No hay cumbre sin manual

23 marzo 2015

Estamos a pocos días del inicio de una Cumbre de las Américas. Este año la VII Cumbre de las Américas se celebrará en la Ciudad de Panamá los días 10 y 11 de abril. La Cumbre de las Américas es una reunión de jefes de estado y de gobiernos de América, auspiciada por OEA –Organización de los Estados Americanos- que se celebra cada dos años (aprox.) en una de las capitales de los estados miembros. En ella se ven asuntos diplomáticos y comerciales de interés común para todos ellos.

Para la buena organización de una cumbre es necesaria la participación de un amplio equipo de profesionales que se responsabilicen de las diferentes áreas de trabajo y los distintos momentos o hitos de este tipo de grandes reuniones. Lo vimos muy exhaustivamente en febrero de 2014, cuando se celebró en La Habana una cumbre de CELAC. Aquí tenéis el enlace a la entrada que se publicó en tres partes (I, II y III) , por si os interesa volver a echarle un vistazo:

Vamos a tirar del Manual Operativo de esta cumbre, al que hemos tenido acceso, para ver qué les espera, según el programa provisional:

VII CUMBRE DE LAS AMÉRICAS
“Prosperidad con Equidad: El Desafío de la Cooperación en las Américas”
CENTRO DE CONVENCIONES ATLAPA

Jueves 9 de abril del 2015
7:00 p.m. Coctel de bienvenida a Sus Excelencias Ministros(as) de Relaciones Exteriores y miembros del GRIC (Plaza Los Libertadores, Palacio Bolívar, Casco Antiguo)

Viernes 10 de abril del 2015
6:00 p.m. Ceremonia Inaugural de la VII Cumbre de las Américas, Panamá 2015
Teatro Anayansi, Centro de Convenciones ATLAPA. (Con la intervención de los secretarios generales de la OEA y de la ONU, además del Presidente de la República de Panamá).

8:00 p.m. Cena de Estado ofrecida por el Excelentísimo Señor Juan Carlos Varela Rodríguez, Presidente de la República de Panamá y por la Honorable Señora Lorena Castillo de Varela, Primera Dama de la República, en honor de los Jefes/Jefas de Estado y/o de Gobierno que participan en la VII Cumbre de las Américas. (Complejo Monumental de Panamá la Vieja).
Foto Oficial

Sábado 11 de abril del 2015
7:30 a.m. Desayunos de trabajo o reuniones bilaterales de los Jefes/Jefas de Estado y/o de Gobierno (Hoteles sede de cada Delegación).

9:00 a 10:30 a.m. Primera Sesión Plenaria de la VII Cumbre de las Américas. (Salón de Plenario, Salón Las Islas Centro de Convenciones de ATLAPA).

10:30 a 1:00 p.m. Retiro de los Jefes/jefas de Estado y/o de Gobiernos (Teatro La Huaca, Centro de Convenciones ATLAPA).

1:00 a 2:00 p.m. Almuerzo de Trabajo de los Jefes/Jefas de Estado y/o de Gobierno (Salón Las Islas, Centro de Convenciones ATLAPA).

2:30 a 4:30 p.m. Segunda Sesión Plenaria de la VII Cumbre de las Américas (Salón Las islas del Centro de Convenciones ATLAPA).

4:30 p.m. Firma del Documento de Mandato y Clausura Oficial de la VII Cumbre de las Américas (Salón de Plenarios, Salón Las Islas, Centro de Convenciones ATLAPA).

4:45 p.m. Conferencia de Prensa, Centro de Prensa. (Las Totumas, Centro de Convenciones ATLAPA).

Los manuales operativos de las cumbres aportan la información que las diferentes delegaciones pueden necesitar para la buena organización del viaje. Se ofrece en ellos muchos datos del país anfitrión: historia o situación económica, pero también horarios de comercio, impuestos, moneda, escenarios de la cumbre, bancos, tasas, propinas, visados, temperaturas, religión, teléfonos de interés, restaurantes, líneas aéreas, centros comerciales, etc. No falta tampoco información sobre la sede donde se celebrará la cumbre y de los diferentes hoteles en los que se alojarán las delegaciones, y todo el personal que les acompaña.

Pero también, ¡cómo no! aportan detalles protocolarios que son los que más nos interesan. Por ejemplo, nos informan que las delegaciones asistentes las presidirán los Jefes/Jefas de Estado y/o Gobierno y sus Cónyuges, Ministro(a) de Relaciones Exteriores y Coordinadores Nacionales de los países del hemisferio”. Los embajadores de los distintos países en Panamá, van aparte y tendrán invitación propia.

Cada delegación deberá acreditarse ante el Ministerio de relaciones Exteriores –con una nota- y deberá indicar en ella, no sólo los miembros que la componen, sino, además, el orden de precedencia de los mismos. Todos ellos llevarán una credencial que les permita el acceso a la Cumbre.

Con respecto a las precedencias de la ceremonia inaugural y del plenario, el criterio aplicable es “orden alfabético en español de los países”, aunque, cuando se trate de actividades sociales, la precedencia “será por sorteo que se efectuará en la reunión de avanzadas logísticas”.

Para la foto de familia se prevén dos posibles escenarios: uno exterior, en el propio Centro de Convenciones y otro interior en el Complejo Monumental de Panamá la Vieja , por si llueve.

Con respecto a las llegadas y salidas de las diferentes delegaciones, nos informa de que “ serán recibidas y despedidas en el Aeropuerto Panamá-Pacífico, donde se dispondrán de todas las facilidades para las gestiones de migración, manejo de equipajes, transporte hacia el Hotel asignado y viceversa”.

Cada delegación contará con un enlace: es una figura clave en reuniones y cumbres internacionales. Su función es la de acompañar en todo momento al Jefe de Delegación. Hace una gran labor de apoyo además de estar encargado de transmitir y canalizar las necesidades que ésta pueda tener con respecto al alojamiento, la seguridad, el transporte, los servicios médicos, el protocolo, etc. etc.