La forma tradicional de pedir que alguien te acompañe a un acto es mandarle una invitación. Como en casi todo, modas hay: se hacen invitaciones originales, coloridas, bonitas, asombrosas … ¡Con tal de comunicar la celebración de un acto y de dar la información necesaria para poder llegar en día y hora al sitio elegido, el soporte o la forma del modelo elegido es sólo una cuestión de gustos!

Invitación a la exposición de Jean Paul Gaultier en Fundación Mapfre: ensobrada en plástico de rayas.

Cierto es, que hay que cuidar su diseño pues, además de informar, son un recuerdo que muchas personas guardarán y deben dar la mejor imagen posible de nuestra empresa o institución.

Básicamente, y a día de hoy, porque en este terreno los cambios son constantes, podemos comunicar el acto mediante:
-una carta personalizada
-un tarjetón personalizado o sin personalizar.

Pero también y, más con los tiempos que corren, podemos utilizar:
-el teléfono/móvil
-o el correo electrónico

Antes de empezar y para centrarnos, diferenciaremos entre el tipo de acto que estemos organizando:
-si es un acto limitado (privado) o cerrado
-o si es un acto abierto o hasta completar aforo
pues dependiendo del tipo que sea, las invitaciones serán de una u otra manera.

Son actos limitados o cerrados los que tienen un número determinado de invitados, por el motivo que sea. El procedimiento más riguroso empieza por:
-mandar una carta personalizada a aquellas personas que interesa mucho que asistan (cuando confirmen que pueden asistir, además, se les remitirá el tarjetón/la invitación);
-mandar un tarjetón (sencillo o doble), en el que constará el nombre y apellidos si es a título personal,  y el cargo si lo es por su representación. Deben escribirse a mano si el acto es privado.

Invitación con el texto en Braille

Son actos abiertos aquéllos a los que puede ir cualquiera, es decir, los que son públicos. En este caso, procederemos mandando:
-una carta personalizada a un número determinado -y reducido- de personas, que son aquellas que al anfitrión le interesa que asistan,
-envío de tarjetones no personalizados a aquellos grupos de personas que pueden ser objetivo del acto, teniendo siempre en cuenta que habrá un aforo máximo.

¿De qué deben informar las invitaciones?

Lo más sencillo y eficaz es que contengan la respuesta a estas preguntas: ¿quien, a qué, dónde y  cuándo?

–quién invita: lo hace el anfitrión (sin tratamiento, pues uno, a sí mismo, no se trata) que es el cargo más alto del organismo que organiza el acto o la máxima autoridad de la institución, y en su nombre, si así fuera, quien verdaderamente organiza el acto. No invitan las instituciones, las empresas, los entes…: ¡invitan las personas!

-a quién invita: a las personas que quiera que asistan a su acto. Y a los invitados sí se le trata, es decir:
 a) Tratamiento + cargo + nombre
Por ej.: Exmo. Sr. Presidente de la Xunta de Galicia Don Fulanito de Tal (el tratamiento es inherente al cargo)
b) Tratamiento + nombre, cargo o título
Por ej. Exmo. Sr. D. Felipe Juan Frioilán de Todos los Santos, Grande de España (tratamiento inherente a la persona).

Conviene tener cuidado con el tamaño de la letra de nombre del invitado: igual tipo de letra (invitado) a igual rango (anfitrión);  mayor tipo de letra, si el invitado es de más rango. Y, en cualquier caso, el de quien invita nunca mayor que el del invitado de rango superior al suyo.

–a qué se invita (¿con qué ocasión o motivo?): a una inauguración, a una comida, a una toma de posesión, a una imposición de condecoraciones….¡a lo que sea que el anfitrión haya organizado!

–dónde: cuanto más se especifique más fácil será de encontrar

–cuándo: la fecha -día y mes- completa dentro del texto; el año, mejor abajo. ¡No se invita con un año de antelación! La palabra “horas” es más bonita en letra -18 horas-, pero se puede poner en cifras. Eso sí, con las cuatro: 18.00; 18.15.

Cualquier información adicional que se quiera dar, es mejor adjuntarla en una nota de interés que acompañe a la invitación: metro, aparcamiento, etiqueta, llegar con antelación por algún motivo concreto, etc.) para que la invitación guarde cierto equilibrio entre el tamaño y el texto que lleva impreso.

Si al acto va a asistir una autoridad de alto rango, se deben añadir expresiones como: “acto al que tiene prevista su asistencia el  Ministro de Defensa” o “acto que está previsto se celebre bajo la presidencia del Ministro de Defensa”.

(Dedicaremos un segundo post a las notas auxiliares y de protocolo)

(Fotos y material, de archivo propio)