Te invito (y II)

12 febrero 2015

En la primera entrada sobre las invitaciones que publicamos la semana pasada, vimos que si se tiene información adicional que comunicar, es mejor preparar una tarjeta o nota auxiliar para que la invitación guarde cierto equilibrio entre el tamaño y el texto que lleva impreso.

Invitaciones con exceso de letra

En esta segunda entrada vamos a ver qué son estas tarjetas auxiliares y qué información contienen.

En cuanto a su forma deben ser de tamaño y color distintos de los de la invitación para diferenciarlas con facilidad pues se deben enviar juntas en el mismo sobre. En cuanto a su contenido pueden ser de dos tipos según la función a la que sirvan: de interés y de protocolo.

Nota de interés
Son de mucha utilidad para no se sobrecargar de información las invitaciones: aporta datos de interés para el invitado. Es decir, información que necesitamos que sepa el invitado. Por ejemplo:
-advertencia de llegada con antelación: supongamos que la invitación es a un almuerzo y que citamos los invitados a las 14.00 h. Para avisar de la antelación, informamos que a partir de las 13.30 h. se servirá un aperitivo;
-etiqueta requerida
-existencia de zonas de aparcamiento cercanas al lugar del acto
-actos complementarios: por ejemplo: “al término del acto inaugural se ofrecerá un almuerzo” o “tras la presentación del libro, el autor firmará ejemplares de su obra…”;
-ruego de confirmación;
-puerta de acceso específica para evitar confusiones si hay varias;
-la duración estimada del acto para que se puedan ajustar las agendas
-si habrá requerimiento de credenciales o documentación acreditativa
-si están asignadas las localidades

Recibimiento al Papa: invitación e “instructivo”

Concierto en Palacio Real

Nota de protocolo
Este tipo de nota auxiliar se entrega a aquellos invitados a los que se les debe dar instrucciones por tener que hacer algún papel en el acto: si tienen que dar un discurso. por ejemplo, cuándo es su turno, dónde tiene que dirigirse, desde dónde van a darlo, etc. Evidentemente esta tipo de notas no se mandan siempre -depende del tipo de acto- y no se manda más que a determinados invitados:

-principales invitados de honor o primeras autoridades (sobre todo si están en la presidencia)
-a todos los invitados sólo en caso de ceremonias solemnes y de estricto cumplimiento del protocolo
-cuando se pide la participación del público asistente para el que se ha previsto algún tipo de actividad especial que precisa de instrucciones (partidos de cualquier deporte, inauguración de unos juegos olímpicos, etc. En este caso hay que especificar lo que se espera de ellos (levante el cartelito que tiene en su sitio en tal momento; tiene reservados tal o cual asiento, el contenido del acto para que le sirva de guía, etc.etc).