forma tradicional de pedir que alguien te acompañe a un acto es mandarle una invitación. Como en casi todo, modas hay: se hacen invitaciones originales, coloridas, bonitas, asombrosas … ¡Con tal de comunicar la celebración de un acto y de dar la información necesaria para poder llegar en día y hora al sitio elegido, el soporte o la forma del modelo elegido es sólo una cuestión de gustos!

boda

 JPG2Gaultier

Invitación a la exposición de Jean Paul Gaultier en Fundación Mapfre: ensobrada en plástico de rayas.

Cierto es, que hay que cuidar su diseño pues, además de informar, son un recuerdo que muchas personas guardarán y deben dar la mejor imagen posible de nuestra empresa o institución.

recuerdo

Básicamente, y a día de hoy, porque en este terreno los cambios son constantes, podemos comunicar el acto mediante:
-una carta personalizada
-un tarjetón personalizado o sin personalizar.

Pero también y, más con los tiempos que corren, podemos utilizar:
-el teléfono/móvil
-o el correo electrónico

Antes de empezar y para centrarnos, diferenciaremos entre el tipo de acto que estemos organizando:
-si es un acto limitado (privado) o cerrado
-o si es un acto abierto o hasta completar aforo
pues dependiendo del tipo que sea, las invitaciones serán de una u otra manera.

Son actos limitados o cerrados los que tienen un número determinado de invitados, por el motivo que sea. El procedimiento más riguroso empieza por:
-mandar una carta personalizada a aquellas personas que interesa mucho que asistan (cuando confirmen que pueden asistir, además, se les remitirá el tarjetón/la invitación);
-mandar un tarjetón (sencillo o doble), en el que constará el nombre y apellidos si es a título personal,  y el cargo si lo es por su representación. Deben escribirse a mano si el acto es privado.

ONCE

Invitación con el texto en Braille

Son actos abiertos aquéllos a los que puede ir cualquiera, es decir, los que son públicos. En este caso, procederemos mandando:
-una carta personalizada a un número determinado -y reducido- de personas, que son aquellas que al anfitrión le interesa que asistan,
-envío de tarjetones no personalizados a aquellos grupos de personas que pueden ser objetivo del acto, teniendo siempre en cuenta que habrá un aforo máximo.

acto abierto

¿De qué deben informar las invitaciones?

Lo más sencillo y eficaz es que contengan la respuesta a estas preguntas: ¿quien, a qué, dónde y  cuándo?

quién invita: lo hace el anfitrión (sin tratamiento, pues uno, a sí mismo, no se trata) que es el cargo más alto del organismo que organiza el acto o la máxima autoridad de la institución, y en su nombre, si así fuera, quien verdaderamente organiza el acto. No invitan las instituciones, las empresas, los entes…: ¡invitan las personas!

CEJ

-a quién invita: a las personas que quiera que asistan a su acto. Y a los invitados sí se le trata, es decir:
 a) Tratamiento + cargo + nombre
Por ej.: Exmo. Sr. Presidente de la Xunta de Galicia Don Fulanito de Tal (el tratamiento es inherente al cargo)
b) Tratamiento + nombre, cargo o título
Por ej. Exmo. Sr. D. Felipe Juan Frioilán de Todos los Santos, Grande de España (tratamiento inherente a la persona).

Conviene tener cuidado con el tamaño de la letra de nombre del invitado: igual tipo de letra (invitado) a igual rango (anfitrión);  mayor tipo de letra, si el invitado es de más rango. Y, en cualquier caso, el de quien invita nunca mayor que el del invitado de rango superior al suyo.

a qué se invita (¿con qué ocasión o motivo?): a una inauguración, a una comida, a una toma de posesión, a una imposición de condecoraciones….¡a lo que sea que el anfitrión haya organizado!

dónde: cuanto más se especifique más fácil será de encontrar

cuándo: la fecha -día y mes- completa dentro del texto; el año, mejor abajo. ¡No se invita con un año de antelación! La palabra “horas” es más bonita en letra -18 horas-, pero se puede poner en cifras. Eso sí, con las cuatro: 18.00; 18.15.

Apertura Año Judicial

Cualquier información adicional que se quiera dar, es mejor adjuntarla en una nota de interés que acompañe a la invitación: metro, aparcamiento, etiqueta, llegar con antelación por algún motivo concreto, etc.) para que la invitación guarde cierto equilibrio entre el tamaño y el texto que lleva impreso.

nota interés (2)
Si al acto va a asistir una autoridad de alto rango, se deben añadir expresiones como: “acto al que tiene prevista su asistencia el  Ministro de Defensa” o “acto que está previsto se celebre bajo la presidencia del Ministro de Defensa”.

(Dedicaremos un segundo post a las notas auxiliares y de protocolo)

 

(Fotos y material, de archivo propio)