¿Quienes son los del equipo de producción? (I)

¿Quienes son los del equipo de producción? (I)

Ya hace un tiempo que hablamos de la producción de los actos y lo hicimos en varios post a lo largo de los meses de enero y febrero del año pasado que titulamos Por fases: los eventos se producen siguiendo un orden. Fueron seis entradas: fases de un evento, briefing,  y el plan de producción , y parte). Pero nos dejamos a las personas en el tintero: a los profesionales que hacen posible que una idea -intangible- acabe siendo un evento tangible.

La producción de un evento es un trabajo que requiere de muchos y diferentes profesionales con conocimientos y cualificaciones diversas. Es imprescindible crear un grupo firme y cohesionado: un equipo multidisciplinar con capacidad suficiente y probada para dar respuesta y soluciones al reto que supone producir un evento. Y capaz, sobre todo, de asumir todos los aspectos relacionados con el diseño, la planificación, la dirección, la ejecución y la evaluación del evento. La experiencia, los conocimientos, la capacitación técnica, la coordinación del equipo, así como el trabajo que sean capaces de aportar y desarrollar todos y cada uno de ellos, son las claves del éxito de un evento.

Un equipo de producción multidisciplinar

Precisamente por las diferentes características y necesidades del trabajo y la especialización requerida en cada caso, podemos diferenciar o dividir el equipo en cuatro grandes áreas de gestión:

  1. Equipo de Desarrollo
  2. Equipo Creativo
  3. Equipo de Producción y Logística
  4. Equipo Audiovisual

Para no hacerlo muy largo y poder fijar mejor los conocimientos, vamos a dividir este post en dos: los de desarrollo y los creativos serán los protagonistas de hoy. La semana que viene les dejaremos el puesto a los de producción y logística al equipo audiovisual.

El equipo de desarrollo

Es el equipo que asume la relación directa con el cliente. Su misión es la de personalizar el evento, ajustarlo a las peticiones o necesidades del cliente. Son interlocutores directos y  “la cara” visible de la empresa productora. Por tanto, los responsable del trabajo que se desarrolle y del resultado final del mismo. Son los encargados de:

  • Recibir e interpretar el briefing del cliente.
  • Trasladar al conjunto del equipo de producción sus necesidades.
  • Trabajar en la creación, los contenidos y la ejecución del evento.
  • Coordinar a los equipos internos y a los colaboradores y proveedores externos.
  • Mantener la comunicación con el cliente.

Para entenderlo bien, lo más sencillo es compararlo con las agencias de publicidad, cuyo trabajo, en general, es más conocido. En este caso, el equipo de desarrollo de una productora de eventos se correspondería con el equipo de cuentas y clientes de una agencia.

producción

El equipo creativo

Aunque la creatividad parece cosa de “inspirados” y por tanto, “chiflados” difíciles de sujetar, son profesionales de trabajo duro que deben estar al día de todo lo que se mueve en su campo y que cambia constantemente y a la velocidad del rayo. Son los responsables de ofrecer soluciones creativas y escenográficas adaptadas a las necesidades del cliente.  Crean espacios escenográficos; diseñan y desarrollan las aplicaciones gráficas que se van a necesitar; orientan, en muchos casos y si así lo solicita el cliente, el contenido y el guión del evento. En resumen, el equipo creativo tiene que:

  • Presentar y desarrollar las propuestas creativas que respondan a los objetivos del evento, a la identidad del cliente y/o a la imagen que este quiere trasladar. Lo que incluye no solo las diferentes alternativas o propuestas escenográficas, sino también el diseño y la realización de los soportes digitales o impresos que la organización del evento requiera (banners, invitaciones, cartelería, …)
  • Ofrecer alternativas técnicas y constructivas viables, sin olvidar en ningún momento que habrá un presupuesto que cumplir
  • Generar conceptos y soluciones imaginativas para los contenidos de los eventos

Por las propias características de este trabajo, los “creativos” tienen que mantener siempre abiertas líneas de investigación y conocimiento del mercado de eventos, de las soluciones técnicas, informáticas y tecnológicas y de las novedades que ofrece el mercado de eventos siempre en constante movimiento. Deben estar al día y actualizar sus conocimientos sobre nuevos recursos. Y deben saber identificar tendencias en formatos y contenidos de eventos. Si no, se quedan atrás en un abrir y cerrar de ojos.

 

 

(Fotos: coachtur.com; foromarketing.com; teamwork)